Cash application : définition, enjeux et comment sécuriser plus rapidement vos revenus grâce à l’automatisation basée sur l’IA

Dans un contexte de changements rapides et d’incertitude, les équipes de comptabilité clients (Accounts Receivable – AR) jouent un rôle clé pour aider l’entreprise à rester proactive, résiliente et compétitive. Cet article a pour objectif de mettre en lumière un processus AR essentiel — le cash application — et d’expliquer comment des technologies comme l’IA et l’automatisation permettent de s’éloigner des tâches fastidieuses et chronophages, d’améliorer la productivité et la rétention des collaborateurs, et d’accélérer le traitement des paiements.

Voici ce que vous allez découvrir :

• Ce qu’est le processus de cash application et pourquoi il est essentiel
• Les défis liés au cash application manuel
• La valeur ajoutée de l’IA et de l’automatisation pour le processus, les équipes AR et l’entreprise
• Le rôle d’Esker dans le cash application basé sur l’IA et des cas d’usage concrets

Vue d’ensemble du processus de cash application

Lorsqu’une transaction B2B a lieu, les biens ou services sont généralement achetés à crédit. Une facture est alors émise, servant de document de référence pour le paiement. Une fois que l’entreprise cliente reçoit la facture et transmet le paiement ainsi que l’avis de paiement, le processus de cash application peut commencer.

Le cash application correspond à l’affectation d’un paiement client reçu au bon compte client et aux factures correspondantes. Cette tâche est réalisée par les membres de l’équipe AR — le plus souvent un spécialiste du cash application — qui s’appuient sur l’avis de paiement pour identifier les factures réglées avec les fonds reçus.

Ce processus AR critique, qui consiste à vérifier les informations de paiement (montant, compte client, etc.), à les enregistrer et à affecter les règlements, permet aux entreprises de maintenir des données financières à jour et fiables tout en optimisant la gestion de la trésorerie. Tant qu’un paiement n’est pas vérifié, il ne peut pas être utilisé pour financer l’activité — salaires, investissements, distribution des bénéfices, etc. Plus le paiement est affecté rapidement, mieux c’est.

Examinons maintenant plus en détail le processus de cash application, étape par étape, ainsi que les zones de friction les plus fréquentes pour les équipes comptables.

Cash application : un processus clé en 3 étapes

Chaque entreprise applique son propre processus de cash application, souvent défini par les contrôles internes mis en place par les responsables financiers. Toutefois, les trois étapes suivantes sont communes à tous les workflows de cash application :

1. Centralisation des avis de paiement. 

   Un avis de paiement est un document indiquant au spécialiste du cash application à quelles factures clients correspond le paiement reçu. Il contient généralement des informations telles que les dates, les numéros de facture, les montants payés par facture et d’autres éléments pertinents (escomptes clients, par exemple).
   
   Les avis de paiement sont le plus souvent envoyés par e-mail, EDI ou via un portail fournisseurs, tandis que les paiements peuvent être effectués par chèque, virement ACH, carte bancaire ou prélèvement automatique (SEPA, etc.).
   
   Les avis de paiement n’accompagnent pas toujours les paiements via le même canal. Le spécialiste du cash application doit donc rassembler ces informations provenant de sources multiples et les rapprocher du paiement une fois celui-ci crédité, ce qui peut s’avérer complexe et chronophage.
    

2. Rapprochement des factures et gestion des écarts

   Une fois le paiement reçu, le spécialiste du cash application rapproche le règlement des factures et avoirs ouverts — un exercice souvent long et fastidieux, même lorsque l’avis de paiement est disponible. Un paiement peut, par exemple, concerner plusieurs factures.
   
   De plus, des situations telles que les paiements partiels, les escomptes clients ou les incohérences liées aux commandes peuvent générer des écarts entre le montant payé et le montant dû. L’équipe AR doit alors analyser la situation afin de garantir une affectation correcte et une résolution rapide.
    

3. Comptabilisation du paiement dans l’ERP

   Une fois toutes les vérifications effectuées, le paiement peut être comptabilisé dans l’ERP de l’entreprise, clôturant officiellement les créances ouvertes. Réaliser cette étape manuellement — ce qui reste fréquent dans de nombreuses équipes AR — augmente fortement les risques d’erreurs humaines et d’inefficacités.

Les principaux freins à l’efficacité du cash application

En théorie, le processus décrit semble simple. En pratique, il mobilise souvent un temps et des efforts considérables pour les spécialistes du cash application. Sans solution centralisée et intégrée, les opérations quotidiennes sont majoritairement manuelles, ce qui limite la rapidité, l’efficacité et la visibilité, tout en augmentant les coûts globaux de la fonction AR. Parmi les principaux obstacles :

• Rapprochement manuel des avis de paiements et des paiements

  Les avis de paiements envoyés par e-mail, EDI ou via des portails fournisseurs doivent être rapprochés de paiements électroniques provenant de multiples sources et formats. Cette diversité engendre des erreurs et nécessite un effort manuel important, réduisant la productivité quotidienne des équipes AR et la performance globale.

• Rapprochement manuel des factures et gestion des exceptions

  Après avoir associé un paiement à son avis de paiement, les spécialistes doivent rapprocher les factures et avoirs mentionnés avec les créances ouvertes. En cas d’informations manquantes ou incorrectes — ou d’absence totale d’avis de paiement — les paiements sont souvent affectés au niveau du compte client plutôt qu’à chaque facture, ce qui complique le suivi. Les équipes doivent alors contacter les clients pour obtenir ou valider les informations manquantes.

• Identification des paiements partiels et comptabilisation dans l’ERP

  Les paiements partiels peuvent être dus à des erreurs, des escomptes pour paiement anticipé, des promotions commerciales, des litiges ou des problèmes de traitement bancaire. Identifier ces situations et faire correspondre les motifs fournis par le client avec les codes utilisés dans l’ERP reste une tâche manuelle chronophage.

• Coûts et efforts liés aux services de lockbox

  Les services de lockbox, proposés par les banques pour le traitement sécurisé des chèques, génèrent des coûts supplémentaires (facturation à la saisie) et nécessitent souvent des corrections manuelles par les équipes AR en cas d’erreurs ou de données incomplètes.

L’ensemble de ces problématiques a un impact au-delà du cash application, affectant des processus clés comme la gestion du crédit et le recouvrement. Par exemple, si un paiement est reçu mais non affecté le jour même, les équipes de recouvrement peuvent envoyer une relance à tort, avec des conséquences négatives sur l’expérience client.

Optimiser le cash application grâce à l’automatisation basée sur l’IA

L’automatisation du cash application simplifie le rapprochement des paiements entrants et réduit fortement les tâches manuelles. Les équipes AR bénéficient ainsi de :

• Une centralisation des informations de paiement
• Une affectation plus rapide et plus fiable des paiements
• Une meilleure visibilité sur les créances et la trésorerie
• Une productivité accrue et une meilleure satisfaction au travail
• Des audits et un suivi simplifiés
• Une optimisation des processus de crédit et de recouvrement
• L’approbation automatique des escomptes selon des seuils prédéfinis
• Une collaboration renforcée avec les clients et les équipes internes

Fonctionnement : Esker Cash Application

Esker propose une solution complète pour automatiser chaque étape du cash application — de la capture des avis de paiement jusqu’au rapprochement des factures dans l’ERP — tout en optimisant les processus en aval comme le crédit, le recouvrement et la gestion des litiges.

Gestion simplifiée des avis de paiement

• E-mails : Esker Synergy AI utilise des technologies avancées (deep learning, machine learning, traitement du langage naturel) pour extraire automatiquement les données des e-mails et pièces jointes, quel que soit le format ou la langue.
• Chèques : Les informations issues des chèques et avis de paiement sont automatiquement extraites, permettant d’identifier les factures et les références de déductions.
• Portails clients : La solution peut récupérer les avis de paiement hébergés sur des portails et en extraire les données nécessaires pour une comptabilisation automatique.

Rapprochement des factures assisté par l’IA

Des algorithmes intégrés permettent de rapprocher les factures aux paiements à partir des numéros de facture, bons de commande, etc. L’IA est capable de reconstituer des références partielles et de suggérer des combinaisons de factures, même en l’absence d’avis de paiement.

Outils intégrés et collaboratifs

Intégrée à une suite AR complète, la solution Esker offre des mises à jour en temps réel, la création de litiges, des outils de communication intégrés et des tableaux de bord personnalisables pour piloter la performance et l’automatisation.

Autres fonctionnalités incluses :

• Interface intuitive : recyclage des paiements (comptes d'attente), suggestions de lettrage, recherche avancée et apurement par antériorité.
• Intégration ERP fluide : rapprochement en temps réel des paiements lettrés avec votre système comptable.
• Tableaux de bord et rapports : vues personnalisables, analyses de performance et tendances AR pour une amélioration continue.

Étude de cas : Fletcher Steel

About Fletcher Steel

Fletcher Building est un acteur majeur des matériaux de construction et de la distribution en Nouvelle-Zélande, en Australie et dans le Pacifique. Fletcher Steel est sa division spécialisée dans la distribution d’acier.

Défis

Avec 200 à 1 000 transactions quotidiennes, Fletcher Steel faisait face à de nombreux paiements non affectés en raison d’avis de paiement manquants et d’un traitement manuel complexe, impactant la productivité et la fiabilité des comptes clients.

Solution

Esker Cash Application a automatisé le rapprochement des paiements issus de multiples sources. Le temps de traitement d’avis de paiement complexes a été réduit de plusieurs heures à quelques minutes, tout en centralisant les informations et en optimisant les processus de recouvrement.

Résultats obtenus

• Réduction de 30 % des paiements non alloués
• Accélération de 95 % du traitement des avis de paiement
• Réduction de 40 % du temps de traitement
• Libération de ressources pour d’autres tâches
• Amélioration du bien-être des équipes

Pour conclure, l’automatisation du cash application par l’IA rend le processus plus rapide et plus fiable, permettant aux entreprises d’encaisser plus vite, de mieux piloter leur trésorerie et de renforcer leur performance financière globale.
Découvrez ce que la solution Esker Cash Application peut apporter à votre entreprise.
 

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