Assurer la conformité de la facturation électronique à l’échelle globale grâce à une solution unique
PAR EMMANUEL OLIVIER, WORLDWIDE CHIEF OPERATING OFFICER, ESKER
L'EVOLUTION DU CONTEXTE REGLEMENTAIRE
Le passage à la facturation électronique n’est plus une option pour les entreprises, c’est une obligation. Poussées par l’objectif de lutter contre la fraude fiscale, les législations rendant obligatoire la facturation électronique se multiplient à travers le monde. Elles favorisent ainsi la transition du papier vers la facture et l’archivage électronique.
L’Amérique latine a été la première à imposer l’utilisation de la facturation électronique à la fin des années 2000, en utilisant le modèle de contrôle fiscal appelé “Clearance” (vérification en temps réel des factures par l’administration fiscale locale).
En Europe, la directive européenne sur la facturation électronique et les achats publics a été mise en place pour faire de la facturation électronique la méthode la plus utilisée en Europe en 2020. Pour soutenir cette directive, plusieurs pays ont instauré une réglementation obligeant les fournisseurs à envoyer leurs factures aux administrations publiques par voie électronique.
L’Italie est allée encore plus loin en devenant le premier État membre européen à rendre obligatoire la facturation électronique B2B (Business-to-business) et B2G (Businessto-Government) pour les entreprises italiennes.
D’autres pays, dont la France, la Pologne, l’Espagne et l’Allemagne, ont suivi l’exemple de l’Italie. Ces pays prévoient de rendre obligatoire la facturation électronique d’ici trois ans au plus tard.
Cette dynamique est encore renforcée par l’initiative ViDA de TVA digitale (« VAT in the Digital Age »), qui vise à harmoniser et à moderniser la déclaration de TVA dans toute l’UE grâce à la déclaration numérique en temps réel et à l’obligation de
facturation électronique.
La part croissante de gouvernements et d’entreprises adoptant la facturation électronique contraint les entreprises à envoyer leurs factures au format électronique si elles veulent continuer à travailler ensemble et se faire payer. Cependant, le nombre croissant de règles, de formats, de plateformes et de certificats rend la conformité très complexe.
De plus, le délai entre la publication de la loi et l’échéance à laquelle les entreprises doivent se conformer est très court, tandis que le nombre de réglementations continue d’augmenter.
Des efforts ont été faits pour standardiser les achats publics et simplifier les échanges de documents entre les entreprises et les administrations publiques, notamment avec PEPPOL. Toutefois, la conformité reste encore très complexe dans le monde du B2B, où chaque pays crée son propre système et ses propres normes.
Bien que l’attentisme puisse paraître rassurant, la facturation électronique s’impose aujourd’hui comme un passage obligé pour éviter d’être dépassé.
LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN PLEIN ESSOR
Selon le rapport Billentis sur la facturation électronique et la conformité fiscale « Watch the tornado! », le volume mondial de factures (papier et électroniques) devrait atteindre environ 560 milliards de factures par an. Actuellement, environ 125 milliards de ces factures sont transmises par voie électronique. La valeur du marché mondial de la facturation électronique et des solutions associées est estimée à 8,3 milliards d’euros en 2024 et devrait atteindre 22,2 milliards d’euros d’ici 2028 (soit un taux de croissance annuel moyen de près de 28 %).
Cette croissance est tirée par l’expansion des exigences réglementaires, la numérisation des processus et des initiatives telles que ViDA en Europe, qui visent à harmoniser et à moderniser la gestion de la TVA et la facturation électronique au niveau européen. Le secteur privé a été le principal moteur du développement du marché dans un premier temps, mais il est désormais fortement encouragé par les gouvernements. Le déficit de TVA devient de plus en plus le principal accélérateur de la numérisation des documents commerciaux, fiscaux, comptables, de stock, commerciaux et logistiques.
De plus en plus d’entreprises remplacent leurs coûteux processus de facturation papier par des solutions de transmission et d’archivage de factures électroniques moins onéreuses et plus efficaces. Elles découvrent de nouveaux moyens d’accroître leur avantage concurrentiel et leur efficacité commerciale, notamment la réduction des erreurs liées à la facturation, les gains de temps et d’argent, l’accélération des paiements, etc. Alors que la facturation électronique commence à réaliser son potentiel, la confusion
qui règne autour de la conformité fiscale est l’une des raisons pour lesquelles elle n’a pas encore été largement adoptée.
UNE SOLUTION UNIQUE POUR ENVOYER DES FACTURES ELECTRONIQUES
Il est essentiel pour les entreprises de choisir une solution capable de répondre à leurs besoins spécifiques en matière de facturation. Celles qui font appel à plusieurs prestataires de services locaux pour garantir la conformité de leurs factures électroniques dans différents pays ont du mal à respecter toutes les spécifications locales et à gérer plusieurs fournisseurs. Une obligation, pas une option. Les entreprises doivent adopter la facturation électronique sous peine d’être dépassées.
Cinq raisons de choisir une solution mondiale de facturation électronique
- Augmenter la visibilité : Une organisation internationale, implantée dans plusieurs pays, a besoin d’une solution qui offre une visibilité sur l’ensemble des factures envoyées au niveau mondial et par filiale ou entité. L’accès multiutilisateurs améliore la collaboration entre les équipes en charge de la gestion du poste client (AR).
- Respecter les réglementations locales : Les entreprises doivent se conformer aux différentes réglementations en vigueur dans les pays où elles exercent leurs activités afin d’éviter les pénalités, soit en fournissant leurs factures au format XML, soit en trouvant un moyen de se connecter aux plateformes des autorités fiscales pour soumettre leurs factures (par exemple, Peppol, Chorus Pro en France, SDI en Italie, FACe en Espagne).
- Pouvoir anticiper les futures obligations : alors que la réglementation en matière de facturation électronique continue d’évoluer, les entreprises doivent s’assurer qu’elles sont à au fait des nouvelles exigences et capables de réagir rapidement aux évolutions.
- Processus internes optimisés : les entreprises cherchent toujours à accélérer leurs processus internes et à améliorer la productivité de leurs équipes, en particulier dans les domaines de la comptabilité clients et fournisseurs. Grâce à l’automatisation, elles peuvent gérer 100% de leurs factures quel que soit leur format, réduire les erreurs et les coûts associés au traitement manuel et réduire leur DSO.
- Améliorer l’expérience utilisateur : Les taux d’adoption des utilisateurs à la solution sont plus élevés lorsqu’une seule et unique solution est utilisée.
TOUT LES CHEMINS MENENT A ESKER
Esker envoie et reçoit des factures électroniques conformes à l’échelle mondiale pour ses clients et ses fournisseurs. Esker est capable de traiter différents formats (PDF, XML, UBL, Peppol BIS et Peppol PINT, Facturae, Fattura-PA, XRechnung, Factur-X, etc.), et peut communiquer avec différentes plateformes administratives publiques (Chorus Pro, FACe, Billexco, SDI, Peppol, etc.) pour envoyer et recevoir des factures électroniques et offrir une visibilité sur le statut des factures.
La plateforme cloud d’Esker permet aux entreprises de répondre aux exigences mondiales de conformité en matière de facturation électronique grâce à un large éventail de technologies, notamment les signatures électroniques, les horodatages et les vérifications dans plus de 60 pays, le BCAT avec la piste d’audit d’Esker et l’EDI. Esker propose également un service d’archivage des factures électroniques conforme aux cadres réglementaires locaux et internationaux.
Esker dispose d’une expertise technologique et d’une connaissance approfondie des marchés locaux qui lui permettent d’adapter sa solution à l’évolution des exigences législatives et d’aider les entreprises à naviguer dans l’univers complexe de la facturation électronique.
Cependant, la facturation électronique n’est pas la seule à devenir obligatoire. La tendance du marché à l’automatisation complète des activités avec les pouvoirs publics est en plein essor. Certains pays, comme l’Italie, ont commencé à exiger des entreprises qu’elles reçoivent également des commandes par voie électronique. La plateforme unique d’Esker offre une automatisation complète des processus Source-to-Pay et Oder-to-Cash et peut soutenir le mouvement mondial visant à normaliser les échanges entre les secteurs privé et public.