5 Lücken im Debitorenmanagement bei komplexen ERP-Systemen

5 Lücken im Debitorenmanagement, auf die Sie bei komplexen ERP-Systemen achten sollten

Die meisten ERP-Systeme tun genau das, wofür sie entwickelt wurden: Transaktionen erfassen und die Bücher abschließen.

Wofür sie jedoch nicht entwickelt wurden, ist das Debitorenmanagement. Die eigentliche Arbeit, aus einer Rechnung Liquidität zu machen — Bonität prüfen, Rechnungen versenden und deren Eingang bestätigen, Zahlungen nachverfolgen, Zahlungen zuordnen und Abzüge bearbeiten — ist eine eigene Prozesswelt, die ein Standard-ERP allein nicht abdecken kann.

Kommen mehrere ERP-Systeme hinzu, etwa durch Übernahmen, unterschiedliche Systeme in regionalen Gesellschaften oder eine noch laufende Migration, werden bestehende Prozesslücken nur noch größer.

Um diese Lücken zu schließen, ist keine umfassende ERP-Überarbeitung erforderlich. Entscheidend ist, die Debitorenprozesse miteinander zu verbinden und in die bestehende ERP-Landschaft zu integrieren. Dabei spielt es im Grunde keine Rolle, welche ERP-Systeme Sie einsetzen: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics oder alle drei gleichzeitig.

Hier sind fünf Beispiele dafür, wie sich Debitorenprozesse verbinden und der Datenaustausch mit Ihren ERP-Systemen optimieren lassen.

Kredit: Die Entscheidung, die alles Weitere beeinflusst

Wenn die Kriterien für die Kreditüberprüfung davon abhängen, wer die Prüfung durchführt, und die Transparenz über Risiken begrenzt ist, bleiben die Auswirkungen nicht auf den Kreditbereich beschränkt. Sie können deutlich später im Prozess auftreten, beispielsweise als verzögerter Auftrag oder als Konto, das eigentlich nie hätte freigegeben werden dürfen.

Eine einheitliche, kontrollierte Risikosicht, die aus allen ERP-Instanzen gespeist statt manuell abgeglichen wird, ermöglicht dem Kreditteam fundierte Entscheidungen, ohne ständig zwischen Systemen wechseln zu müssen. KI ergänzt diese Sicht um eine analytische Ebene und kann die voraussichtliche Kundenexposition bereits Tage vorher prognostizieren, bevor ein Auftrag Gefahr läuft, blockiert zu werden. So bleibt dem Kreditteam Zeit, ein Kreditlimit anzupassen oder das Inkasso zu informieren, bevor der Auftrag tatsächlich ins Stocken gerät.

Genau das erlebte TEC, nachdem Kreditüberprüfungen nicht länger von manuellen Gegenprüfungen abhängig waren: Die Bearbeitungszeit für Kreditanträge auf offene Konten sank von 7-10 Tagen auf 3-4 Tage.

Customer Story: Wie TEC Kreditmanagement und Inkasso optimierte

Fakturierung: Hier beginnt die Cash-Uhr wirklich zu laufen

Eine versendete Rechnung ist nicht dasselbe wie eine empfangene und bestätigte Rechnung. Genau in dieser Lücke entsteht ein großer Teil der Reibung im Debitorenmanagement. Eine fragmentierte Zustellung führt dazu, dass Inkassoteams eine unübersichtliche Situation übernehmen und Streitfälle schnell wegen etwas so Einfachem entstehen können wie: „Wir haben die Rechnung nie erhalten.“

Eine durchgängige Nachverfolgbarkeit von der Rechnungserstellung bis zur Empfangsbestätigung beseitigt einen Großteil dieser Reibung, bevor sie überhaupt das Inkasso erreicht — unabhängig davon, aus welchem ERP die Rechnung stammt. Gleichzeitig erhalten alle Teams, nicht nur die Debitorenbuchhaltung, denselben Status als gemeinsame Arbeitsgrundlage.

Lennox EMEA war regelmäßig mit einer solchen Situation konfrontiert. Das Unternehmen arbeitete mit drei ERP-Systemen, darunter SAP, ohne über eine Lösung zu verfügen, die diese Systeme effektiv miteinander verband. Die Auswirkungen gingen daher weit über die Fakturierung hinaus. Mit einer Softwarelösung wie Esker, die die Informationen aus allen drei Systemen zentralisierte, bemerkte jedes Team, das mit diesem gemeinsamen Status arbeitete, den Unterschied.

„Eines der ersten Dinge, die Lennox EMEA bemerkte, war die Transparenz, die die einheitliche Plattform bietet. Alle Informationen sind zentralisiert. Dadurch kann jedes Team schnell und präzise auf Anfragen von Lieferanten, Kunden und internen Stakeholdern reagieren.“

Customer Story: Lennox EMEA standardisiert Prozesse über 3 ERP-Systeme hinweg

Inkasso: Daten in eine Prioritätenliste verwandeln

ERP-Systeme zeigen, wie alt ein Saldo ist. Zu verstehen, wen man zuerst kontaktieren sollte und warum, ist jedoch eine andere Frage. Diese Entscheidung steckt häufig in Tabellenkalkulationen und im Erfahrungswissen einzelner Mitarbeitender. Dadurch werden Entscheidungen nicht nur inkonsistent. Es entstehen auch erhebliche Probleme, sobald eine erfahrene Person ihre Rolle verlässt.

Eine gemeinsame, priorisierte Sicht, die aus den Daten aller ERP-Systeme gespeist wird, ersetzt Vermutungen durch eine verlässliche Grundlage für Inkassomitarbeitende — unabhängig davon, wer für das Konto zuständig ist. KI stärkt diesen Ansatz zusätzlich: Sie kann vorhersagen, bei welchen Rechnungen tatsächlich das Risiko einer verspäteten Zahlung besteht, und Kunden erkennen, deren Zahlungsverhalten sich zu verändern beginnt.

Northfleet wusste, dass es eine Softwarelösung für das Forderungsmanagement wollte, die direkt in das ERP integriert ist, anstatt lediglich daneben zu arbeiten. Die Einführung der Esker-Lösung wirkte sich schnell auf die Qualität der Forderungen von Northfleet aus. Der Anteil der Salden im Bereich „aktuell“ stieg von 70 % auf über 95 %. Dadurch verringerte sich der Druck auf den Cashflow und die finanzielle Stabilität des Unternehmens wurde gestärkt.

„Bei der Implementierung von Esker Collections Management ging es nicht nur um Automatisierung, sondern darum, einen systematischen und skalierbaren Ansatz zu schaffen. Wir sind jetzt für weiteres Wachstum gerüstet.“

TEC verzeichnete im Inkasso eine ähnliche Entwicklung: Der DSO sank im Durchschnitt um 10 Tage. Gleichzeitig ging die Zahl der eingehenden Anrufe und E-Mails von Kunden, die nach Statusinformationen fragten, von bis zu 15 auf nur noch ein bis zwei pro Tag zurück.

Zahlungszuordnung: Wo KI unauffällig ihren Beitrag leistet

Das Abgleichen von Zahlungen gehört weiterhin zu den manuellsten und undankbarsten Aufgaben im Debitorenmanagement. Genau deshalb eignet es sich dafür, von KI übernommen zu werden. Allerdings unter einer Voraussetzung: KI muss in die Workflows eingebettet sein und darf nicht einfach als zusätzliches Werkzeug angeflanscht werden.

Unvollständige Zahlungsavise, mehrere Zahlungskanäle und Zahlungen, die offenen Posten zugeordnet werden müssen — insbesondere relevant bei mehreren ERP-Systemen — können sich in verschiedenen Warteschlangen befinden, die schnell unübersichtlich werden.

Wird die Matching-Logik oberhalb der ERP-Ebene zentralisiert, funktioniert sie unabhängig davon, in welchem System sich Rechnung oder offener Posten befinden, immer auf dieselbe konsistente Weise. Auch hier übernimmt KI einen großen Teil der Arbeit, beispielsweise indem sie Daten aus einem Zahlungsavis oder Zahlungsinformationen direkt aus einem E-Mail-Verlauf ausliest und diese anschließend für die automatische Zahlungszuordnung verwendet.

In diesem Bereich lässt sich die Transparenz über den Cash-Bestand besonders schnell verbessern. Mit einer zentralen Automatisierungsplattform sieht das Finance-Team nahezu in Echtzeit, was bereits abgeglichen wurde, anstatt bis zum Monatsabschluss warten zu müssen. Gleichzeitig können die automatischen Matching-Raten deutlich über 90 % steigen und nicht zugeordnete Zahlungseingänge um bis zu 95 % reduziert werden.

Abzüge: Wenn der Prozess stockt, liegt es selten am eigentlichen Fall

Um einen Abzug zu klären, muss häufig jemand aus dem Vertrieb zusätzlichen Kontext liefern oder der Kundenservice die Historie einer Transaktion bereitstellen. Wenn Teams nicht mit denselben vollständigen Informationen arbeiten oder sogar Daten aus unterschiedlichen ERP-Systemen abrufen, kann sich die Bearbeitung einer Reklamation von wenigen Tagen auf mehrere Wochen verlängern, während Erlösverluste unbemerkt im Hintergrund bestehen bleiben.

Ein gemeinsamer Workflow mit klar sichtbaren Verantwortlichkeiten, der über den eingesetzten ERP-Systemen liegt, zeigt, was „vernetzte Abteilungen“ tatsächlich bedeutet. Mithilfe von KI wird die Reklamation automatisch weitergeleitet und klassifiziert — egal, ob es sich um eine Preisreklamation, ein fehlendes Produkt, einen Promotionsabzug oder einen gemischten Fall mit mehreren Problemen handelt.

Finance, Vertrieb und Kundenservice arbeiten anschließend am selben Fall und mit demselben Kontext. Dadurch verkürzt sich die Bearbeitungszeit, weil niemand mehr Informationen zwischen verschiedenen Abteilungen zusammensuchen muss.

Die Erfahrungen von TEC bei der Bearbeitung von Reklamationen zeigen denselben Effekt: Nachdem der Prozess über einen gemeinsamen, ERP-unabhängigen Workflow lief, sank die Bearbeitungszeit um 88 %. Eagle Foods erzielte ein vergleichbares Ergebnis, insbesondere durch die bessere Vernetzung der Abteilungen: Offene Abzüge wurden um 80 % reduziert.

Wie die „vernetzte Ebene“ in der Praxis aussieht

Keine dieser Lücken lässt sich schließen, indem das ERP ersetzt oder einzelne Schritte isoliert automatisiert werden. Was funktioniert, ist eine einzige Ebene über den gesamten Debitorenzyklus zu legen: Kredit, Fakturierung, Inkasso, Zahlungszuordnung und Abzüge. Wenn all diese Prozesse mit denselben Kundendaten auf SAP, Oracle, Microsoft Dynamics oder einer beliebigen Kombination dieser Systeme arbeiten, bleiben die darunterliegenden Systeme of Record unverändert.

Eskers Debitorenlösungssuite ist genau als diese Ebene konzipiert. Sie bietet eine einheitliche Sicht auf die Ausführung der Debitorenprozesse in komplexen Multi-System-Landschaften, mit standardisierten Abläufen, gemeinsamem Kundenkontext für alle beteiligten Teams und Echtzeittransparenz über den Cash-Bestand, statt Konten, deren Stand erst zum Monatsabschluss vollständig aktuell ist.

In diese Ebene ist Esker Synergy AI eingebettet. Sie übernimmt nahtlos jene Teile des Debitorenzyklus, die besonders viel Zeit beanspruchen, darunter die Prognose der Kreditexposition, die Priorisierung im Inkasso, das Lesen und Zuordnen von Zahlungsdaten sowie die Klassifizierung von Reklamationen. Esker Synergy ist direkt in den Workflow integriert und kein separates Werkzeug, an dessen Nutzung sich die Teams erst erinnern müssen.

Das ERP wird immer der Hüter der offiziellen Datensätze bleiben. Was Eskers KI-gestützte Automatisierungslösung verändert, ist die Geschwindigkeit, mit der die Prozesse rund um das ERP diese Datensätze in Liquidität verwandeln.

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