Top 6 Procurement KPI: metriche chiave per l'efficienza

Oggi lavorare nel settore dell’approvvigionamento aziendale può sembrare come essere Sisifo che spinge un enorme masso su per la montagna senza mai riuscire a raggiungere la vetta. Ti impegni per ridurre i costi della tua azienda, ma strumenti obsoleti e budget sempre più ridotti ti impediscono di raggiungere i tuoi obiettivi.

Per portare davvero quel masso fino in cima, devi sapere cosa stai facendo bene e cosa invece ostacola i risultati. Comprendere meglio le prestazioni del tuo procurement ti aiuta a individuare le opportunità di riduzione dei costi, ottimizzare i processi di acquisto e, una volta apportate le modifiche, misurare concretamente i tuoi successi.

Vediamo insieme i 6 principali KPI di procurement che evidenziano le aree di inefficienza e ti consentono di migliorare in modo strategico le tue attività.

I 6 KPI di procurement che contano davvero

1. Risparmio sui costi

Il risparmio sui costi è il KPI fondamentale per dimostrare l’impatto del procurement sui risultati economici aziendali. La formula standard per calcolare il risparmio è:

Costo iniziale proposto – costo effettivo = risparmio sui costi.

Ad esempio, se in passato hai pagato 10.000 € all’anno per un prodotto, ma sei riuscito a negoziare il prezzo a 7.000 €, la tua azienda ha ottenuto un risparmio di 3.000 €.

Puoi anche calcolare il risparmio come percentuale:

Risparmio sui costi / costo iniziale proposto = percentuale di risparmio.

Seguendo l’esempio precedente, 3.000 € divisi per 10.000 € corrispondono a un risparmio del 30%.

Il risparmio sui costi può essere misurato in diversi modi, a seconda delle esigenze o delle preferenze della tua organizzazione, ad esempio:

• Confrontando la spesa dell’anno in corso con quella dell’anno precedente.
• Confrontando il prezzo pagato con il prezzo medio di mercato per beni o servizi simili.

Qual è un tasso di risparmio “best-in-class”?

Le aziende di livello mondiale raggiungono un tasso di risparmio di poco superiore al 6%. Inoltre, le organizzazioni con una gestione degli acquisti ottimizzata ottengono quasi il doppio del risparmio rispetto alla media, pur spendendo il 21% in meno per le attività di approvvigionamento aziendale.

2. Spend under management (SUM)

Lo spend under management (SUM) è un indicatore fondamentale per capire quale parte della spesa aziendale segue correttamente le procedure di electronic procurement.

Tutto ciò che viene acquistato al di fuori dei processi di procurement è definito maverick buying. Per calcolare il tuo SUM, basta sottrarre il valore delle spese maverick dalla spesa totale di procurement:

Spesa totale aziendale – maverick spend = SUM.

Ad esempio, se la tua azienda ha speso 50 milioni di euro lo scorso anno, di cui 10 milioni in acquisti fuori processo, il tuo SUM sarà pari a 40 milioni.

Se non conosci il valore del tuo maverick spend, puoi calcolare il SUM anche in percentuale:

Spesa gestita dal procurement / spesa totale aziendale = percentuale SUM.

Se la tua azienda ha speso 50 milioni e il reparto acquisti ha gestito 40 milioni, il tuo SUM sarà dell’80%. Un consiglio: puoi determinare la spesa totale gestita tramite procurement sommando tutte le fatture che corrispondono a un ordine di acquisto approvato.

Qual è una percentuale di SUM “best-in-class”?

Ogni nuovo euro di spesa sotto il controllo del procurement può generare tra il 6% e il 12% di risparmio, secondo Ardent Partners. Quindi, più alto è il SUM, meglio è. In media, le organizzazioni raggiungono un SUM del 57,1%, mentre quelle "world-class" arrivano fino al 91,5%, grazie all'utilizzo di una piattaforma di e-procurement, a una maggiore digitalizzazione dei fornitori (fatturazione elettronica, pagamenti e comunicazioni) e all’adozione di strumenti digitali avanzati in tutta la catena di approvvigionamento.

3. Spend under contract (SUC)

Lo spend under contract (SUC) misura la percentuale della spesa aziendale che passa attraverso contratti con fornitori pre-negoziati e indica dove potrebbero nascondersi opportunità di risparmio non ancora sfruttate.

Per calcolare il SUC, somma il valore totale speso per beni o servizi che rientrano nell’ambito di un contratto con un fornitore e dividi questo importo per la spesa totale aziendale:

Totale SUC / spesa totale aziendale = percentuale SUC.

Qual è una percentuale di SUC “best-in-class”?

L’obiettivo ideale per questo KPI è, naturalmente, raggiungere il 100% di SUC. Più beni e servizi vengono acquistati tramite contratti, maggiori sono i risparmi e più efficiente è il flusso di cassa.

Secondo il report Procurement Metrics That Matter 2024 di Ardent Partners, i team di gestione degli approvvigionamenti di livello mondiale registrano un tasso di conformità ai contratti del 74,9%, rispetto al 59,5% della media. In altre parole, le organizzazioni top sono il 26% più efficaci nel collegare i processi di sourcing e procurement, garantendo che gli utenti acquistino sempre tramite contratti negoziati.

4. Addressable spend gestito dal procurement

Questo indicatore riflette la capacità del reparto procurement di influenzare le categorie chiave e massimizzare il valore derivante dalle attività di sourcing competitivo.

La spesa addressable rappresenta la parte della spesa totale di un’azienda che il team acquisti può potenzialmente gestire o controllare attraverso gare, negoziazioni e contratti. Per calcolare questo KPI, dividi la spesa attualmente gestita dal procurement (detta anche sourced spend) per la spesa addressable totale:

Spesa gestita / spesa addressable = percentuale di addressable spend gestita.

Ad esempio, se una società gestisce 500.000 € di spesa su un totale addressable di 700.000 €, il tasso di addressable spend gestita sarà del 71,4%.

Qual è una percentuale di addressable spend “best-in-class”?

Secondo il report Procurement Metrics That Matter 2024 di Ardent Partners, il team medio di procurement gestisce il 44% della propria spesa addressable, mentre le migliori aziende arrivano al 60%. In un contesto di inflazione crescente, canalizzare una quota maggiore di spesa attraverso contratti negoziati e prezzi competitivi consente di ottenere una riduzione dei costi davvero significativa.

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5. Tempo di ciclo da richiesta a ordine

Un flusso di lavoro interno rapido ed efficiente riduce i ritardi costosi e rafforza l’agilità della gestione della supply chain, quindi un tempo di ciclo da richiesta a ordine breve è sempre preferibile.

Per calcolare questo KPI, prendi la differenza tra la data di invio della richiesta di acquisto (purchase requisition) e la data di generazione del relativo ordine di acquisto (PO). Poi dividi questa differenza per il numero di richieste elaborate nello stesso periodo, ottenendo così il tempo medio del ciclo per richiesta:

(Data di emissione PO – data di richiesta) / numero di richieste elaborate = tempo medio ciclo richiesta-ordine

Suggerimento: utilizza sempre la stessa unità di misura (giorni, ore, ecc.) per risultati coerenti.

Qual è un tempo di ciclo “best-in-class”?

Un tempo di ciclo più veloce è sempre migliore. In un contesto in cui le incertezze della catena di approvvigionamento sono la norma, tempi di ciclo più brevi riducono i ritardi costosi nella ricezione di beni e servizi essenziali. Inoltre, un processo più snello consente al team di concentrarsi su attività a maggiore valore aggiunto, come la costruzione di relazioni più solide con i fornitori, che possono tradursi in prezzi più competitivi e condizioni contrattuali migliori.

Secondo l’American Productivity & Quality Center, le aziende con performance di eccellenza registrano un tempo medio di ciclo richiesta-ordine di 5 ore, mentre quelle con gestione degli acquisti meno efficienti impiegano circa 48 ore — oltre otto volte di più.

6. Costo di elaborazione di un ordine di acquisto

Questo indicatore rivela quanto i tuoi processi siano realmente manuali o automatizzati. Tuttavia, può risultare complesso da calcolare per due motivi principali. In primo luogo, richiede il monitoraggio di un numero maggiore di parametri rispetto ad altri procurement KPI.

In secondo luogo, non esiste un elenco univoco di variabili che determinano il costo di elaborazione di un ordine di acquisto. Alcune aziende includono sia i costi diretti che indiretti, mentre altre considerano solo i costi diretti e il tempo necessario per gestire ogni ordine. In generale, questo KPI tiene conto del tempo totale impiegato e del numero di persone coinvolte, direttamente o indirettamente, in ciascuna fase del processo.

La formula per calcolare il costo medio di elaborazione è:

Costo totale di elaborazione di tutti i PO in un periodo / numero di PO elaborati nello stesso periodo = costo medio per PO.

Suggerimento: considera questi fattori nelle tue analisi:

• Costi di manodopera: stipendi dei dipendenti coinvolti in qualsiasi fase del processo.
• Costi di sistema: licenze, manutenzione e utilizzo del software di procurement.
• Costi cartacei: spese di stampa.
• Costi di comunicazione: telefonate, email e altri canali di scambio informativo.

Qual è un costo “best-in-class” per l’elaborazione di un PO?

L’obiettivo è mantenere questo valore il più basso possibile. Tuttavia, poiché i costi possono variare a seconda del settore, della dimensione aziendale o del livello di automazione, non esiste un valore universale. Il Center for Advanced Procurement Strategy stima un costo medio di 527 dollari per PO, ma questo dato potrebbe non essere realistico per la tua azienda. Il metodo migliore consiste nel confrontare i tuoi risultati con quelli di realtà simili per settore, fatturato e numero di dipendenti.

Se le tue performance in queste sei aree possono migliorare — o se non hai ancora piena visibilità sui risultati — l’automazione basata su AI offre gli strumenti e la visibilità necessari per ottimizzare le attività di gestione degli approvvigionamenti e incrementare l’efficienza complessiva.

Perché l’automazione del procurement è un moltiplicatore di performance

Se gli sforzi attuali nel tuo approvvigionamento aziendale non stanno producendo i risultati desiderati, l’automazione basata su AI può fare la differenza. Eliminando le attività manuali che fanno perdere tempo e riducendo gli errori correlati, accelerando i processi di approvazione e aumentando la trasparenza, l’automazione del procurement consente al tuo team di concentrarsi su attività strategiche a maggior valore, prendere decisioni basate sui dati e ridurre i costi operativi.

L’automazione intelligente migliora i risultati del procurement attraverso:

• L’ottimizzazione del processo di onboarding dei fornitori per garantire transazioni rapide e senza interruzioni.
• Un’esperienza d’acquisto fluida per i dipendenti che scoraggia gli acquisti non autorizzati (maverick spend).
• Una visibilità completa sulle performance di gestione degli approvvigionamenti, con analisi dettagliate.
• Il supporto alla category management, raggruppando beni e servizi simili per ottimizzare le decisioni di acquisto.
• L’uso di cataloghi digitali per i beni e servizi con i maggiori volumi d’ordine per facilitare la creazione di nuove richieste.
• La creazione automatica degli ordini di acquisto a partire dalle richieste approvate.
• La riduzione del numero di approvatori, l’automazione del workflow di approvazione e una maggiore visibilità su eventuali colli di bottiglia.
• L’eliminazione dell’inserimento manuale dei dati, con un software che compila automaticamente i campi con le informazioni corrette.
• Il routing automatico dei PO ai corretti approvatori per garantire un flusso costante del processo.
• L’invio elettronico diretto degli ordini ai fornitori tramite la piattaforma di e-procurement.

E questi sono solo alcuni esempi di come l’automazione possa potenziare l’intero ciclo di gestione della catena di approvvigionamento.

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