Modernizzazione ERP: automatizzare i processi senza attendere la migrazione

Lo vediamo ovunque: autostrade in ricostruzione, reti idriche cittadine da sostituire, aziende che ristrutturano o ampliano uffici che devono continuare a utilizzare ogni giorno.  

È questo l’aspetto complicato dei lavori di costruzione. Sono indispensabili, ma la vita non si ferma magicamente mentre vengono eseguiti. Veicoli, acqua e dipendenti devono continuare ad arrivare a destinazione.

La modernizzazione dell’ERP crea un dilemma simile per le aziende di oggi.

La prospettiva di districare anni di acquisizioni, sistemi legacy, molteplici istanze ERP e applicazioni specifiche per ogni Paese — preparando al contempo un nuovo ambiente tecnologico — può rendere impegnativa anche la trasformazione più accuratamente pianificata. E poiché oggi un’azienda media utilizza più di 100 applicazioni, la complessità che circonda la trasformazione finanziaria non scomparirà presto.

Un progetto di modernizzazione ERP può richiedere anni. Purtroppo, le aziende non possono permettersi di aspettare così a lungo. Le tempistiche sono una cosa, le scadenze un’altra. Le fatture devono comunque essere elaborate. I fornitori devono continuare a essere inseriti. I clienti continuano ad aspettarsi risposte. I team di recupero crediti commerciali devono proteggere il flusso di cassa. E i CFO continuano ad avere bisogno di visibilità e controllo su ciò che accade in azienda.

La domanda centrale, quindi, non è se le organizzazioni debbano modernizzare il proprio ERP, ma come possano farlo continuando nel frattempo a migliorare flusso di cassa, produttività, visibilità e controllo.

È qui che un layer di automazione e orchestrazione può fare una differenza misurabile. Vediamo come un’integrazione ERP che collega i processi source-to-pay e order-to-cash tra SAP®, Oracle, Microsoft Dynamics e sistemi legacy può aiutare a modernizzare i workflow critici prima, durante e dopo una migrazione ERP, senza sostituire l’ERP né aggiungere complessità al suo core.

Il costo nascosto dell’attesa della trasformazione ERP

Di fronte a un ampio programma di migrazione o consolidamento ERP, la tendenza naturale è rimandare altre iniziative di trasformazione eventualmente già previste.

Ad esempio, potresti decidere di rinviare un progetto di automazione perché non vuoi integrare una nuova soluzione con un sistema che potrebbe presto essere sostituito. Lo stesso vale per la standardizzazione dei processi, che può essere rimandata perché diverse entità continuano a utilizzare piattaforme differenti.  

Sulla carta può sembrare l’opzione più sicura, ma anche aspettare comporta dei rischi.

Quando i progetti di automazione e miglioramento dei processi vengono rinviati, i team continuano a fare affidamento su fogli di calcolo, approvazioni manuali e strumenti scollegati fino a quando la futura architettura ERP non viene definita. Le conseguenze sono tanto frustranti quanto prevedibili:  

• Le fatture richiedono controlli manuali e inserimenti di dati ripetuti.
• I cicli di approvazione variano tra entità e business unit.
• I team acquisti non dispongono di controlli di acquisto coerenti.
• I team di recupero crediti commerciali lavorano con informazioni clienti frammentate.
• Gli addetti al servizio clienti passano da un sistema all’altro per rispondere alle richieste di routine.
• I team IT mantengono integrazioni personalizzate e soluzioni alternative locali.

Inoltre, i responsabili finanziari non dispongono di una visibilità uniforme su liquidità, spesa, attività dei fornitori e operazioni relative ai clienti.  

Tornando alla metafora dei lavori stradali, aspettare la fine dell’intero progetto prima di migliorare le operazioni quotidiane equivale a chiudere tutte le corsie finché l’intera autostrada non è stata ricostruita. Può sembrare più semplice nel piano di progetto, ma crea problemi maggiori per chiunque debba arrivare a destinazione. Più si aspetta, più complessità operativa si accumula attorno al core dell’ERP.

La trasformazione finanziaria non deve dipendere dal consolidamento ERP

È importante ricordare che standardizzazione dell’ERP e standardizzazione dei processi non sono la stessa cosa.

Un’organizzazione può impiegare diversi anni per trasferire tutte le entità su una piattaforma ERP comune. Ma non deve aspettare così a lungo per introdurre workflow, controlli e visibilità comuni in ambito finance, procurement e servizio clienti.

Un layer di automazione unificato può collegare i processi aziendali quotidiani ai sistemi ERP esistenti. Invece di sostituire il core dell’ERP, questo layer coordina workflow, documenti, utenti e dati che lo circondano.

• In questo modo è possibile modernizzare l’esecuzione preservando la strategia ERP a lungo termine. Ad esempio:
• I team finance possono standardizzare il modo in cui le fatture vengono controllate e approvate, anche quando entità diverse utilizzano ERP differenti.  
• I team procurement possono adottare processi comuni di onboarding fornitori e acquisto.  
• I team di contabilità clienti possono coordinare il recupero crediti commerciali e la gestione delle controversie tra diverse aree geografiche.  
• I team del servizio clienti possono gestire ordini e richieste in modo coerente accedendo alle informazioni provenienti da sistemi back-end differenti.

L’obiettivo non è smantellare l’intera strada prima che il traffico possa scorrere meglio. È creare un modo più efficace per far proseguire il lavoro mentre l’infrastruttura sottostante continua a evolversi. Durante tutto il percorso, l’ERP rimane il sistema centrale di registrazione. La piattaforma di automazione diventa semplicemente il layer attraverso cui il lavoro viene coordinato e completato.

Parti dalle esigenze aziendali più urgenti

Una trasformazione ERP-safe non richiede un unico lancio a livello aziendale.

Proprio come in un progetto autostradale, puoi iniziare dove la «congestione» è maggiore, ovvero dai processi che generano più ritardi, attività manuali o lacune di visibilità, per poi ampliare progressivamente il perimetro quando necessario.

Accounts Payable / contabilità fornitori

I team di Accounts Payable / contabilità fornitori gestiscono spesso fatture relative a più entità, formati e istanze ERP. Qualsiasi professionista che lavora quotidianamente sul processo sa cosa comporta: inserimento manuale dei dati, regole di validazione incoerenti, ritardi nelle approvazioni e visibilità limitata sulle passività in essere.

Fortunatamente, automatizzare acquisizione, validazione, abbinamento e approvazione delle fatture può aiutare le organizzazioni a rendere l’elaborazione più coerente senza modificare l’ambiente ERP sottostante.

Procurement & gestione fornitori

L’onboarding fornitori e i processi di acquisto variano spesso in modo significativo tra aree geografiche o business unit. Soglie di approvazione, requisiti informativi sui fornitori e strumenti locali differenti possono rendere una corretta governance particolarmente difficile.

L’introduzione di un layer di workflow comune consente di standardizzare onboarding fornitori, richieste di acquisto, approvazioni e controlli delle policy continuando a scambiare le informazioni necessarie con gli ERP esistenti.

Contabilità clienti

Perché la contabilità clienti funzioni in modo efficiente ed efficace, i team di recupero crediti commerciali, cash application e gestione delle controversie devono poter accedere a informazioni accurate su clienti e transazioni. In un ambiente multi-ERP, queste informazioni possono essere distribuite tra sistemi, piattaforme di fatturazione e processi regionali differenti.

Collegando i workflow della contabilità clienti in tutto l’ambiente ERP, questi team possono adottare strategie di recupero crediti coerenti, migliorare la visibilità sul flusso di cassa e coordinare le controversie in modo più efficace.

Servizio clienti

Gli addetti al servizio clienti possono dover accedere a diversi ERP per verificare prezzi, disponibilità dei prodotti, stato degli ordini, fatture o reclami. Senza un modo centralizzato di svolgere queste attività critiche, i tempi di risposta rallentano drasticamente e l’esperienza cliente diventa incoerente.

Anche in questo caso, un ambiente di workflow connessi può offrire ai team del servizio clienti un modo più unificato per gestire ordini e richieste recuperando le informazioni pertinenti dai sistemi aziendali esistenti.

Trasformare prima, durante & dopo una migrazione ERP

Un layer di automazione connesso all’ERP può supportare ogni fase del percorso di modernizzazione di un’organizzazione.

Prima della migrazione

Le organizzazioni possono iniziare a migliorare le operazioni senza aspettare l’avvio del programma ERP. In questo modo generano valore aziendale prima e riducono il numero di processi manuali da trasferire nel futuro ambiente.

Durante la migrazione

Sistemi legacy e sistemi target devono spesso coesistere per un periodo prolungato. Paesi, business unit o aree di processo differenti possono effettuare la transizione in momenti diversi.

Un layer di automazione comune aiuta a mantenere workflow coerenti durante questo periodo di cambiamento. Man mano che le entità passano da un ERP all’altro, i dipendenti possono continuare a lavorare attraverso processi standardizzati anziché cambiare ripetutamente il proprio modo di operare.

Dopo la migrazione

La migrazione ERP non risolve automaticamente ogni problema di processo. L’organizzazione può continuare a utilizzare sistemi acquisiti, piattaforme regionali o applicazioni specialistiche.

Una strategia di integrazione flessibile consente all’automazione di continuare a operare nell’intero ambiente, anche dopo il completamento della migrazione dell’ERP principale.

Preservare il core ERP riducendo i rischi della trasformazione

Per CIO e responsabili ERP, la trasformazione deve essere bilanciata con governance, sicurezza e stabilità architetturale.

Aggiungere ulteriore codice personalizzato all’ERP può aumentare le esigenze di manutenzione e rendere i futuri aggiornamenti più difficili del necessario. L’introduzione di molteplici applicazioni isolate può inoltre generare una proliferazione dei fornitori, integrazioni frammentate e controlli di sicurezza incoerenti.

Un approccio ERP-safe dovrebbe quindi dare priorità a: 

• Scambio governato dei dati tra i sistemi
• Compatibilità con più brand e istanze ERP
• Dipendenza limitata da personalizzazioni dell’ERP
• Visibilità e auditabilità centralizzate
• Implementazione graduale anziché sostituzione disruptive
• Metodi di integrazione riutilizzabili e facilmente manutenibili
• Workflow coerenti tra aree geografiche e business unit

Questo approccio aiuta i team IT a proteggere la roadmap ERP consentendo al tempo stesso ai team finance e operations di procedere più rapidamente.

Come Esker supporta una trasformazione ERP-safe

I team finance, procurement e servizio clienti utilizzano Esker per automatizzare e standardizzare i processi in ambienti ERP complessi.

Con Esker Connectivity Suite puoi realizzare l’integrazione ERP delle soluzioni Esker con SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, sistemi sviluppati internamente, diversi brand ERP e molteplici istanze dello stesso ERP. Puoi iniziare da un singolo processo o una singola entità per poi estendere progressivamente l’automazione a funzioni, Paesi e business unit.

Esker agisce come un layer di automazione unificato tra questi sistemi e i workflow gestiti quotidianamente dai dipendenti, supportando i processi source-to-pay e order-to-cash e preservando l’ERP come sistema centrale di registrazione.  

Questo consente alle organizzazioni di:

• Portare avanti la trasformazione indipendentemente dalle tempistiche della migrazione ERP
• Standardizzare i workflow in ambienti di sistemi frammentati
• Migliorare la visibilità tra entità, aree geografiche e processi
• Ridurre la dipendenza da passaggi manuali e soluzioni alternative locali
• Preservare gli investimenti ERP esistenti
• Supportare migrazioni graduali, integrazioni M&A ed espansione globale
• Scalare l’automazione senza costringere prima ogni team a utilizzare lo stesso ERP

La tua trasformazione non dovrebbe aspettare

La modernizzazione ERP rimane una priorità strategica importante. Ma non dovrebbe essere un motivo per rimandare tutti gli altri miglioramenti di cui oggi hanno bisogno i team finance e operations.

Introducendo un layer unificato di automazione e orchestrazione, puoi migliorare l’esecuzione fin da subito continuando a modernizzare l’ambiente ERP al ritmo più adatto. Puoi standardizzare i workflow, rafforzare i controlli, migliorare la visibilità e ridurre le attività manuali senza dover prima sostituire, riscrivere o consolidare ogni sistema.

In altre parole, la trasformazione finanziaria non deve aspettare che i lavori sull’ERP siano terminati.

Non lasciare che la complessità dell’ERP rallenti la trasformazione aziendale. Scopri come Esker mantiene in movimento i processi source-to-pay e order-to-cash tra SAP, Oracle, Microsoft Dynamics e sistemi legacy.

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