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Il ciclo passivo riguarda tutte le attività necessarie a un’azienda per fare i propri acquisti. Si inizia con la valutazione dei possibili fornitori (e con la creazione di un registro che ne contiene tutti i dati che man mano verrà compilato). Si termina con le fatture in entrata cui deve seguire il pagamento. Alcune operazioni che si svolgono lungo il percorso che si snoda tra questi due step possono essere ottimizzate e spesso addirittura automatizzate.