Von der E‑Rechnung zur End‑to‑End‑Automatisierung: Wie Unternehmen nach der Umstellung weiter optimieren können

Die Einführung der E‑Rechnung ist für viele Unternehmen aktuell das zentrale Digitalisierungsthema. Spätestens mit der schrittweisen Einführung der E‑Rechnungspflicht im B2B‑Bereich zwischen 2025 und 2028 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und anschließend auch versenden können.

Doch während die meisten Organisationen sich derzeit auf die Umstellung konzentrieren – Formate, Pflichten, Fristen, technische Anbindung –, wird häufig eine entscheidende Frage unterschätzt: Wie geht es weiter, nachdem die E‑Rechnung eingeführt ist?

Denn die Einführung der E‑Rechnung ist nicht das Ende, sondern der Startpunkt für deutlich umfangreichere Prozessoptimierungen, die weit über die reine Rechnungsstellung hinausgehen.

1. Die E‑Rechnung als Fundament – Warum der nächste Schritt entscheidend ist

Mit der E‑Rechnung liegen Rechnungsdaten erstmals strukturiert, maschinenlesbar und vollständig digital vor – beispielsweise in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD, die speziell für eine automatische Verarbeitung entwickelt wurden.

Das bedeutet:
✓ weniger Abstimmungsaufwand
✓ weniger Fehler
✓ schnellere Verarbeitung

Allein dadurch lassen sich schon erhebliche Effizienzgewinne erzielen – etwa durch die Reduktion von manuellen Eingaben, Druck‑ und Versandkosten sowie Bearbeitungszeiten. 

Doch erst die anschließende End‑to‑End‑Automatisierung entfaltet das volle Potenzial.

2. End‑to‑End‑Automatisierung verstehen: Vom Rechnungseingang bis zur Zahlung

Viele Unternehmen bleiben nach der Umstellung auf E‑Rechnung stehen – dabei ermöglicht die digitale Rechnungsstruktur, ganze Prozessketten zu automatisieren.

Typische Schritte in einem automatisierten Prozess:

1. Automatischer Rechnungseingang (E‑Rechnung statt PDF)
2. Validierung & Datenextraktion (mit intelligenten Prüfmechanismen)
3. Abgleich mit Bestellung & Lieferschein (3‑Way‑Matching)
4. Automatisierte Freigaben
5. Buchung im ERP‑System
6. Zahlungsfreigabe & Archivierung 

Gerade in ERP‑Systemen wie SAP gibt es große Potenziale, da Unternehmen die E‑Rechnung nahtlos in eine Cloud‑gestützte Compliance‑ und Automatisierungslösung integrieren können.

3. Wichtige Optimierungsbereiche nach der E‑Rechnungseinführung

a) Workflow‑Automatisierung & Freigabeprozesse

E‑Rechnungen eliminieren Medienbrüche – und schaffen damit die Basis für vollständig digitale Freigabeprozesse:

• Rechnungen werden automatisch an die zuständigen Prüfer weitergeleitet
• Eskalationen und Erinnerungen erfolgen systemgesteuert
• Kostenstellen‑ und Budgetprüfungen laufen automatisiert 

Unternehmen reduzieren nicht nur Durchlaufzeiten, sondern vermeiden die Fehler, die bei papierbasierten oder E‑Mail‑basierten Prozessen auftreten.

b) Automatisches 2‑ und 3‑Way‑Matching

Sobald Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen strukturiert vorliegen, können sie systemseitig abgeglichen werden – ganz ohne manuelle Eingriffe.

Typische Anwendungsfälle:

• Preisabweichungen automatisch identifizieren
• Unstimmigkeiten zwischen Menge & Lieferung erkennen
• Rechnungen ohne Abweichungen direkt durchbuchen (Touchless Booking) 

c) Analytics & Transparenz

Viele Unternehmen haben bisher wenig Transparenz über:

• Bearbeitungszeiten
• Engpässe in Freigaben
• Anteil fehlerfreier Rechnungen
• Einsparpotenziale 

Digitale Rechnungsdaten ermöglichen umfassende Analysen und Dashboards, weil alle Daten strukturiert vorliegen – ein großer Vorteil gegenüber PDFs oder Papierbelegen. 

d) Compliance & internationale Skalierbarkeit

E‑Rechnungspflichten gelten nicht nur in Deutschland, sondern zunehmend weltweit.

XRechnung, ZUGFeRD und andere Formate sind an europäische Normen wie die EN 16931 gebunden. 
Unternehmen verbessern durch Automatisierung:

• die Einhaltung formaler Vorgaben
• die Dokumentationssicherheit
• die Skalierbarkeit über Ländergrenzen hinweg
• die Fähigkeit, zukünftige Mandate wie ViDA effizient umzusetzen 

4. Die Rolle von KI in der End‑to‑End‑Automatisierung

Wie bei vielen Transformationsthemen spielt KI eine immer größere Rolle.

Esker nutzt z. B. KI‑gestützte Lösungen im Bereich der Finanzprozesse, um:

• Rechnungsinhalte automatisch zu interpretieren
• Workflows intelligent zu steuern
• Anomalien zu erkennen
• Vorhersagen über Prozessdauer oder Risiken zu treffen 

Dies beschleunigt die Automatisierung zusätzlich und macht Prozesse robuster.

5. Best Practices für Unternehmen nach der E‑Rechnungseinführung

1. Stammdatenqualität verbessern

Ein großer Hebel für reibungslose Automatisierung.

2. Abweichungsmanagement zentralisieren

Digitale Workflows sorgen für klare Verantwortlichkeiten.

3. AP‑KPIs definieren

E‑Rechnung + Automatisierung = messbare Prozesssteuerung.

4. Mitarbeitende frühzeitig einbinden

Change Management ist entscheidend für Akzeptanz.

5. International denken

Länderübergreifende Mandate berücksichtigen – besonders im EU‑Kontext (ViDA).

Fazit: Die E‑Rechnung ist nur der Anfang

Viele Unternehmen betrachten die E‑Rechnungsumstellung als ein notwendiges Compliance‑Projekt.

Tatsächlich ist sie aber der entscheidende Startpunkt für durchgängige Prozessdigitalisierung im Finanzbereich.
Wer jetzt weiterdenkt und auf End‑to‑End‑Automatisierung setzt, profitiert von:

• schnelleren Prozessen
• weniger manuellen Aufwänden
• höherer Datenqualität
• verbesserter Transparenz
• geringeren Kosten
• besserer Compliance 

Und nicht zuletzt:
höherer Wettbewerbsfähigkeit in einer zunehmend digitalisierten Wirtschaft.

Mehr erfahren?

Am 12.3. zeigen wir Ihnen bei unserem digitalen Thementag E-Rechnung, wie Sie die neuen und bestehenden Pflichten umsetzen. Hier geht es zur Anmeldung: https://content.esker.de/de-bevorstehendes-webinar-esk-digitaler-thementag-erechnung-2026.html