Frode aziendale: come prevenirla con processi digitali

La frode aziendale è un fenomeno in costante crescita che colpisce organizzazioni di qualsiasi dimensione e settore. Secondo i dati più recenti di Trustpair, il 96% delle aziende ha subito almeno un tentativo di frode nel corso del 2023. Le conseguenze non sono solo economiche: un episodio di frode può compromettere la reputazione, la fiducia di clienti e partner, oltre a mettere sotto pressione i rapporti con investitori e stakeholder.

Che cos’è la frode aziendale?

Quando parliamo di frode aziendale, facciamo riferimento a comportamenti illeciti messi in atto con l’obiettivo di manipolare o sottrarre risorse dell’azienda a vantaggio personale. Le tipologie di frodi aziendali possono includere falsificazioni contabili, appropriazione indebita di beni o denaro, conflitto di interessi, fino ad arrivare ad abusi di ruolo o potere.

Le motivazioni alla base di queste pratiche possono essere diverse: necessità finanziarie personali, opportunismi, oppure vulnerabilità nei controlli interni e nei sistemi di controllo aziendali. La frode è molto più probabile quando il sistema di controllo interno è debole o inesistente.

Le ripercussioni sulle attività aziendali sono immediate:

• perdite economiche dirette,
• deterioramento dell’immagine aziendale,
• calo di fiducia da parte di clienti e partner,
• potenziali sanzioni e responsabilità legali.

Per questo motivo, comprendere come prevenire le frodi aziendali e ridurre il rischio di frodi è essenziale. La prevenzione delle frodi passa dalla formazione continua, dalla costruzione di una solida cultura aziendale e dall’adozione di adeguati sistemi di monitoraggio e controllo.

Tipologie di frodi aziendali: esempi pratici

Durante le attività aziendali esistono diverse tipologie di frodi, che possono avere origine sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione. Comprenderle è fondamentale per ridurre il rischio di frodi e impostare adeguati controlli interni e sistemi di controllo.

Frodi interne

1. Appropriazione indebita
2. Si verifica quando dipendenti o collaboratori sottraggono denaro o beni aziendali, ad esempio effettuando bonifici non autorizzati verso conti personali o alterando il rimborso spese a proprio vantaggio.
3. Manipolazione contabile
4. Consiste nel modificare dati finanziari per nascondere irregolarità, migliorare artificialmente la performance economica o coprire altri casi di frode. Può riguardare registrazioni di costi, ricavi o valutazioni di magazzino.
5. Conflitto di interessi
6. Si manifesta quando un dipendente favorisce decisioni vantaggiose per sé o per terzi, a discapito dell’azienda. Un esempio tipico è l’assegnazione di contratti a fornitori riconducibili a familiari o conoscenti, con prezzi gonfiati o condizioni svantaggiose.

Frodi esterne

1. Cyber fraud e attacchi informatici
2. Hacker e truffatori mirano a sottrarre dati sensibili, credenziali o fondi attraverso tecniche come phishing o malware. Il rischio frode aumenta quando i processi digitali non sono adeguatamente protetti.
3. Frode fornitori (Vendor Fraud)
4. Riguarda fornitori che fatturano beni o servizi non erogati, gonfiano le tariffe o inviano fatture duplicate. In alcuni casi, la frode può nascere anche da frodi interne, quando chi approva le fatture è in conflitto di interessi con il fornitore.
5. Frode tramite dati bancari falsi
6. Falsi fornitori o soggetti che si spacciano per fornitori reali inviano istruzioni di pagamento con coordinate bancarie fraudolente, portando l’azienda a versare fondi a destinatari sconosciuti.

Frodi lato cliente

1. Frode sui rimborsi
2. Accade quando clienti richiedono rimborsi per prodotti non acquistati o danneggiati intenzionalmente, presentando reclami falsi.
3. Frode d’identità
4. L’utilizzo di identità false o rubate per ottenere credito o beni senza intenzione di pagamento. Può essere collegata anche ad attività criminali più ampie.

Questi esempi mostrano chiaramente che le frodi interne e le frodi esterne possono colpire in modo trasversale qualsiasi azienda. Comprendere i differenti scenari è il primo passo per definire come prevenire le frodi aziendali, promuovere una solida cultura aziendale e introdurre formazione continua sui rischi.

L’obiettivo non è solo proteggere gli asset finanziari, ma anche preservare fiducia, reputazione e stabilità operativa nel lungo periodo.

Best practice per prevenire le frodi aziendali

La frode aziendale comporta costi elevati, sia dal punto di vista finanziario che reputazionale. Per questo motivo, definire come prevenire le frodi aziendali è una priorità strategica per ogni organizzazione. Di seguito, alcune best practice fondamentali.

1. Rafforzare l’ambiente di controllo

Il primo passo consiste nel consolidare i controlli interni e definire procedure chiare, con più livelli di approvazione nei processi finanziari e amministrativi. Un efficace sistema di controllo interno riduce notevolmente le possibili frodi legate alla gestione delle risorse.

Accanto ai controlli, è essenziale costruire una solida cultura aziendale basata su integrità e trasparenza. Sensibilizzare costantemente i team sui rischi contribuisce alla prevenzione delle frodi, favorendo un ambiente in cui comportamenti illeciti sono meno probabili.

Infine, è importante monitorare regolarmente le attività aziendali. Audit periodici — interni ed esterni — consentono di individuare vulnerabilità e prevenire le frodi prima che possano generare conseguenze significative.

2. Collaborare con partner sicuri

Nella gestione dei fornitori e partner commerciali, è essenziale selezionare soggetti certificati e con standard di sicurezza adeguati. Un processo strutturato di qualifica e valutazione del fornitore aiuta a ridurre il rischio di frode fornitori, come fatturazioni gonfiate o forniture inesistenti.

L’allineamento tra sistemi — ad esempio la sincronizzazione tra ERP aziendale e sistemi dei fornitori — migliora la tracciabilità e la verifica delle transazioni, limitando la probabilità di rischio frode lungo la supply chain.

La Supplier Management Platform di Esker supporta proprio questa esigenza, offrendo maggiore visibilità, governance e riduzione dei rischi lungo il ciclo Source-to-Pay.

3. Agire rapidamente in caso di frode

Quando viene identificata una frode, la rapidità è essenziale. Occorre:

• isolare immediatamente le transazioni sospette,
• informare le autorità competenti,
• verificare la fonte del problema per evitare ulteriori infiltrazioni.

Ad esempio, in presenza di sospetto cambio fraudolento di coordinate bancarie, è fondamentale bloccare i pagamenti fino alla conferma dei dati corretti.

Collaborare con partner esperti come Esker consente di migliorare la verifica dei dati bancari e limitare i rischi di furti di identità o manomissioni.

4. Adottare soluzioni tecnologiche per la prevenzione

L’adozione di strumenti digitali di risk management è cruciale per garantire continuità e sicurezza. La suite Esker Source-to-Pay permette di:

• digitalizzare e automatizzare l’intero ciclo del fornitore,
• centralizzare dati e contratti,
• ottenere visibilità in tempo reale sulle spese,
• ridurre attività manuali soggette a errore o manipolazione.

I vantaggi della digitalizzazione nella prevenzione delle frodi

La digitalizzazione dei processi non solo rafforza la sicurezza dell’azienda, ma migliora anche l’efficienza complessiva grazie a tre benefici chiave:

• Riduzione del rischio: le soluzioni automatizzate aiutano a ridurre il rischio di frodi, limitando l’errore umano e diminuendo le possibilità di manipolazione fraudolenta.
• Risparmio finanziario: una minore incidenza di frode aziendale si traduce in risparmi significativi, sia in termini diretti che indiretti (gestione, contenzioso, danni reputazionali).
• Conformità normativa: la digitalizzazione facilita l’adeguamento agli standard di compliance e ai requisiti regolatori, rafforzando la fiducia di clienti, portatori d’interesse e partner commerciali.

Inoltre, la digitalizzazione favorisce una migliore collaborazione tra i reparti Finance e Procurement. La centralizzazione dei dati migliora la tracciabilità, mentre una visibilità in tempo reale sulle transazioni consente decisioni più rapide e consapevoli, anche in scenari di possibile frode fornitori.

La Suite Source-to-Pay di Esker supporta proprio questi obiettivi: automatizza processi chiave, introduce sistemi di controllo avanzati e assicura governance continua lungo l’intero ciclo del fornitore.

Verso una protezione antifrode più efficace

Contrastare le frodi — interne o esterne — richiede un approccio proattivo e strutturato. La combinazione tra:

• tecnologie avanzate,
• una solida cultura aziendale improntata all’etica,
• e partnership con fornitori e stakeholder affidabili,

permette di prevenire le frodi aziendali oggi e nel futuro.

La Suite Source-to-Pay di Esker rappresenta una soluzione completa per proteggere, ottimizzare e monitorare i processi finanziari, minimizzando il rischio di frode in ogni fase del ciclo del fornitore.

Guarda ora la demo della Esker Source-to-Pay Suitee scopri come rafforzare la tua protezione antifrode.