Che cos’è la cash application, perché è importante e come l’automazione basata sull’IA accelera gli incassi

In un contesto di forti cambiamenti e incertezza, i team di Accounts Receivable (AR) o gestione del credito svolgono un ruolo fondamentale nel mantenere le aziende proattive, resilienti e competitive. Questo articolo fa luce su un processo chiave dell’AR — la cash application — e fornisce una visione chiara della sua importanza, oltre a spiegare come tecnologie come l’intelligenza artificiale (IA) e l’automazione aiutino ad abbandonare attività manuali e ripetitive, migliorare la produttività e la soddisfazione dei dipendenti e velocizzare l’elaborazione dei pagamenti.

Ecco cosa scoprirai leggendo questo articolo:

• Che cos’è la cash application e perché è importante
• Le sfide associate ai processi manuali di cash application
• In che modo IA e automazione apportano valore al processo, ai team AR e al business
• Il ruolo di Esker nella cash application basata sull’IA, con casi di successo

Panoramica del processo di cash application

Quando avviene una transazione B2B, beni e servizi vengono generalmente acquistati a credito. Viene emessa una fattura che rappresenta il documento di riferimento per il pagamento. Una volta che l’azienda acquirente riceve la fattura ed effettua il pagamento inviando anche la distinta di pagamento (remittance advice), inizia il processo di cash application.
La cash application è il processo di abbinamento di un pagamento ricevuto da un cliente al corretto conto cliente e alle relative fatture. Questa attività viene svolta dai membri del team AR — solitamente uno specialista di cash application — che utilizzano la distinta di pagamento per determinare quali fatture vengono saldate con i fondi ricevuti.

Questo processo critico dell’AR — che include la verifica dei dettagli di pagamento (ad esempio importo e informazioni del cliente), la registrazione dei dati e l’allocazione del pagamento — consente alle aziende di mantenere i registri finanziari aggiornati e accurati, ottimizzando al contempo la gestione del flusso di cassa. Solo dopo la verifica il pagamento può essere utilizzato per finanziare l’attività aziendale (stipendi, investimenti, distribuzione degli utili, ecc.). Prima viene applicato il pagamento, meglio è.

Analizziamo ora il processo di cash application più nel dettaglio, esaminando le singole fasi e le principali criticità che interessano i team AR.

Cash application: un processo critico in 3 fasi

Every cash application process differs from company to company, often dictated by internal controls established by leaders within the AR team. However, the following three steps are fundamental to every cash application workflow:

1. Raccolta delle distinte di pagamento

   La distinta di pagamento è un documento che informa lo specialista di cash application su quali fatture AR si riferisce il pagamento ricevuto. In genere include date, numeri di fattura, importi pagati per fattura e altre informazioni rilevanti, come sconti applicati. Le distinte di pagamento vengono normalmente inviate via e-mail, EDI o tramite portali di accounts payable (AP), mentre i pagamenti vengono effettuati tramite assegno, bonifico, carta di credito o addebito diretto (SEPA, ecc.).
   Poiché la distinta di pagamento non sempre viene inviata tramite lo stesso canale del pagamento, lo specialista di cash application deve raccogliere le informazioni da più fonti e abbinarle al pagamento una volta che questo è stato ricevuto. Si tratta spesso di un’attività lunga e complessa.

2. Abbinamento delle fatture e analisi delle deduzioni

   Una volta ricevuto il pagamento, lo specialista di cash application procede all’abbinamento del pagamento con le fatture e i crediti aperti. Anche quando la distinta di pagamento è disponibile, questa fase può risultare laboriosa. Un singolo pagamento può coprire più fatture e variabili come pagamenti parziali, sconti per pagamento anticipato o discrepanze legate agli ordini possono generare differenze tra l’importo pagato e il saldo aperto. Di conseguenza, il team AR deve indagare per garantire una corretta allocazione e una risoluzione tempestiva.

   (H3) Registrazione del pagamento nel sistema ERP

3. Registrazione del pagamento nel sistema ERP

   Una volta completato l’abbinamento delle fatture e verificati tutti i dettagli, il pagamento può essere registrato nel sistema ERP, chiudendo ufficialmente le partite aperte dell’AR. Eseguire questa operazione manualmente — pratica ancora diffusa in molti team — espone a un elevato rischio di errori e inefficienze.

Problemi comuni che ostacolano l’efficienza della cash application

In teoria, il processo sopra descritto sembra semplice. In pratica, tuttavia, richiede spesso molto tempo e sforzo da parte degli specialisti di cash application. Senza una soluzione centralizzata e integrata, le registrazioni quotidiane vengono effettuate manualmente, rendendo difficili velocità, efficienza e visibilità, e aumentando il costo complessivo della funzione AR. Tra i problemi più comuni troviamo:

• Abbinamento manuale delle distinte di pagamento ai pagamenti
• Abbinamento manuale delle fatture e gestione delle eccezioni
• Identificazione dei pagamenti parziali e registrazione manuale nell’ERP
• Costi e sforzi aggiuntivi legati ai servizi di lockbox bancari

Queste criticità non impattano solo sugli specialisti di cash application, ma hanno effetti negativi anche su altri processi AR fondamentali, come la gestione del credito e dei solleciti. Ad esempio, se un pagamento viene effettuato ma non applicato lo stesso giorno, i responsabili del recupero crediti potrebbero non avere visibilità dell’incasso e inviare solleciti per errore, con conseguenze negative sull’esperienza del cliente.
 

Ottimizzare la cash application con l’automazione basata sull’IA

L’automazione del processo di cash application semplifica il lavoro di abbinamento dei pagamenti in entrata. Riducendo o eliminando le attività manuali, i team AR possono beneficiare di:

• Informazioni sui pagamenti centralizzate per un accesso e una gestione più semplici
• Cash application più rapida e accurata per garantire gli incassi
• Maggiore visibilità su flusso di cassa e crediti
• Aumento della produttività e della soddisfazione lavorativa
• Processi di audit e tracciabilità semplificati
• Ottimizzazione dei processi di credito e sollecito
• Approvazione automatica degli sconti entro soglie di tolleranza predefinite
• Migliore collaborazione con clienti e altri membri del team AR

Come funziona Esker Cash Application

Esker offre una soluzione completa per automatizzare ogni fase del processo di cash application — dalla acquisizione delle distinte di pagamento alla riconciliazione delle fatture nel sistema ERP — ottimizzando non solo l’allocazione degli incassi, ma anche i processi a valle come la gestione del credito, dei solleciti e delle contestazioni.

Gestione semplificata delle distinte di pagamento

• Per le e-mail, Esker Synergy AI combina tecnologie avanzate di IA (deep learning, machine learning ed elaborazione del linguaggio naturale) per estrarre automaticamente le informazioni dalle distinte di pagamento presenti nel corpo delle e-mail e negli allegati, supportando diversi formati e lingue.
• Per gli assegni, le informazioni del pagamento e della distinta vengono estratte automaticamente per identificare rapidamente numeri di fattura e riferimenti a deduzioni o contestazioni.
• Esker Cash Application è inoltre in grado di recuperare distinte di pagamento dai portali clienti e di elaborarle automaticamente.
   

Abbinamento delle fatture basato sull’IA

Gli algoritmi preconfigurati di Esker Cash Application consentono di abbinare le fatture ai pagamenti in base a numeri di fattura, numeri d’ordine e altri criteri. Le funzionalità di IA possono anche identificare casi in cui il cliente ha fornito informazioni parziali e completare i dati nel sistema ERP. In assenza di una distinta di pagamento, gli algoritmi suggeriscono possibili combinazioni di fatture che corrispondono all’importo del pagamento.

Strumenti integrati e collaborativi

Esker Cash Application fa parte di una suite AR più ampia e beneficia di funzionalità di integrazione come aggiornamenti in tempo reale sullo stato delle fatture, creazione di deduzioni o contestazioni e dati condivisi sulle promesse di pagamento. Gli strumenti di comunicazione integrati facilitano il contatto con il cliente quando mancano informazioni, e tutte le interazioni sono collegate al pagamento.

Altre funzionalità includono un’interfaccia intuitiva, integrazione fluida con l’ERP e dashboard e report personalizzabili che offrono insight utili sulle prestazioni e sul livello di automazione.

Caso di successo: Fletcher Steel

Risultati dopo l’automazione

• Riduzione del 30% dei pagamenti non allocati
• Accelerazione del 95% nell’elaborazione delle distinte di pagamento
• Riduzione del 40% dei tempi di lavorazione
• Maggiore disponibilità del team per altre attività
• Miglioramento del benessere dei dipendenti

In conclusione: l’utilizzo dell’IA per automatizzare la cash application rende il processo più rapido e preciso, consentendo di incassare più velocemente, migliorare la visibilità finanziaria e rafforzare la solidità economica dell’azienda. Così come Fletcher Steel ha ottenuto un’accelerazione del 95% nell’elaborazione delle distinte di pagamento, l’automazione basata sull’IA può fare la differenza anche per la tua organizzazione.

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