Modernisation ERP : automatiser les processus sans attendre la migration

Vous le voyez partout : autoroutes en rénovation, réseaux d’eau urbains remplacés, entreprises qui rénovent ou agrandissent des bureaux qu’elles doivent continuer à utiliser au quotidien.  

C’est toute la difficulté des travaux de construction. Ils sont indispensables, mais la vie ne s’arrête pas comme par magie pendant leur réalisation. Les véhicules, l’eau et les collaborateurs doivent continuer à arriver à destination.

La modernisation d’un ERP place aujourd’hui les entreprises face à un défi similaire.

La perspective de démêler des années d’acquisitions, de systèmes existants, de multiples instances ERP et d’applications propres à chaque pays — tout en préparant un nouvel environnement technologique — suffit à rendre intimidant même le projet de transformation le mieux planifié. Et puisque l’entreprise moyenne utilise désormais plus de 100 applications, la complexité qui entoure la transformation financière n’est pas près de disparaître.

Un projet de modernisation ERP peut prendre des années. Malheureusement, les entreprises ne peuvent pas attendre aussi longtemps. Les calendriers sont une chose, les échéances en sont une autre. Les factures fournisseurs doivent toujours être traitées. Les fournisseurs doivent toujours être intégrés. Les clients attendent toujours des réponses. Les équipes de recouvrement doivent toujours protéger les flux de trésorerie. Et les CFO ont toujours besoin de visibilité et de contrôle sur ce qui se passe dans l’entreprise.

La vraie question n’est donc pas de savoir si les organisations doivent moderniser leur ERP, mais comment elles peuvent le faire tout en améliorant leurs flux de trésorerie, leur productivité, leur visibilité et leur contrôle pendant la transformation.

C’est là qu’une couche d’automatisation et d’orchestration peut faire une différence mesurable. Voyons comment une intégration ERP reliant les processus source-to-pay et order-to-cash dans SAP®, Oracle, Microsoft Dynamics et les systèmes existants peut vous aider à moderniser les workflows critiques avant, pendant et après une migration ERP — sans remplacer votre ERP ni complexifier son cœur.

Le coût caché de l’attente d’une transformation ERP

Face à un vaste programme de migration ou de consolidation ERP, la tendance naturelle consiste à reporter les autres initiatives de transformation éventuellement en cours.

Vous pouvez, par exemple, décider de différer un projet d’automatisation parce que vous ne souhaitez pas intégrer une nouvelle solution à un système susceptible d’être bientôt remplacé. Même chose pour la standardisation des processus : elle peut également être repoussée tant que différentes entités restent sur des plateformes distinctes.  

Sur le papier, cette approche peut sembler la plus sûre. Mais attendre comporte aussi ses propres risques.

Lorsque les projets d’automatisation et d’amélioration des processus sont reportés, les équipes continuent à s’appuyer sur des feuilles de calcul, des validations manuelles et des outils déconnectés jusqu’à ce que la future architecture ERP soit finalisée. Les conséquences sont aussi frustrantes que prévisibles :  

• Les factures nécessitent des contrôles manuels et des saisies de données répétés.
• Les circuits de validation varient selon les entités et les business units.
• Les équipes achats ne disposent pas de contrôles d’achat cohérents.
• Les équipes de recouvrement travaillent avec des informations clients fragmentées.
• Les équipes du service client passent d’un système à l’autre pour répondre à des demandes courantes.
• Les équipes IT maintiennent des intégrations spécifiques et des solutions de contournement locales.

De plus, les responsables financiers ne disposent pas d’une visibilité cohérente sur la trésorerie, les dépenses, l’activité des fournisseurs et les opérations clients de leur entreprise.  

Pour reprendre l’analogie des travaux, attendre la fin de l’ensemble du projet avant d’améliorer les opérations quotidiennes revient à fermer toutes les voies jusqu’à ce que l’autoroute entière soit reconstruite. Cela peut sembler plus simple dans le planning du projet, mais cela crée davantage de problèmes pour tous ceux qui essaient d’avancer. Plus vous attendez, plus la complexité opérationnelle s’accumule autour du cœur de votre ERP.

La transformation financière ne dépend pas forcément de la consolidation ERP

Il est important de rappeler que la standardisation des ERP et la standardisation des processus sont deux choses différentes.

Une organisation peut avoir besoin de plusieurs années pour faire migrer toutes ses entités vers une plateforme ERP commune. Mais elle n’a pas besoin d’attendre aussi longtemps pour mettre en place des workflows, des contrôles et une visibilité communs dans la finance, les achats et le service client.

Une couche d’automatisation unifiée peut connecter les processus métier quotidiens à vos systèmes ERP existants. Au lieu de remplacer le cœur de l’ERP, cette couche coordonne les workflows, les documents, les utilisateurs et les données qui l’entourent.

• Vous pouvez ainsi moderniser l’exécution tout en préservant votre stratégie ERP à long terme. Par exemple :
• Les équipes finance peuvent standardiser la manière dont les factures sont contrôlées et validées, même lorsque différentes entités utilisent des ERP différents.  
• Les équipes achats peuvent mettre en place des processus communs d’intégration des fournisseurs et d’achat.  
• Les équipes de gestion du poste client peuvent coordonner le recouvrement et la gestion des litiges entre différentes régions.  
• Les équipes du service client peuvent gérer les commandes et les demandes de manière cohérente tout en accédant aux informations provenant de différents systèmes back-end.

L’objectif n’est pas de démolir toute la route avant de permettre à la circulation de gagner en fluidité. Il s’agit de créer de meilleures conditions pour que le travail continue à avancer pendant que l’infrastructure sous-jacente évolue. Pendant toute cette période, l’ERP reste le système de référence. La plateforme d’automatisation devient simplement la couche à travers laquelle le travail est coordonné et réalisé.

Commencez là où les besoins de l’entreprise sont les plus importants

Une transformation respectueuse de l’ERP ne nécessite pas un déploiement unique à l’échelle de toute l’entreprise.

Comme pour un chantier autoroutier, vous pouvez commencer là où les « embouteillages » sont les plus importants — les processus générant le plus de retards, de tâches manuelles ou de problèmes de visibilité — puis élargir progressivement le périmètre si nécessaire.

Factures fournisseurs

Les équipes en charge des factures fournisseurs gèrent souvent des factures provenant de plusieurs entités, dans différents formats et sur plusieurs instances ERP. Tout professionnel confronté à ces opérations au quotidien vous le dira : cela implique des saisies manuelles, des règles de validation incohérentes, des retards d’approbation et une visibilité limitée sur les dettes à payer.

Heureusement, l’automatisation de la capture, de la validation, du rapprochement et de l’approbation des factures peut aider les organisations à rendre leur traitement plus cohérent sans modifier l’environnement ERP sous-jacent.

Achats & gestion des fournisseurs

Les processus d’intégration des fournisseurs et d’achat varient souvent considérablement selon les régions ou les business units. Des seuils de validation, des exigences relatives aux informations fournisseurs et des outils locaux différents peuvent rendre la gouvernance particulièrement difficile.

La mise en place d’une couche de workflows commune permet de standardiser l’intégration des fournisseurs, les demandes d’achat, les validations et les contrôles des politiques internes, tout en continuant à échanger les informations nécessaires avec les ERP existants.

Gestion du poste client

Pour que la gestion du poste client fonctionne de manière efficace, les équipes chargées du recouvrement, de la gestion des encaissements et des litiges doivent pouvoir accéder à des informations clients et transactionnelles fiables. Dans un environnement multi-ERP, ces informations peuvent être réparties entre différents systèmes, plateformes de facturation et processus régionaux.

En connectant les workflows de gestion du poste client à travers l’environnement ERP, ces équipes peuvent mettre en place des stratégies de recouvrement cohérentes, améliorer la visibilité sur la trésorerie et mieux coordonner la gestion des litiges.

Service client

Les équipes du service client peuvent avoir besoin d’accéder à plusieurs ERP pour vérifier les prix, la disponibilité des produits, le statut des commandes, les factures ou les réclamations. Sans méthode centralisée pour effectuer ces activités essentielles, les temps de réponse s’allongent fortement et l’expérience client devient incohérente.

Là encore, un environnement de workflows connectés peut fournir aux équipes du service client un moyen plus unifié de gérer les commandes et les demandes tout en récupérant les informations pertinentes dans les systèmes métier existants.

Transformer avant, pendant & après une migration ERP

Une couche d’automatisation connectée à l’ERP peut accompagner chaque étape du parcours de modernisation d’une organisation.

Avant la migration

Les organisations peuvent commencer à améliorer leurs opérations sans attendre le lancement du programme ERP. Elles créent ainsi de la valeur plus tôt et réduisent le nombre de processus manuels qui devront être transférés vers le futur environnement.

Pendant la migration

Les systèmes existants et les systèmes cibles doivent souvent coexister pendant une période prolongée. Les différents pays, business units ou domaines de processus peuvent effectuer leur transition à des moments différents.

Une couche d’automatisation commune aide à maintenir des workflows cohérents pendant cette période de changement. À mesure que les entités passent d’un ERP à un autre, les collaborateurs peuvent continuer à travailler selon des processus standardisés plutôt que de devoir modifier régulièrement leurs méthodes de travail.

Après la migration

Une migration ERP ne résout pas automatiquement tous les problèmes de processus. Votre organisation peut continuer à utiliser des systèmes issus d’acquisitions, des plateformes régionales ou des applications spécialisées.

Une stratégie d’intégration flexible permet à l’automatisation de continuer à fonctionner dans l’ensemble de cet environnement, même une fois la migration de l’ERP principal terminée.

Préserver le cœur de l’ERP tout en réduisant les risques de transformation

Pour les CIO et les responsables ERP, la transformation doit trouver un équilibre avec les impératifs de gouvernance, de sécurité et de stabilité de l’architecture.

Ajouter davantage de code spécifique à l’ERP peut augmenter les besoins de maintenance et rendre les futures mises à niveau plus difficiles qu’elles ne devraient l’être. L’introduction de multiples applications isolées peut également entraîner une multiplication des fournisseurs, des intégrations fragmentées et des contrôles de sécurité incohérents.

Une approche respectueuse de l’ERP doit donc donner la priorité aux éléments suivants : 

• Échanges de données gouvernés entre les systèmes
• Compatibilité avec plusieurs marques et instances ERP
• Dépendance limitée aux modifications spécifiques de l’ERP
• Visibilité et auditabilité centralisées
• Mise en œuvre progressive plutôt qu’un remplacement perturbateur
• Méthodes d’intégration réutilisables et faciles à maintenir
• Workflows cohérents entre les régions et les business units

Cette approche aide les équipes IT à protéger la feuille de route ERP tout en permettant aux équipes finance et opérations d’avancer plus rapidement.

Comment Esker accompagne une transformation respectueuse de l’ERP

Les équipes finance, achats et service client utilisent Esker pour automatiser et standardiser leurs processus dans des environnements ERP complexes.

Avec Esker Connectivity Suite, vous pouvez assurer l’intégration ERP des solutions Esker avec SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, des systèmes développés en interne, plusieurs marques d’ERP et plusieurs instances d’un même ERP. Vous pouvez commencer par un seul processus ou une seule entité, puis étendre progressivement le périmètre aux fonctions, pays et business units.

Esker agit comme une couche d’automatisation unifiée entre ces systèmes et les workflows que les collaborateurs gèrent au quotidien. La plateforme prend en charge les processus source-to-pay et order-to-cash tout en préservant l’ERP comme système de référence central.  

Les organisations peuvent ainsi :

• Faire avancer la transformation indépendamment du calendrier de migration ERP
• Standardiser les workflows dans des environnements systèmes fragmentés
• Améliorer la visibilité entre les entités, les régions et les processus
• Réduire la dépendance aux transferts manuels et aux solutions de contournement locales
• Préserver les investissements ERP existants
• Accompagner les migrations progressives, l’intégration liée aux fusions-acquisitions et l’expansion internationale
• Étendre l’automatisation sans imposer au préalable le même ERP à toutes les équipes

Votre transformation ne devrait pas avoir à attendre

La modernisation ERP reste une priorité stratégique importante. Mais elle ne devrait pas servir de raison pour reporter toutes les autres améliorations dont les équipes finance et opérations ont besoin aujourd’hui.

En introduisant une couche d’automatisation et d’orchestration unifiée, vous pouvez améliorer l’exécution dès maintenant tout en continuant à moderniser votre environnement ERP au rythme qui convient. Vous pouvez standardiser les workflows, renforcer les contrôles, améliorer la visibilité et réduire les tâches manuelles sans avoir à remplacer, réécrire ou consolider tous vos systèmes au préalable.

Autrement dit, la transformation financière n’a pas besoin d’attendre la fin des travaux sur l’ERP.

Ne laissez pas la complexité ERP retarder la transformation de votre entreprise. Découvrez comment Esker aide à maintenir les processus source-to-pay et order-to-cash en mouvement dans SAP, Oracle, Microsoft Dynamics et les systèmes existants.

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