5 criticità della contabilità clienti negli ambienti ERP complessi

La maggior parte degli ERP fa esattamente ciò per cui è stata progettata: registrare le transazioni e chiudere i conti.

Non è stata però progettata per gestire la contabilità clienti. Il lavoro concreto necessario per trasformare una fattura in liquidità — revisione del credito, invio e conferma delle fatture, sollecito dei pagamenti, cash application e gestione delle deduzioni — costituisce un mondo a sé che un ERP standard non è in grado di gestire da solo.

A questo si aggiunge l'utilizzo di più ERP, dovuto ad acquisizioni, sistemi diversi nelle varie entità regionali o a una migrazione ancora in corso. Tutto ciò non fa che ampliare eventuali lacune nei processi.

Colmare queste lacune non richiede una grande revisione dell'ERP. È possibile farlo collegando i processi della contabilità clienti e integrandoli con l'attuale panorama ERP. In realtà, non importa nemmeno quali ERP vengano utilizzati: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics o tutti e tre contemporaneamente.

Ecco cinque esempi di come collegare i processi della contabilità clienti e semplificare lo scambio di dati con gli ERP.

Credito: la decisione che influenza tutto ciò che viene dopo

Quando i criteri di revisione del credito cambiano in base a chi effettua la valutazione e la visibilità sui rischi è limitata, l'impatto non rimane confinato all'area credito. Può emergere molto più avanti nel processo, ad esempio sotto forma di un ordine in ritardo o di un account che non avrebbe mai dovuto essere approvato.

Una visione unica e governata del rischio, alimentata da ogni istanza ERP invece di essere riconciliata manualmente, permette al team credito di prendere decisioni affidabili senza passare continuamente da un sistema all'altro. L'AI aggiunge un livello analitico in grado di prevedere la probabile esposizione di un cliente diversi giorni prima che un ordine rischi di essere bloccato. In questo modo, il team credito ha il tempo necessario per modificare un limite di credito o avvisare il recupero crediti prima che l'ordine si fermi realmente.

È sostanzialmente ciò che ha sperimentato TEC quando le revisioni del credito hanno smesso di dipendere da controlli incrociati manuali: il tempo di elaborazione delle richieste di credito per conti aperti è sceso da 7-10 giorni a 3-4 giorni.

Customer Story: come TEC ha ottimizzato credito e recupero crediti

Fatturazione: dove inizia davvero a correre il tempo della liquidità

Una fattura inviata non equivale a una fattura ricevuta e confermata. È proprio in questa differenza che nasce gran parte degli attriti nella contabilità clienti. Quando l'invio è frammentato, il team di recupero crediti eredita una situazione disordinata e le contestazioni possono emergere rapidamente per qualcosa di semplice come: «Non l'abbiamo mai ricevuta».

La tracciabilità dalla creazione della fattura fino alla conferma di ricezione, indipendentemente dall'ERP di origine, elimina gran parte di questi attriti prima ancora che raggiungano il recupero crediti. Inoltre, offre a tutti i team — non soltanto alla contabilità clienti — lo stesso stato di riferimento su cui lavorare.

Lennox EMEA si trovava spesso ad affrontare una situazione di questo tipo. L'azienda utilizzava tre ERP, tra cui SAP, senza una soluzione capace di collegare efficacemente questi sistemi. Le conseguenze andavano quindi ben oltre la fatturazione. Con una soluzione software come Esker, che ha centralizzato le informazioni provenienti da tutti e tre i sistemi, ogni team che ha iniziato a lavorare partendo dallo stesso stato condiviso ha notato la differenza.

«Una delle prime cose che Lennox EMEA ha notato è stata la visibilità offerta dalla piattaforma unificata. Tutte le informazioni sono centralizzate, consentendo a ogni team di rispondere in modo rapido e preciso alle richieste di fornitori, clienti e stakeholder interni.»

Customer Story: Lennox EMEA standardizza i processi su 3 ERP

Recupero crediti: trasformare i dati in un elenco di priorità

Gli ERP mostrano da quanto tempo un saldo è aperto. Capire chi contattare per primo, e perché, è però un'altra questione. Questa decisione risiede spesso nei fogli di calcolo e nella conoscenza accumulata dalle persone. Oltre a rendere incoerenti le decisioni, questo approccio crea difficoltà quando un membro esperto del team lascia il proprio ruolo.

Una vista condivisa e prioritizzata, alimentata dai dati combinati di tutti gli ERP, sostituisce le supposizioni con informazioni su cui gli addetti al recupero crediti possono realmente fare affidamento, indipendentemente da chi gestisce l'account. L'AI rafforza ulteriormente questo approccio: può prevedere quali fatture sono realmente a rischio di pagamento tardivo e identificare i clienti il cui comportamento di pagamento sta iniziando a cambiare.

Northfleet sapeva di volere una soluzione software per la gestione del recupero crediti integrata direttamente con l'ERP, anziché un sistema esterno e separato. Il risultato dell'implementazione della soluzione Esker si è riflesso rapidamente sulla salute dei crediti di Northfleet. La quota dei saldi nella fascia «corrente» è passata dal 70% a oltre il 95%, riducendo la pressione sul cash flow e rafforzando la stabilità finanziaria dell'azienda.

«Implementare Esker Collections Management non significava soltanto automatizzare; significava creare un approccio sistematico in grado di scalare. Ora siamo pronti a sostenere la crescita futura.»

TEC ha registrato un cambiamento simile sul fronte del recupero crediti: il DSO è diminuito in media di 10 giorni e il volume di chiamate ed e-mail in entrata da clienti che chiedevano aggiornamenti sullo stato è sceso da un massimo di 15 al giorno a soltanto una o due.

Cash application: dove l'AI dimostra discretamente il proprio valore

L'abbinamento dei pagamenti rimane una delle attività più manuali e meno gratificanti della contabilità clienti. Ed è proprio per questo che può essere affidato all'AI. Con una condizione: l'AI deve essere integrata nei workflow e non semplicemente aggiunta come strumento separato.

Informazioni di rimessa incomplete, diversi canali di pagamento e pagamenti che devono essere abbinati alle partite aperte — un aspetto particolarmente rilevante quando si gestisce più di un ERP — possono trovarsi in code diverse che diventano rapidamente difficili da gestire.

Centralizzare la logica di abbinamento al di sopra del livello ERP significa applicarla nello stesso modo coerente, indipendentemente dal sistema in cui si trova la fattura o la partita aperta. Anche qui l'AI svolge gran parte del lavoro, ad esempio estraendo dati da un avviso di pagamento o dalle informazioni di pagamento riportate direttamente in una conversazione e-mail e utilizzandoli per abbinare automaticamente il pagamento.

Questo è uno degli ambiti in cui la visibilità sulla liquidità può migliorare più rapidamente. Con una piattaforma di automazione centralizzata, il team Finance vede praticamente in tempo reale ciò che è stato abbinato, invece di aspettare la chiusura di fine mese. Inoltre, i tassi di abbinamento automatico possono superare ampiamente il 90% e gli incassi non allocati possono ridursi fino al 95%.

Deduzioni: quando il processo si blocca, raramente il problema è la contestazione in sé

Risolvere una deduzione significa spesso coinvolgere qualcuno del team commerciale per ottenere maggiore contesto o il servizio clienti per recuperare lo storico di una transazione. Quando i team non lavorano con le stesse informazioni complete, o addirittura estraggono dati da ERP diversi, la risoluzione di una contestazione può passare da giorni a settimane, mentre le perdite di ricavi rimangono silenziosamente nascoste.

Un workflow condiviso con responsabilità visibili, costruito al di sopra degli ERP in uso, rappresenta concretamente ciò che significa avere «reparti connessi». Con l'aiuto dell'AI, la contestazione viene automaticamente instradata e classificata, che si tratti di una controversia sui prezzi, di un prodotto mancante, di una deduzione promozionale o di una contestazione mista con più problematiche.

Da qui, Finance, Sales e servizio clienti collaborano sullo stesso caso e con lo stesso contesto. I tempi di risoluzione si riducono perché nessuno deve più inseguire informazioni tra reparti diversi.

L'esperienza di TEC nella gestione delle contestazioni riflette questo effetto: quando il processo è stato trasferito su un workflow condiviso e indipendente dall'ERP, il tempo di risoluzione è diminuito dell'88%. Eagle Foods ha ottenuto un risultato analogo migliorando in particolare il collegamento tra reparti: le deduzioni aperte sono state ridotte dell'80%.

Come si presenta concretamente il «livello connesso»

Nessuna di queste lacune può essere colmata sostituendo l'ERP o automatizzando singoli passaggi in modo isolato. Ciò che funziona è posizionare un unico livello sopra l'intero ciclo della contabilità clienti: credito, fatturazione, recupero crediti, cash application e deduzioni. Quando tutti questi processi lavorano con gli stessi dati cliente su SAP, Oracle, Microsoft Dynamics o qualsiasi combinazione di questi sistemi, i sistemi di registrazione sottostanti rimangono invariati.

Esker Accounts Receivable solution suite è progettata per svolgere il ruolo di questo livello, offrendo una vista unificata dell'esecuzione dei processi della contabilità clienti in ambienti complessi e multi-sistema, con processi standardizzati, un contesto cliente condiviso tra tutti i team coinvolti e visibilità della liquidità in tempo reale, anziché conti pienamente aggiornati soltanto a fine mese.

All'interno di questo livello è integrata Esker Synergy AI, che gestisce in modo fluido le attività più dispendiose in termini di tempo nel ciclo della contabilità clienti, come prevedere l'esposizione al credito, definire le priorità del recupero crediti, leggere e abbinare i dati degli avvisi di pagamento e classificare le contestazioni. Esker Synergy è integrata direttamente nel workflow e non è uno strumento separato che i team devono ricordarsi di aprire.

L'ERP rimarrà sempre il custode dei dati registrati. Ciò che cambia con la soluzione di automazione basata sull'AI di Esker è la velocità con cui i processi che circondano l'ERP trasformano quei dati in liquidità.

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