Ciclo passivo: perché automatizzarlo?

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Il ciclo passivo è la colonna portante che sostiene ogni azienda.

Questo processo garantisce che tutto, dai pagamenti ai fornitori alla gestione delle fatture, funzioni come un orologio svizzero.

Ma perché è fondamentale? E come può la sua ottimizzazione trasformare non solo la gestione finanziaria, ma migliorare la salute aziendale? In questo articolo spieghiamo cos’è il ciclo passivo e perché le nuove tecnologie di intelligenza artificiale e automazione siano sempre più necessarie per gestirlo.

Scoprirai come, una volta ottimizzato, il ciclo passivo possa portare a un incremento dell'efficienza, una riduzione degli sprechi e, in definitiva, alla crescita e al successo.

Cos'è il ciclo passivo?

Il ciclo passivo, conosciuto anche come Source-to-Pay, rappresenta una serie di processi che regolano l'acquisto di beni e servizi e il loro pagamento. È un viaggio che inizia con l'identificazione del bisogno di un prodotto o servizio e culmina con il saldo effettivo al fornitore. Questo percorso, tuttavia, è tutt'altro che lineare o semplice.

Nella sua essenza, il ciclo passivo aziendale richiede coordinazione, precisione e un occhio attento ai dettagli, e si divide in cinque grandi processi.

• Valutazione e selezione dei fornitori.
• Negoziazione di termini e condizioni.
• Emissione di ordini di acquisto.
• Ricezione e verifica delle merci o dei servizi.
• Gestione della fatturazione e dei pagamenti (contabilità passiva).

Ogni passaggio deve essere eseguito con la massima efficienza per garantire che l'azienda acquisisca ciò di cui ha bisogno al momento giusto e al prezzo migliore, ma lo faccia in modo da sostenere la liquidità, la stabilità finanziaria e le relazioni con i partner commerciali.

Differenze tra ciclo attivo e ciclo passivo

Il ciclo attivo e il ciclo passivo rappresentano i due poli fondamentali delle finanze aziendali. Da una parte, il ciclo attivo genera il fatturato attivo tramite la vendita di prodotti o servizi e la riscossione delle somme dovute. Dall'altra, il processo del ciclo passivo riguarda il fatturato passivo, ovvero le spese per l'acquisto di beni e servizi e i pagamenti ai fornitori.

Ciclo attivo e passivo sono interdipendenti: un robusto fatturato attivo finanzia la crescita aziendale, mentre un efficace gestione del fatturato passivo ottimizza le spese operative. Insieme, influenzano la liquidità, la capacità di investimento e la salute finanziaria complessiva dell'azienda.

Per approfondire il ruolo e le strategie del ciclo attivo, ti invitiamo a consultare il nostro articolo dedicato, che esplora come massimizzare le entrate e il loro impatto sulla gestione finanziaria aziendale.

Il ciclo attivo e sei suggerimenti per ottimizzarlo

Automazione e innovazione nel ciclo passivo

Nell'era digitale il ciclo passivo assume un significato ancora più profondo. Con l'avvento delle tecnologie di automazione e dell'intelligenza artificiale, le aziende hanno l'opportunità di trasformare questo processo essenziale in un vero e proprio motore di efficienza e innovazione.

L'automazione porta alla riduzione degli errori umani, l'intelligenza artificiale offre analisi predittive e insight strategici e, insieme, queste tecnologie portano a un significativo risparmio di tempo e costi, oltre a migliorare le relazioni con i fornitori.

Questo processo è molto più di una semplice questione contabile. È un elemento chiave nella strategia aziendale che, se gestito bene, può influenzare in positivo ogni aspetto dell'organizzazione, dalla produttività alla redditività.

Vantaggi dell'automazione nel ciclo passivo

L'automazione riduce il tempo e gli sforzi necessari per gestire le transazioni e le riconciliazioni. Con sistemi automatizzati, le attività ripetitive come l'elaborazione delle fatture, la verifica dei documenti e la registrazione delle transazioni diventano più rapide, accurate e prive di errori. Ma non solo: l'efficienza aumenta e il personale contabile viene liberato da compiti ripetitivi, per concentrarsi su attività di maggiore valore strategico.

Vediamo come l’automazione può aiutare nelle varie fasi del ciclo passivo.

• Valutazione e selezione dei fornitori: le soluzioni digitali facilitano la valutazione dei fornitori grazie ad analisi avanzate e algoritmi intelligenti. Questo permette alle aziende di selezionare partner commerciali in base a dati di performance storici, assicurando scelte più informate e strategiche.
• Negoziazione di termini e condizioni: la negoziazione e la gestione dei contratti diventa più efficiente. Con soluzioni basate su piattaforme cloud si possono archiviare e monitorare termini e condizioni, per migliorare la tracciabilità e l'accessibilità delle informazioni contrattuali.
• Emissione di ordini di acquisto: quando si automatizza la compilazione degli ordini, i tempi di elaborazione e gli errori diminuiscono, e otteniamo un flusso di lavoro più fluido e affidabile.
• Ricezione e verifica di merci o servizi: l’automazione ottimizza il controllo delle merci e dei servizi ricevuti, e confronta in modo automatico gli ordini di acquisto con le consegne. Questo processo garantisce un'elevata conformità e un significativo risparmio di tempo nelle operazioni di verifica.
• Gestione della fatturazione e dei pagamenti: la gestione delle fatture e dei pagamenti è più efficace perché le fatture possono essere elaborate, controllate e pagate con maggiore efficienza, per migliorare i tempi di pagamento e ridurre il rischio di errori contabili.

Impatto dell'intelligenza artificiale e RPA nel ciclo passivo

L'integrazione dell'intelligenza artificiale e della Robotic Process Automation (RPA) nel ciclo passivo porta l'automazione a un livello superiore.

L'AI può analizzare grandi volumi di dati, prevedere tendenze e fornire insight che possono migliorare il decision-making e la gestione dei rischi. Ad esempio, può anticipare problemi di liquidità o identificare opportunità di risparmio con i fornitori.

La RPA, invece, aiuta a gestire le attività di routine in modo più efficace e coerente. Per esempio, può automatizzare il processo di confronto tra ordini di acquisto, fatture e ricevute, così da eliminare la necessità di un controllo manuale e ridurre il rischio di discrepanze.

Usate insieme, AI e RPA trasformano fatturazione elettronica e ciclo passivo in un processo più snello, trasparente e controllato, per consentire alle aziende di rispondere meglio alle esigenze del mercato e ottenere il massimo rendimento dalle proprie strategie finanziarie.

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L'automazione del ciclo passivo è essenziale per la competitività e l'efficienza aziendale. Le nostre soluzioni digitali integrano l’intelligenza artificiale di Esker Synergy AI, una rete neurale proprietaria, per rendere la gestione delle fatture e dei pagamenti più veloce, accurata e trasparente.

Con la digitalizzazione, le aziende trasformano i loro processi di fatturazione nel ciclo passivo, grazie ad una suite di strumenti avanzati che convertono i dati in decisioni strategiche.

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