Klassische EDI-Herausforderungen und ihre Lösungen

Elektronischer Datenaustausch (EDI) ist ein etabliertes Verfahren für den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, Aufträgen oder Lieferscheinen. Dank der Standardisierung und Automatisierung, die im Rahmen von EDI genutzt werden, müsste theoretisch immer alles geräuschlos ablaufen. Die Praxis zeigt jedoch, dass EDI im operativen Tagesgeschäft immer wieder Herausforderungen bereithält, die gelöst werden wollen. In diesem Blog-Artikel blicken wir auf fünf “Klassiker”, die uns bei unseren EDI-Projekten immer wieder begegnet sind.

Herausforderung 1: EDI ist komplex

EDI ist in der Tat ein komplexes Thema, auch für IT-Fachleute, die bisher keine Berührungspunkte mit EDI hatten. Das Dickicht aus Formaten, Standards, Übertragungswegen und anderen Spezifika scheint auf den ersten Blick nahezu undurchdringlich. Eine besonders große Herausforderung stellt diese, vor allem technische, Komplexität für einen Inhouse-Betrieb dar. Hier muss die nötige Expertise vorgehalten werden, um mit den diversen Anforderungen umgehen zu können.

Herausforderung 2: Multiple Anforderungen in der Wertschöpfungskette

Ein großes Risiko für reibungslose, automatisierte Abläufe entsteht, wenn die verschiedenen Systeme sich untereinander nicht so richtig “verstehen”. Das kann beispielsweise passieren, wenn Produkt- oder Materialnummern zwischen den Geschäftspartnern nicht harmonisiert werden oder komplexe Sachverhalte wie Verpackungshierarchien oder gemischte Lieferungen (“Sandwich-Paletten”) abgebildet werden müssen.

Herausforderung 3: EDI-unfähige Geschäftspartner

Nicht wenige Unternehmen setzen auf eine möglichst hohe EDI-Quote, um in zentralen Geschäftsprozessen einen hohen Automatisierungsgrad zu erreichen. Was aber tun, wenn ein Teil der Kunden und/oder Lieferanten EDI nicht einsetzen kann (oder will)? Gerade bei kleineren Geschäftspartnern mit einer geringen Anzahl an Geschäftsdokumenten tritt diese Herausforderung auf. Wie können die Austauschprozesse mit dieser Art Partner dennoch automatisiert werden?

Weitere typische Herausforderungen im EDI-Betrieb

Die drei genannten Herausforderungen sind lediglich exemplarisch. Darüber hinaus bestehen noch weitere Herausforderungen, die das EDI-Leben schwer machen. Dazu gehören beispielsweise:

• Hoher Aufwand & hohe Kosten, beispielsweise bei der Implementierung einer Inhouse-Lösung oder für die regelmäßige Aktualisierung der EDI-Software
• Compliance-Anforderungen durch sich ändernde Gesetzgebung, v. a. im Bereich der Rechnungsstellung (Stichwort “E-Invoicing”)
• Wahrung von Datenschutz & Datensicherheit
• Laufende Erhaltung der Expertise durch Schulungen und Weiterbildungen, um auf dem neuesten Stand der Entwicklung zu bleiben

Wie EDI-Herausforderungen gelöst werden

Das Allheilmittel, um alle genannten Herausforderungen auf einmal zu lösen, gibt es nicht, dennoch gibt es Mittel und Wege, um den EDI-Betrieb frei von Stolpersteinen zu halten. Werfen Sie doch einen Blick in unser White Paper “Die fünf größten EDI-Herausforderungen und Ihre Lösungen”: ZUM DOWNLOAD