Maverick Buying: Definition, Ursachen und Strategien zur Reduzierung

Unerfasste Einkäufe zehren still an den Einsparungen, die der Einkauf bereits verhandelt hat. Unternehmen, die außerhalb bestehender Rahmenverträge beschaffen – ein Verhalten, das als Maverick Buying bezeichnet wird –, verlieren nach Analysen von McKinsey zwischen 10 und 50 % ihrer ausgehandelten Verträge. Dieser Leitfaden erklärt, was Maverick Buying genau ist, warum es entsteht, wie es sich messen lässt und mit welchen Strategien Einkauf und Finanzabteilung die Kontrolle zurückgewinnen, die Einhaltung von Richtlinien verbessern und ihre Kostenbasis schützen.

Was bedeutet Maverick Buying?

Maverick Buying bezeichnet jeden Einkauf, der außerhalb der etablierten Beschaffungsrichtlinien, ausgehandelter Verträge oder freigegebener Lieferantenlisten stattfindet. Gemeint sind alle Transaktionen, die den formalen Beschaffungsprozess umgehen – sei es die Bestellung bei einem nicht gelisteten Lieferanten, das Auslassen der Bestellanforderung oder auch die scheinbar harmlose Nutzung einer Firmenkreditkarte ohne vorherige Genehmigung. Synonym verwendet werden die Begriffe „wilder Einkauf" und „Rogue Buying". Es handelt sich also um Beschaffung außerhalb standardisierter Beschaffungswege.

Fachabteilungen und Mitarbeitende umgehen den Einkauf selten aus böser Absicht. In den meisten Fällen geschieht es aus Bequemlichkeit, wegen dringendem Bedarf oder schlicht, weil die Richtlinien nicht bekannt sind. Jemand braucht heute Büromaterial, findet online einen Lieferanten, bestellt und reicht später die Rechnung ein. Die Aufgabe ist erledigt – gleichzeitig wurden aber die verhandelten Konditionen ignoriert, zusätzlicher Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung erzeugt und die Ausgabentransparenz beschädigt.

Warum heißt es Maverick Buying?

Der Begriff geht auf Samuel A. Maverick zurück, einen texanischen Viehzüchter des 19. Jahrhunderts, der seine Rinder als Einziger nicht mit einem Brandzeichen versah. „Maverick" wurde so zum Sinnbild für unangepasstes, regelloses Verhalten. In die deutschsprachige Fachliteratur eingeführt hat den Begriff unter anderem der Beschaffungsforscher Helmut Wannenwetsch, der Maverick Buying als eigenständiges Handlungsfeld der indirekten Beschaffung beschreibt.

Maverick Buying, Off-Contract Spend und Tail Spend abgrenzen

Maverick Buying überschneidet sich mit Off-Contract Spend, ist aber weiter gefasst: Off-Contract Spend beschreibt lediglich Einkäufe außerhalb bestehender Verträge, während Maverick Buying jedes nicht regelkonforme Einkaufsverhalten einschließt – unabhängig vom Lieferantenstatus.

Vom Tail Spend ist Maverick Buying ebenfalls zu unterscheiden. Tail Spend meint die große Zahl geringwertiger Einkäufe (typisch für das C-Teile Management), die zentral schwer zu steuern sind. Tail Spend kann durchaus regelkonform ablaufen, ist aber schlecht gesteuert. Maverick Buying dagegen ist per Definition ein Regelverstoß – auch dann, wenn die einzelne Transaktion klein ist.

Typische Beispiele für Maverick Buying

Maverick Buying tritt in Unternehmen nach wiederkehrenden Mustern auf.

Einkauf bei nicht freigegebenen Lieferanten

Ein Mitarbeitender braucht Büromaterial, recherchiert online und bestellt bei einem Anbieter mit schneller Lieferung, ohne die Liste bevorzugter Lieferanten zu prüfen. Die Bestellung geht durch – die mit dem Vertragslieferanten ausgehandelten 15 bis 20 % Rabatt fallen jedoch weg. Über die Zeit summieren sich diese Einzelfälle: höhere Kosten pro Stück, verlorene Mengenrabatte, Fragmentierung der Lieferantenbasis. Zusätzlich sind nicht freigegebene Lieferanten weder auf Qualitätsstandards noch auf Compliance geprüft, was zusätzliche Risiken schafft.

Umgehung der Bestellanforderung

Eine Fachabteilung beauftragt einen Berater für ein Software-Projekt. Der Berater startet sofort, eine Bestellanforderung wird nicht erstellt. Wochen später trifft die Rechnung in der Kreditorenbuchhaltung ein – ohne Vertrag, ohne Leistungsbeschreibung, ohne Freigabepfad. Die Rechnungsprüfungen werden zum Aufräumakt, dem Einkauf fehlt jede Sicht auf die Beratungsausgaben. Besonders häufig tritt dieses Muster bei Software-Abonnements, freien Mitarbeitenden und projektbezogenen Dienstleistungen auf.

Unkontrollierte Nutzung von Firmenkreditkarten

Eine Mitarbeiterin kauft mit ihrer Firmenkreditkarte Ausrüstung für eine anstehende Kundenpräsentation. Die Bestellung wirkt dringend, der Freigabe-Workflow wird übersprungen, der Beleg soll später zur Erstattung eingereicht werden. Die Transaktion läuft komplett am Einkaufssystem vorbei: kein Datensatz, keine Budgetprüfung, keine Möglichkeit zu prüfen, ob ein bevorzugter Lieferant oder ein verhandelter Konditionssatz verfügbar gewesen wäre. Ohne Freigabepflicht und Ausgabenlimits werden Firmenkreditkarten schnell zu einer zentralen Quelle für Maverick Buying.

Was sind Maverick-Kosten im Beschaffungswesen?

Maverick Buying trifft weit mehr als nur das Ergebnis. Es untergräbt die gesamte Einkaufsfunktion – von den Lieferantenbeziehungen über die Compliance bis zur Budgettreue und operativen Effizienz.

Unternehmen verlieren 10 bis 50 % ihrer ausgehandelten Einsparungen durch Maverick Buying. Es geht dabei um Werte, die der Einkauf am Verhandlungstisch bereits gesichert hatte. Ohne eine Procure-to-Pay-Lösung mit klarer Sicht auf die Unternehmensausgaben verschärft sich das Bild. Indirekte Ausgaben werden erfahrungsgemäß weniger konsequent gesteuert als direkte – und sind deshalb der bevorzugte Nährboden für Maverick Buying. Laut Hackett Group entfallen fast 30 % der indirekten Ausgaben auf Off-Contract Spend, einzelne Untersuchungen berichten sogar von Werten bis zu 80 %. Angestrebte Einsparungen und Ausgabendisziplin sind unter solchen Bedingungen kaum realisierbar.

Die Folgen sind mehrdimensional:

• Wegfall verhandelter Rabatte und höhere Kosten: Jeder Einkauf außerhalb bestehender Verträge kostet mehr als nötig und lässt Mengenrabatte ungenutzt.
• Geschwächte Lieferantenbeziehungen und Vertragsverletzungen: Bevorzugte Lieferanten verlieren Vertrauen, wenn Volumen abfließt – künftige Konditionen und Servicelevel leiden.
• Compliance-Risiken und regulatorische Exposition: Nicht geprüfte Lieferanten erfüllen unter Umständen weder Qualitäts- noch Sicherheitsanforderungen; das schafft rechtliche Risiken und Reputationsrisiken.
• Ungenaue Finanzplanung und Budgetüberschreitungen: Nicht erfasste Einkäufe verhindern belastbare Forecasts und erschweren den Abschluss.
• Verlorene Zeit in Kreditorenbuchhaltung und Einkauf: Rechnungen ohne Bestellbezug, nachträgliche Freigaben und Datenbereinigung binden Kapazitäten, die für strategische Arbeit fehlen.

Nicht jeder Einkauf außerhalb des Vertragswesens ist automatisch negativ. Gelegentlich entdecken Mitarbeitende Alternativen, die eine Aufnahme in die bestehenden Lieferantenbeziehungen wert sind. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen strategischer Ausnahme und systematischer Regelverletzung.

Ursachen für Maverick Buying

Wer Maverick Buying reduzieren will, muss zuerst verstehen, warum es entsteht. Die Ursachen sind in der Regel miteinander verflochten.

Komplexe oder unklare Beschaffungsprozesse

Sind Procure-to-Pay-Workflows von übermäßiger Bürokratie oder unklaren Freigabestufen geprägt, suchen Mitarbeitende sich einen Weg daran vorbei. Studien identifizieren Prozesskomplexität als Hauptauslöser für Maverick Buying. Erfordert die Freigabe mehrere Unterschriften, unklare Wertgrenzen oder Wechsel zwischen nicht verbundenen Systemen, wählen viele den Weg des geringsten Widerstands. Gute Beschaffungsrichtlinien halten Kontrolle und Bedienbarkeit im Gleichgewicht – ist der formale Prozess mühsamer als die Umgehung, ist die Diskussion praktisch entschieden.

Fehlende Ausgabentransparenz und Datenlücken

Ohne zentrale Ausgabendaten und Echtzeit-Reporting erkennen Einkauf und Führungskräfte Off-Contract Spend erst, wenn er längst Fakten geschaffen hat. Liegen Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung, Bestellungen im Einkaufssystem und Kartendaten in der Finanzabteilung, entstehen blinde Flecken, in denen Maverick Buying gedeiht. Bis zur monatlichen Rechnungsprüfung sind Verträge geschlossen, Lieferanten bezahlt und verhandelte Einsparungen verloren.

Unzureichende Schulung und Sensibilisierung

Viele Mitarbeitende wissen schlicht nicht, dass Richtlinien existieren – oder nicht, warum die Einhaltung von Richtlinien zählt. Fehlt das Thema im Onboarding oder arbeiten dezentrale Teams ohne regelmäßigen Austausch mit dem Einkauf, wird nicht regelkonformer Einkauf zur Norm. Auch gut gemeinte Einkäufe schaden, wenn Mitarbeitende annehmen, kleine Beträge bräuchten keine Freigabe. Wer nachvollziehen kann, wie regelkonforme Beschaffung zu spürbaren Ergebnissen führt – geringere Kosten, verlässliche Lieferanten, belastbare Budgets –, hält sich eher an die Regeln.

Was ist die Maverick-Buying-Quote?

Bevor sich Maverick Buying reduzieren lässt, muss es messbar werden.

Die Maverick-Buying-Quote ist der Anteil der Ausgaben, der außerhalb freigegebener Verträge oder Beschaffungswege getätigt wird. Sie ist die wichtigste Kennzahl zur Steuerung der Einkaufs-Compliance.

Maverick-Buying-Quote = (nicht regelkonforme Ausgaben ÷ Gesamtausgaben) × 100

Ein Rechenbeispiel: Gibt ein Unternehmen 5.000.000 € insgesamt aus, davon 250.000 € bei nicht freigegebenen Lieferanten oder außerhalb bestehender Rahmenverträge, liegt die Maverick-Buying-Quote bei 5 %.

Laut Ardent Partners beträgt die Maverick-Buying-Quote im Durchschnitt 30 %. Führende Einkaufsorganisationen halten sie dagegen unter 10 %. Bereits eine Absenkung um 5 Prozentpunkte bei einem Ausgabenvolumen von 50 Mio. € entspricht 2,5 Mio. € Einsparung pro Jahr.

Methoden und Werkzeuge zur Erkennung

Die Erkennung von Maverick Buying beginnt mit einer strukturierten Datengrundlage: Rechnungen aus der Kreditorenbuchhaltung, Bestellungen aus dem Beschaffungssystem, Firmenkartenabrechnungen und ERP-Transaktionen zusammenführen. Anschließend die Daten nach Fachabteilung, Lieferant und Warengruppe kategorisieren und alle Einkäufe markieren, die ohne Bestellbezug erfolgen, von nicht gelisteten Lieferanten stammen oder außerhalb der Vertragskonditionen liegen. Ein Abgleich der Rechnungspreise mit den Konditionen der Rahmenverträge deckt zusätzlich verstecktes Off-Contract-Verhalten auf und schafft die Grundlage für belastbare Total-Cost-of-Ownership-Analysen.

Manuelle Auswertungen funktionieren in kleinen Unternehmen, skalieren aber nicht. Spezialisierte Spend-Management- und Analytics-Plattformen automatisieren die Analyse, konsolidieren doppelte Lieferantenstammdaten und identifizieren Anomalien in Echtzeit. Anbieter wie Sievo nutzen zusätzlich KI-Verfahren, um Muster zu erkennen, bevor sie zum Budgetproblem werden.

Strategien zur Reduzierung von Maverick Buying

Maverick Buying nachhaltig zu reduzieren erfordert einen mehrschichtigen Ansatz aus Richtlinie, Transparenz, Menschen und Technologie.

Klare Richtlinien und Freigabe-Workflows

Eine gut dokumentierte Einkaufsrichtlinie ist die erste Verteidigungslinie. Sie definiert, was als regelkonforme Ausgabe gilt, wer bei welchen Wertgrenzen freigibt und wann eine Bestellanforderung zwingend ist. Fehlen diese Leitplanken, entsteht eine Grauzone, in der Ermessen zu Inkonsistenz wird.

Ebenso wichtig ist die Ausgestaltung der Freigabe. Ist der Workflow zu bürokratisch, wird er umgangen. Die wirksamste Durchsetzung besteht darin, Regelkonformität einfacher zu machen als die Umgehung: schlanke Workflows, risikobasierte Wertgrenzen, automatisierte Freigaben für geringwertige Bestellungen und gezielte Prüfung bei hohen oder sensiblen Beträgen.

Zentralisierung und Ausgabentransparenz

Steuern lässt sich nur, was sichtbar ist. Werden Ausgabendaten auf einer Plattform zusammengeführt, gewinnen Einkauf und Führungskräfte eine abteilungsübergreifende Sicht auf alle Bestellungen in Echtzeit. Off-Contract Spend lässt sich so früh identifizieren, Muster erkennen und Risiken adressieren, bevor sie eskalieren.

Eine gepflegte, für alle Mitarbeitenden zugängliche Liste bevorzugter Lieferanten unterstützt das Verhalten in die richtige Richtung. Strategisches Sourcing sollte gezielt die Warengruppen abdecken, in denen Maverick Buying gehäuft auftritt – wird eine Kategorie regelmäßig am Vertrag vorbei bedient, ist das ein Signal, dass das bestehende Angebot den tatsächlichen Bedarf nicht trifft.

Schulung und Verantwortlichkeit der Mitarbeitenden

Wer die Regeln nicht kennt, kann sie nicht einhalten. Schulungen sollten die Einhaltung von Richtlinien mit spürbaren Ergebnissen verknüpfen: stabilere Budgets, verlässliche Lieferanten, geringere Total Cost of Ownership. Onboarding allein reicht nicht – regelmäßige Auffrischungen, rollenspezifische Module und kurze Updates bei Änderungen der Richtlinien sichern das Wissen ab. Klar zugeordnete Rollen und Verantwortlichkeiten machen deutlich, dass Regelkonformität keine Formalität ist, sondern gelebte Praxis im Umgang mit Produkten und Dienstleistungen.

E-Procurement und Automatisierung nutzen

Die passende Technologie verwandelt den Einkauf vom Engpass zum Werttreiber. E-Procurement- und Procure-to-Pay-Automatisierung führt Mitarbeitende durch einen einfachen, geführten Bestellprozess mit eingebauten Kontrollen. Automatisierte Bestellanforderungen, katalogbasierte Bestellungen bei freigegebenen Lieferanten und Echtzeit-Dashboards reduzieren Reibung und Maverick Buying gleichzeitig.

Moderne Plattformen integrieren sich in ERP- und Finanzsysteme, sodass jede Bestellung ohne manuelle Zwischenschritte durch die vorgesehenen Kanäle läuft. Die Source-to-Pay-Plattform von Esker unterstützt Unternehmen dabei, indem sie Beschaffungs-Workflows zentralisiert, Compliance-Prüfungen automatisiert und belastbare Ausgabenanalysen liefert – zusammengeführt auf einer Plattform, die regelkonformes Einkaufen zum einfachsten Weg macht. Weitere Praxisimpulse dazu bietet der Beitrag Maverick Buying reduzieren.