Cash application SAP senza complessità aggiuntiva

SAP è il sistema di riferimento per i dati finanziari. Tuttavia, i team che si occupano di cash application hanno spesso bisogno di funzionalità che un ERP, da solo, non è in grado di offrire. Una soluzione dedicata può mettere a disposizione dashboard in tempo reale, AI integrata nei workflow, una gestione intuitiva delle eccezioni e regole flessibili in grado di adattarsi ai processi e ai requisiti specifici di ogni organizzazione. Inoltre, collega la cash application ai processi a valle della contabilità clienti, come il recupero crediti commerciali, la gestione del credito e la risoluzione delle deduzioni, assicurando che tutti i team lavorino con le stesse informazioni in tempo reale.

Queste funzionalità esprimono pienamente il loro valore solo quando la soluzione è correttamente integrata con SAP. Dopo che un pagamento è stato abbinato e allocato, la riconciliazione e la registrazione in SAP devono avvenire in modo preciso e in tempo reale. In questo modo, i conti vengono aggiornati, le partite pagate vengono compensate e tutti i processi della contabilità clienti rimangono allineati. 

In questo articolo analizzeremo: 

• Perché l’abbinamento dei pagamenti non rappresenta la fase conclusiva della cash application
• Che cosa accade realmente quando la riconciliazione con SAP è in ritardo
• Che cosa deve gestire una corretta integrazione SAP, dai pagamenti parziali all’allineamento con Clean Core
• Come automatizzare la cash application senza aumentare il carico di lavoro dell’IT o attendere il completamento della migrazione SAP

Il processo non termina quando un pagamento viene abbinato 

Una soluzione di cash application acquisisce le informazioni degli avvisi di pagamento e abbina i pagamenti in entrata alle fatture aperte o alle note di credito. L’abbinamento, tuttavia, rappresenta solo metà del lavoro. Il passaggio che completa davvero il processo è la riconciliazione e la registrazione in SAP: una volta allocato il pagamento, SAP deve riflettere l’operazione, compensare le partite cliente corrette e aggiornare di conseguenza lo stato del pagamento.

Quando questa fase subisce ritardi, gli effetti si propagano rapidamente. I team della contabilità clienti finiscono per sollecitare fatture che, tecnicamente, sono già state pagate, lavorano con informazioni che non riflettono più la situazione reale e dedicano tempo a esaminare discrepanze che non dovrebbero esistere. Quella che inizialmente sembra una piccola lacuna di integrazione tra due sistemi può finire per influenzare il lavoro quotidiano dei team di credito, recupero crediti e servizio clienti.

Che cosa richiede realmente una corretta integrazione SAP 

Per colmare questa lacuna, la soluzione di cash application deve essere collegata direttamente a SAP. Nel momento in cui un pagamento viene allocato, le informazioni devono essere trasferite e lo stato del pagamento aggiornato in tempo reale, senza passaggi manuali.

Il collegamento deve inoltre essere abbastanza flessibile da gestire il modo in cui le diverse organizzazioni registrano i pagamenti parziali e le partite residue. Deve seguire le regole di contabilizzazione SAP specifiche di ciascuna azienda, anziché imporre un unico metodo. Idealmente, l’integrazione utilizza servizi web supportati da SAP, API pubbliche e BAPI, mantenendo il collegamento sicuro e sincronizzato senza richiedere codice personalizzato all’interno del core dell’ERP. 

Progettata per SAP Clean Core 

Per le organizzazioni che utilizzano SAP S/4HANA o stanno effettuando la migrazione, mantenere la logica della cash application all’esterno del core dell’ERP, in linea con i principi SAP Clean Core, permette alla funzione Finance di ottenere l’automazione necessaria. Allo stesso tempo, evita all’IT di aggiungere un ulteriore componente personalizzato da testare, proteggere e manutenere in occasione di ogni futuro aggiornamento SAP.

Questo approccio è importante anche per le organizzazioni che stanno affrontando una migrazione da ECC a S/4HANA, gestiscono in parallelo ambienti ibridi ECC e S/4HANA o amministrano diverse istanze SAP. In tutte queste situazioni, proteggere il core dell’ERP è indispensabile.

Stai ancora definendo la tua roadmap SAP? Scopri di più sulla connessione SAP preconfigurata di Esker.

Meno attività personalizzate per l’IT 

Senza un’integrazione preconfigurata, l’alternativa ricade solitamente sull’IT: sviluppare e mantenere internamente un’integrazione tra la soluzione di cash application e SAP, per poi rivedere il lavoro ogni volta che l’ambiente ERP cambia. È un onere che tende a crescere gradualmente, soprattutto nel corso dei cicli di aggiornamento.

Un’integrazione preconfigurata solleva l’IT da questo compito. Offre alla funzione Finance un percorso più rapido verso l’automazione e permette all’IT di conservare la flessibilità necessaria per i futuri aggiornamenti. Dovrebbe inoltre coesistere senza difficoltà con SAP BTP, il middleware esistente e gli altri componenti già presenti nell’architettura SAP. 

Informazioni migliori per i team della contabilità clienti 

La riconciliazione in tempo reale cambia la qualità delle informazioni utilizzate ogni giorno dai team di cash application, credito e recupero crediti. I team possono vedere che un pagamento è stato elaborato nello stesso momento in cui avviene, senza dover attendere un trasferimento di file o un aggiornamento manuale dello stato.

In concreto, questo significa dedicare meno tempo alle attività di recupero relative a fatture già saldate e disporre di informazioni migliori sia per le decisioni di credito sia per le conversazioni con i clienti. 

Il ruolo di Esker

Riconciliazione in tempo reale, gestione flessibile dei pagamenti parziali, architettura allineata con Clean Core e integrazione tramite le API e le BAPI di SAP anziché codice personalizzato: l’integrazione SAP preconfigurata di Esker è stata progettata proprio per offrire queste funzionalità. Collega Esker Cash Application direttamente a SAP affinché, nel momento in cui un pagamento viene allocato, SAP rifletta l’operazione in tempo reale, senza che l’IT debba sviluppare o manutenere un’integrazione su misura.

SAP rimane il sistema di riferimento: da questo punto di vista non cambia nulla. Esker fornisce semplicemente il livello di automazione che opera intorno all’ERP. È questo il principio della trasformazione sicura per l’ERP: migliorare oggi il workflow senza modificare la strategia ERP già in atto.

La migrazione SAP può continuare secondo le proprie tempistiche. L’automazione della cash application non deve attendere che sia completata.

Guardala in azione: scopri come funziona il connettore SAP per la cash application. 

Vuoi saperne di più?

Contattaci ora per scoprire come le soluzioni Esker possono aiutare la tua azienda

Inizia