Gestione fornitori con AI per un S2P più efficiente

L’intelligenza artificiale non è più un’opzione futuristica, ma uno strumento essenziale per ridurre i rischi, migliorare la qualità dei dati e prendere decisioni informate in tempo reale. In questo articolo analizziamo come l’AI applicata al processo Source-to-Pay S2P stia trasformando il supplier management.

La gestione dei fornitori è diventata una delle leve strategiche più importanti per affrontare la volatilità e complessità dei mercati di oggi. Non si tratta più soltanto di mantenere aggiornate le informazioni sui fornitori, ma di creare un ambiente in cui l’azienda possa prendere decisioni informate, migliorare la qualità dei processi e ridurre i rischi lungo tutto il ciclo di approvvigionamento.

Secondo uno studio ABI Research, il 76% dei leader della supply chain considera il supplier management uno dei principali casi d’uso dell’AI, mentre il 64% considera l’AI “importante o molto importante” nella scelta di nuove soluzioni tecnologiche. Non solo: l’AI viene identificata come uno dei fattori chiave per ottimizzare la selezione dei fornitori, migliorare le valutazioni delle prestazioni e velocizzare il processo decisionale.

La maggior parte delle aziende, tuttavia, soffre ancora per la frammentazione dei sistemi, la scarsa visibilità e la difficoltà nel monitorare le prestazioni dei fornitori. È qui che entrano in gioco i software gestione fornitori integrati nel processo Source-to-Pay (S2P): una piattaforma capace di centralizzare dati, standardizzare workflow e sfruttare algoritmi intelligenti per rendere la collaborazione più fluida, trasparente e proattiva.

Il risultato? Relazioni con i fornitori più solide, minori rischi operativi e una gestione davvero end-to-end, in cui attività manuali e colli di bottiglia possono essere eliminati o drasticamente ridotti. L’obiettivo non è sostituire il capitale umano, ma dare ai team Finance & Procurement strumenti che permettano loro di concentrarsi su attività strategiche, mentre l’AI si occupa della parte ripetitiva, analitica o soggetta a errori.

Perché oggi la gestione fornitori richiede un approccio intelligente basato sull’AI

Negli ultimi anni la gestione fornitori è diventata un elemento decisivo per garantire resilienza, continuità operativa e competitività.

La maggior parte delle aziende non può più affidarsi a processi manuali o sistemi frammentati: la stabilità delle relazioni con i fornitori deve essere costruita su informazioni affidabili, aggiornate in tempo reale e facilmente accessibili ai team Finance & Procurement. Non sorprende che, secondo recenti analisi internazionali, il 70% delle organizzazioni identifichi la scarsa visibilità e i dati incoerenti come le principali sfide nella gestione fornitori.

La complessità crescente richiede strumenti capaci di migliorare la gestione del rischio, supportare lo scouting fornitori e favorire un processo decisionale più rapido e accurato.

Senza una piattaforma unificata, molte informazioni sui fornitori possono essere incomplete, incoerenti o disperse tra ERP, fogli di calcolo e portali diversi. Questo aumenta ritardi, errori di compliance e difficoltà nel monitorare le prestazioni dei fornitori lungo l’intero processo Source-to-Pay (S2P). L’intelligenza artificiale diventa quindi un acceleratore, ma lo è ancora di più se integrata all’interno di soluzioni capaci di unire tutto il ciclo in un’unica piattaforma.

È proprio in questa direzione che si muovono le aziende, con il 94% che prevede di utilizzare l'IA o la Gen IA per supportare il processo decisionale, dimostrando la crescente fiducia nelle raccomandazioni basate sull'AI.

L’AI gioca un ruolo determinante soprattutto nelle fasi di selezione dei fornitori e valutazione delle prestazioni. Grazie a questionari “AI-powered”, la Generative AI consente di costruire in pochi istanti questionari pesati, domande strutturate e modelli comparativi coerenti, migliorando la qualità dei dati raccolti.

Foto 1: grafico di ABI Research, 2025 Supply Chain Survey Results—Artificial Intelligence (AI) Usage and Investment Plans

In parallelo, algoritmi di multiscoring, classificazione automatica delle risposte e dashboard predittive supportano il Procurement nel confronto tra vendor e nella scelta di partner più solidi e competitivi.

L'obiettivo non è sostituire l’esperienza degli stakeholder, ma amplificarla: l’AI accelera le valutazioni, evidenzia anomalie, migliora la qualità delle informazioni e crea una base dati più affidabile su cui costruire un supplier management realmente strategico.

Contratti più rapidi e accurati: la Generative AI come leva per ridurre errori e ritardi

Il Contract Management è una delle aree in cui l’intelligenza artificiale sta generando il maggiore impatto nella gestione dei fornitori. È qui che si concentrano molte delle criticità che ostacolano l'intero processo: scarsa visibilità sugli impegni negoziati, incoerenze nelle condizioni economiche, versioni duplicate, ritardi nei rinnovi o mancato controllo dello spend.

Per questo è importante implementare anche un software di contract management integrato nel processo Source to Pay. In questo modo, è possibile garantire che i contratti siano non solo centralizzati, ma anche facilmente interpretabili, aggiornati e collegati in tempo reale agli ordini e alle fatture.

La Generative AI di Esker svolge un ruolo chiave proprio in questa fase: consente di estrarre automaticamente metadati e clausole rilevanti dai contratti, come date, durata, fornitore, limiti di spesa e condizioni principali. La soluzione poi crea una summary contestuale dei contratti per facilitare la comprensione. Ciò rimuove le attività manuali ripetitive e minimizza il rischio di errori che potrebbero compromettere la negoziazione o l'esatta esecuzione del contratto nel ciclo S2P.

Inoltre, la presenza di workflow intelligenti permette di verificare la compliance contrattuale, monitorare revisioni e modifiche e assicurare che ogni documento passi attraverso i corretti livelli approvativi.

I team possono così prendere decisioni informate basandosi su contratti finalmente visibili, strutturati e collegati all’operatività quotidiana (ordini, ricezioni e pagamenti). Questo ottimizza la gestione del rischio, promuove una maggiore coerenza economica e permette all'impresa di evitare spese eccessive o rinnovi automatici indesiderati grazie a notifiche e monitoraggi continui.

La combinazione tra automazione e AI riduce i tempi di creazione, revisione e attivazione dei contratti, liberando tempo per attività a maggior valore, come l’analisi delle prestazioni dei fornitori o la definizione di nuove strategie di categoria.

È un esempio concreto di come l’AI può essere applicata in modo responsabile per ottimizzare processi manuali, mentre l’esperienza dei team resta centrale nelle decisioni strategiche e nella gestione delle relazioni con i fornitori.

L’AI come motore del Source-to-Pay: efficienza end-to-end e riduzione dei rischi

Per ottenere una gestione fornitori davvero efficace, l’intelligenza artificiale non deve vivere in un modulo isolato, ma diventare parte integrante dell’intero processo Source to Pay.

È in questa visione end-to-end che l'automazione diventa un acceleratore strategico: ogni fase del ciclo — dalla selezione dei fornitori alla formalizzazione del contratto, fino agli acquisti e alla gestione delle fatture — beneficia di dati centralizzati, workflow intelligenti e analisi in tempo reale.

Esker Synergy AI opera come un motore trasversale al processo S2P, capace di estrarre e analizzare dati da preventivi, ordini e fatture, smistando automaticamente informazioni e attività secondo le regole aziendali . Questo riduce la necessità di interventi manuali e assicura che informazioni sui fornitori, documenti e transazioni siano gestiti con maggiore coerenza e velocità.

Inoltre, dashboard intuitive e KPI aggiornati in tempo reale supportano il processo decisionale, aiutando CFO, CPO e responsabili operativi a prendere decisioni informate basate su dati consolidati e non su percezioni frammentate.

Questa connettività end-to-end migliora la gestione dei rischi: l’azienda può essere più proattiva nel prevenire ritardi, individuare colli di bottiglia, controllare lo spend e assicurare la conformità alle policy interne e ai requisiti di legge. La maggiore automazione libera inoltre tempo per attività ad alto valore, come le valutazioni delle prestazioni dei fornitori o l’ottimizzazione delle strategie di categoria.

Verso una gestione fornitori più resiliente: AI, integrazione e collaborazione come leve di crescita

La trasformazione della gestione fornitori non è più una scelta tattica, ma un passaggio fondamentale per garantire continuità operativa, ridurre i rischi e sostenere la crescita dell’azienda.

In un ecosistema sempre più dinamico, l’AI rappresenta uno strumento decisivo per migliorare la qualità dei dati, rendere più efficace la selezione dei fornitori e ottimizzare l’intero Source-to-Pay.

Le imprese che adottano piattaforme intelligenti riescono a superare la frammentazione tecnologica, ad avere finalmente una visione unificata delle informazioni sui fornitori e a costruire relazioni più solide e collaborative.

L’AI non sostituisce la competenza dei team Finance & Procurement: la potenzia, liberandoli da attività ripetitive e permettendo loro di concentrarsi sul valore strategico, come le valutazioni delle prestazioni o la definizione di nuove opportunità negoziali.

Per i CFO e i CPO, investire in un software gestione fornitori basato sull’AI significa dotarsi di un modello operativo più agile, capace di reagire rapidamente ai cambiamenti e di supportare un processo decisionale informato, continuo e orientato alla resilienza. È un passo necessario per garantire che l’azienda possa crescere con un approccio integrato e realmente collaborativo.