La strategia per ottimizzare la gestione del credito
Hai bisogno di una strategia per ottimizzare la gestione del credito. Così come hai impostato una strategia legale, una di marketing e una per la scelta dei fornitori.
Il motivo è semplice: il credito che circola nella tua azienda è direttamente proporzionale alla salute dell’impresa e alla sua capacità di investimento.
Prima di preparare la strategia per ottimizzare la gestione del credito – ovvero l’attività di credit collection – nella tua azienda, organizza un meeting con il tuo team e rispondi a queste domande.
- Abbiamo delle procedure standardizzate per la gestione del credito?
- Le condizioni per le tempistiche dei pagamenti sono aggiornate?
- I nostri clienti seguono le procedure o sfuggono al controllo?
- Con quali criteri stabiliamo la concessione dei crediti?
- Abbiamo segmentato il portafoglio clienti?
- Abbiamo definito le strategie di incasso?
- Qual è l’attuale DSO?
Sì, sono domande scomode, ma importanti per capire con quale metodo organizzi la gestione del credito e in che modo puoi ottimizzarla.
INDICE DEGLI ARGOMENTI
Chi si occupa di ottimizzare la gestione del credito?
Le aziende che funzionano bene e hanno un DSO ridotto o pari a zero sono quelle in grado di diffondere la cultura sulla gestione del credito a tutti i collaboratori.
Sotto l’etichetta più generica di credit & collection management sono comprese più mansioni: la gestione dei rapporti con i clienti, l’emissione delle fatture, il controllo dei pagamenti, la presa in carico degli insoluti, il processo (difficile) di recupero dei crediti.
La figura intorno alla quale ruotano tutti questi processi è il credit manager, colui o colei che hanno l’arduo compito di ottimizzare la gestione del credito per assicurare liquidità all’azienda e creare un ecosistema sano e durevole.
Cerca di concepire questo ruolo con la massima flessibilità: i collaboratori di un’azienda non lavorano più in compartimenti stagni, ma sono in contatto nella quotidianità con tutte le persone presenti all’interno di un’impresa e dialogano tanto con i vertici quanto con la logistica per comprendere i flussi aziendali e conoscere i movimenti all’esterno e all’interno dell’impresa.
Il o la credit manager ha l’arduo compito di impostare la strategia per ottimizzare la gestione del credito con la collaborazione dell’ufficio amministrativo, del team di customer care e del reparto finance.
In sintesi, il/la credit manager della tua azienda si occupa di:
- definire i processi di credit collection e stabilire le procedure interne per la loro gestione;
- monitorare le attività di concessione del credito quando viene richiesto,
- rendere fluida la comunicazione tra i reparti,
- azzerare o minimizzare i ritardi dei pagamenti,
- controllare le tempistiche degli incassi.
Una strategia per ottimizzare la gestione del credito è efficace quando previene i problemi – non solo quando li risolve -, legati alla liquidità aziendale: per questo il/la credit manager ha una visione panoramica su tutto il processo ed è sempre aggiornato/a su quello che accade in azienda.
L’attività di collection è delicata: mantenere ottimi rapporti con le banche, le assicurazioni e gli stakeholder costituisce un fattore di sicurezza in più per tamponare eventuali situazioni di emergenza causate da crisi improvvise o eventi inattesi.
Definire le linee guida per ottimizzare la gestione del credito
Prepara un documento scritto che contenga le linee guida e definisca i passaggi per implementare la strategia di gestione del credito. Hai bisogno di mettere nero su bianco le policy strategiche per ottenere subito tre benefici:
- rendere concrete le tue idee sull’ottimizzazione della gestione del credito,
- condividere con facilità i processi con tutti i collaboratori,
- avere un documento ufficiale sulla collection.
Il piano di azione deve essere in linea con gli obiettivi, i valori e il purpose aziendali, oltre a rispettare le esigenze pratiche e il budget a disposizione da investire in quest’attività.
Il documento dovrebbe contenere le risposte alle domande che ti abbiamo posto all’inizio dell’articolo: procedure standard, condizioni e modalità di pagamento, processi di gestione degli incassi, DSO massimo consentito, lista dei clienti che richiede il credito con maggiore frequenza.
Certo, la policy non è statica, ma evolve nel tempo in base alle mutevoli esigenze della tua azienda e dei clienti, per questo è un documento che dovrai aggiornare con costanza e condividere ogni volta con i collaboratori.
Avere una strategia per ottimizzare la gestione del credito è utile anche nel caso in cui l’impresa affronti in futuro una fusione, un’espansione o una crisi economica: la gestione del credito deve diventare un asset aziendale come lo sono i contratti e le fatture elettroniche.
Una politica chiara, comprensibile e condivisa della gestione del credito porta subito diversi benefici:
- aumenta l'efficienza del processo di gestione del credito e garantisce l'intero ciclo O2C;
- assicura che tutti i clienti seguano lo stesso processo standardizzato;
- regolamenta le decisioni relative al credito e alle riscossioni.
Condividi le linee guida per la gestione del credito con il team order-to-cash (O2C): tutte le persone che sono a contatto con i clienti devono (non dovrebbero, devono) conoscere le politiche aziendali per comunicare in modo corretto ai clienti e non generare confusione sulle opportunità di richiesta di credito.
Lo sviluppo di una strategia coerente trasmette un'immagine professionale, migliora le relazioni con i clienti e aumenta le probabilità di essere pagati per tempo.
Sette suggerimenti tecnici per ottimizzare la gestione del credito
Ottimizzare la gestione del credito è un’attività che richiede tempo e risorse: per definire la tua strategia hai bisogno di supporto.
Oltre a coinvolgere tutto il team, scegli di implementare in azienda una soluzione di automazione del processo O2C per velocizzare la gestione degli incassi ed eliminare alcune attività manuali dai processi lavorativi.
Il team di customer service ha la necessità di dedicare anima e corpo ai clienti senza perdere tempo in attività dallo scarso valore.
In questo contesto, l’intelligenza artificiale e l’automazione vengono in tuo aiuto: utilizzare in modo corretto le tecnologie ti permette di svecchiare i processi aziendali e gestire l’attività di collection con efficienza.
1. Definisci i KPI
Utilizza dashboard dedicate per ottenere in tempo reale le metriche di AR: avere visibilità significa migliorare il monitoraggio delle prestazioni, conoscere meglio i clienti e acquisire consapevolezza sulle politiche di credito.
2. Automatizza le attività a basso valore
In azienda ce ne sono tantissime: l'invio di e-mail di promemoria per i pagamenti, l’immissione manuale dei dati, l’invio delle fatture. Snellisci i processi lunghi e costosi, come la gestione del credito per i nuovi clienti. Questo passaggio permette ai collaboratori di concentrarsi sugli scenari più scomplessi, garantisce un follow-up tempestivo e ottimizza il flusso di cassa.
3. Centralizza la gestione dei dati
Usa uno strumento dedicato alla gestione del credito per avere in un solo luogo digitale tutte le informazioni pertinenti sui clienti, compresi i dati di credito di terzi.
L’obiettivo è avere tutte i dati su una sola interfaccia per poter prendere decisioni informate in modo rapido ed efficiente.
4. Implementa i moduli di richiesta di credito digitali
Sono modelli personalizzabili, ideali per gestire l'intero processo di onboarding in modo rapido ed evitare un data entry manuale da parte del team interno.
5. Fai un’analisi predittiva
Anticipa il comportamento dei clienti con l'analisi predittiva per adottare un approccio proattivo e prendere decisioni appropriate sui processi di incasso. Le soluzioni di AI utilizzano i dati storici per
valutare e monitorare i modelli di pagamento, fornire le scadenze, determinare il livello di rischio e dare priorità alle attività urgenti.
6. Opta per una piattaforma cloud sicura
I sistemi basati su cloud ti permettono di avere accesso alle informazioni in qualsiasi momento e luogo: a prescindere dai cambiamenti organizzativi, il tuo team sarà sempre connesso.
7. Adotta uno strumento di collaborazione
Migliora la comunicazione e la collaborazione del team con strumenti digitali per facilitare la risoluzione delle controversie, la gestione delle escalation e i flussi di approvazione.
Per ottimizzare la gestione del credito, chiedi aiuto a Esker
È possibile definire una strategia efficace per la gestione del credito con soluzioni dedicate di Credit Management e Collections Management. In Esker abbiamo una suite completa pensata per la gestione dell’account receivable: utilizziamo la tecnologia AI per rimuovere gli ostacoli più comuni che impediscono alle aziende di riscuotere i crediti in modo tempestivo. Il valore aggiunto di questi strumenti, oltre alla praticità e semplicità di utilizzo, risiede nell’opportunità di definire una strategia per ottimizzare la gestione del credito valida, efficiente e concreta che diventa un asset aziendale e dona valore al tuo business.
Mitiga il rischio di credito
passando al digitale
Ottimizzare la gestione del credito - Domande frequenti
Cosa si intende per gestione del credito?
La gestione del credito, in ambito aziendale, si riferisce al processo sistematico di monitoraggio e regolamentazione dei crediti concessi ai clienti, assicurando il rispetto delle scadenze di pagamento e riducendo il rischio di insolvenza. Implementare una solida gestione del credito è fondamentale per garantire la stabilità finanziaria e la crescita sostenibile dell'impresa.
Perché il credito è importante per le aziende?
Il credito assume un'importanza cruciale per il successo delle imprese poiché agevola le transazioni commerciali e mantiene una corretta gestione dei flussi di cassa. Offrire condizioni di credito vantaggiose ai clienti può rafforzare la fiducia e la lealtà nei confronti dell'azienda, migliorare le relazioni a lungo termine e favorire l'espansione dell'attività. Tuttavia, una cattiva gestione del credito può comportare ritardi nei pagamenti, difficoltà finanziarie e potenziali perdite economiche per l'organizzazione.
Chi è il credit manager in un'azienda?
Il responsabile della gestione del credito, o credit manager, è la figura chiave all'interno di un'organizzazione che si occupa di supervisionare e coordinare le strategie relative al credito. Il suo compito principale è quello di definire e implementare una politica di gestione del credito efficace, collaborando con i diversi dipartimenti aziendali e monitorando costantemente le procedure, i termini di pagamento, il comportamento dei clienti e le strategie di recupero crediti. In questo modo, il responsabile della gestione del credito contribuisce attivamente al successo finanziario dell'impresa.