Strategic Sourcing: hai il controllo sui tuoi acquisti?

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Per anni, il procurement è stato considerato una funzione operativa: trovare i fornitori, negoziare prezzi, chiudere contratti. Ma in un mondo in cui le supply chain sono sempre più instabili e i costi fuori controllo, limitarsi a cercare il prezzo più basso non basta più. Le aziende che non adottano una strategia di sourcing strategico rischiano di perdere denaro senza nemmeno rendersene conto.

In questo articolo vedremo:

• Perché il tradizionale approvvigionamento non funziona più.
• Come lo Strategic Sourcing può migliorare la redditività.
• Quali sono i passi chiave per implementarlo con successo.
• Il ruolo dell’automazione nel semplificare i processi e ridurre i costi.

Se pensi che il procurement sia solo una questione di negoziazione e risparmio, preparati a cambiare prospettiva.

Che cos'è lo strategic sourcing?

Per capire l’importanza dello Strategic Sourcing, dobbiamo prima distinguere tra acquisti tattici e strategici. Molte aziende si limitano a cercare il miglior prezzo disponibile per prodotti o servizi, senza considerare fattori più ampi come qualità, tempi di consegna o stabilità del fornitore.

Questo approccio, basato su decisioni a breve termine, espone l’azienda a rischi imprevisti: ritardi nelle consegne, variazioni dei prezzi delle materie prime, difficoltà nel trovare alternative affidabili. Una gestione efficace del vendor rating può aiutare a ridurre questi rischi, assicurando un'analisi oggettiva delle performance dei fornitori e una selezione più strategica degli stessi

Lo Strategic Sourcing, invece, è un processo di approvvigionamento strutturato e continuo, che mira a ottimizzare la catena di fornitura attraverso analisi di mercato approfondite, valutazioni dei fornitori e strategie mirate per garantire efficienza e riduzione dei costi. Inoltre, le aziende che adottano programmi di gestione continua dei costi raggiungono in media il 62% dei loro obiettivi di risparmio, rispetto al 43% di quelle con approcci ad hoc.

Le aziende che adottano questo approccio non si affidano al primo fornitore disponibile, ma valutano attentamente i potenziali fornitori, analizzano il total cost of ownership e costruiscono relazioni di lungo termine basate su fiducia e performance misurabili.

Strategic Sourcing vs. approvvigionamento tradizionale: dove sta la differenza?

Molte aziende continuano a gestire gli acquisti con un approccio tradizionale, cercando il miglior prezzo nel momento del bisogno e limitandosi a negoziare transazione per transazione. Questo metodo può sembrare efficace nel breve periodo, ma è altamente inefficiente sul lungo termine.

Senza una visione strategica, il procurement diventa reattivo anziché proattivo, lasciando l’azienda esposta a fluttuazioni di mercato, fornitori inaffidabili e interruzioni nella catena di fornitura. Non a caso, il 62% delle aziende considera la mitigazione del rischio una priorità assoluta per il 2025, a causa delle tensioni geopolitiche e delle instabilità economiche.

Lo Strategic Sourcing, invece, è un processo strutturato che si basa su una visione di lungo periodo. Ecco le principali differenze rispetto all’approvvigionamento tradizionale:

• Obiettivo: mentre l’approvvigionamento tradizionale punta a chiudere l’acquisto al prezzo più basso disponibile, lo Strategic Sourcing mira a ottimizzare i costi nel tempo, considerando il total cost of ownership e la qualità complessiva del fornitore.
• Approccio: nel modello tradizionale, i fornitori sono visti come semplici venditori di prodotti o servizi; nello Strategic Sourcing, invece, si sviluppano relazioni con i fornitori per garantire stabilità e continuità operativa.
• Processo: il procurement tradizionale è spesso frammentato e poco strutturato, mentre il strategic sourcing process segue passaggi chiari, dalla valutazione dei potenziali fornitori all’ottimizzazione dei contratti.
• Gestione del rischio: un approvvigionamento basato sul prezzo più basso può portare a imprevisti e costi nascosti. Con lo Strategic Sourcing, invece, si utilizzano strumenti come la Request for Proposal (RFP) e la Request for Information (RFI) per selezionare i migliori fornitori e ridurre le incertezze.

I vantaggi dello Strategic Sourcing

Perché sempre più aziende stanno abbandonando il Procurement tradizionale in favore dello Strategic Sourcing? La risposta è semplice: riduzione dei costi, maggiore efficienza e minori rischi.

Adottare una strategia di sourcing strategico significa guardare oltre il prezzo immediato e valutare l’impatto complessivo di una scelta di fornitura. I principali vantaggi includono:

• Risparmio sui costi – Grazie a un’analisi approfondita delle esigenze aziendali e delle condizioni di mercato, è possibile negoziare prezzi più vantaggiosi e ottimizzare i processi di approvvigionamento, riducendo sprechi e inefficienze.
• Migliore gestione del rischio – Selezionare i fornitori con strumenti come la Request for Proposal (RFP) e la Request for Information (RFI) permette di valutare non solo il prezzo, ma anche la solidità finanziaria, l’affidabilità e la conformità normativa dei potenziali fornitori.
• Relazioni di lungo termine con i fornitori – Lo Strategic Sourcing punta a costruire partnership solide, favorendo la stabilità delle forniture e garantendo qualità costante nei prodotti o servizi acquistati.
• Ottimizzazione della supply chain – Attraverso un'analisi strutturata e dati concreti, le aziende possono sviluppare una strategia di sourcing che migliori l’intero supply chain management, assicurando flussi operativi più fluidi e prevedibili.
• Maggiore allineamento con gli obiettivi aziendali – Integrare il Total Cost of Ownership (TCO) nelle strategie di sourcing può aumentare la redditività aziendale a lungo termine del 10-20%

I passi fondamentali dello Strategic Sourcing

Il concetto di Strategic Sourcing è stato formalizzato dal business writer giapponese Toshihiro Nishiguchi nel 1994, identificando otto fasi chiave, tra cui l'analisi della spesa, la valutazione del mercato, il total cost of ownership e il monitoraggio continuo. Questo modello ha influenzato gli approcci moderni, oggi strutturati in 4 o 7 fasi a seconda della complessità aziendale.

• Approccio a 4 fasi – Più snello e pratico, adatto a imprese con esigenze immediate di ottimizzazione o che vogliono integrare il sourcing strategico senza rivoluzionare l’intero processo di procurement.
• Approccio a 7 fasi – Più dettagliato e approfondito, pensato per aziende con supply chain complesse, che vogliono un controllo totale su costi, rischi e performance dei fornitori.

Le 4 fasi del modello semplificato

Questo approccio si concentra sui punti essenziali per ottimizzare il procurement:

• Analisi della spesa – Identificare inefficienze, sprechi e opportunità di risparmio all’interno dei processi di approvvigionamento.
• Selezione e negoziazione con i fornitori – Valutare i potenziali fornitori utilizzando strumenti come la Request for Proposal (RFP) e la Request for Information (RFI), per ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo.
• Definizione della strategia di sourcing – Sviluppare una strategia di sourcing che tenga conto di costi, qualità e gestione del rischio.
• Monitoraggio e ottimizzazione – Controllare costantemente le performance dei fornitori e adattare le strategie alle esigenze aziendali.

Il modello a 7 fasi: una visione più dettagliata

Le aziende con una supply chain più articolata spesso adottano un modello più strutturato, che aggiunge ulteriori passaggi:

• Analisi della spesa – Identificare cosa, come, da chi e perché si acquistano determinati prodotti o servizi.
• Segmentazione e valutazione dei fornitori – Creare una lista di potential suppliers, valutandone solidità, qualità e conformità agli obiettivi aziendali.
• Analisi del mercato e delle materie prime – Studiare le tendenze di mercato, il costo delle materie prime e l’affidabilità della catena di fornitura.
• Definizione della strategia di sourcing – Costruire un piano dettagliato per il total cost of ownership, la gestione del rischio e l’ottimizzazione dei processi.
• Selezione e negoziazione – Dopo aver ricevuto offerte con la Request for Proposal (RFP), si scelgono i fornitori migliori e si definiscono i contratti.
• Implementazione del fornitore e gestione della transizione – Garantire un’integrazione fluida dei nuovi fornitori, riducendo i rischi operativi.
• Monitoraggio continuo e miglioramento – Valutare costantemente i fornitori per migliorare la strategia nel tempo. Abbiamo raccolto 10 KPI acquisti che dovresti misurare in questo articolo.

Quale approccio scegliere?

Se un’azienda ha una supply chain semplice e vuole risultati rapidi, il modello a 4 fasi è una buona soluzione. Se invece il procurement ha un impatto critico sulle operazioni e serve un controllo maggiore, il modello a 7 fasi garantisce un’analisi più accurata e una gestione a lungo termine.

Un processo di Strategic Sourcing ben strutturato non solo aiuta a ottenere condizioni di acquisto migliori, ma permette di ridurre i rischi, migliorare le relazioni con i fornitori e allineare il procurement agli obiettivi aziendali.

Come l’automazione trasforma lo Strategic Sourcing

Lo Strategic Sourcing può diventare inefficiente senza strumenti adeguati: troppi dati da analizzare, processi manuali lenti e scarsa visibilità sulle performance dei fornitori. L’automazione semplifica tutto, riducendo tempi e costi, migliorando la selezione dei fornitori e garantendo conformità alle policy aziendali.

L'automazione dei processi di procurement, come l'uso di strumenti di Intelligenza Artificiale (AI), può ridurre i tempi di elaborazione degli ordini fino al 50%, migliorando l'accuratezza delle operazioni. Le aziende che utilizzano piattaforme di e-procurement registrano un aumento del 20-30% nell'efficienza operativa, grazie alla centralizzazione delle attività di sourcing e alla riduzione degli errori manuali.

Esker Sourcing: più efficienza, meno costi

Esker Sourcing, sviluppato con Market Dojo, consente alle aziende di gestire RFI, RFP e RFQ in un’unica piattaforma, automatizzando analisi e negoziazioni. Tra i principali vantaggi:

• Riduzione del tempo di gestione del 40% grazie all’automazione dei processi.
• Selezione intelligente dei fornitori con ranking offerte in tempo reale e questionari AI-powered.
• Migliore controllo dei costi tramite aste digitali e analisi predittive.
• Integrazione fluida con l’intero processo Source-to-Pay (S2P) per una gestione strategica e data-driven.

Con Esker Sourcing, il procurement diventa una leva strategica, garantendo efficienza, trasparenza e un ROI misurabile fin da subito.

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