Was ist Zahlungszuordnung , warum ist sie wichtig und wie kann KI-gestützte Automatisierung den Zahlungseingang beschleunigen?

In Zeiten großer Veränderungen und Unsicherheiten spielen Accounts-Receivable-Abteilungen (Debitorenbuchhaltung) eine entscheidende Rolle dabei, Unternehmen proaktiv, widerstandsfähig und wettbewerbsfähig zu halten. Dieser Blog beleuchtet einen zentralen den Zahlungszuordnung automatisieren Prozess — und zeigt auf, warum er so wichtig ist und wie Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung dabei helfen, manuelle und zeitaufwändige Aufgaben zu reduzieren, die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern und Zahlungseingänge schneller zu verbuchen.

Das nehmen Sie aus diesem Beitrag mit:

• Was Cash Zahlungszuordnung ist und warum sie für Unternehmen so wichtig ist
• Welche Herausforderungen mit manuellen Zahlungszuordnung Prozessen verbunden sind
• Wie KI-gestützte Automatisierung Mehrwert für AR-Teams und das gesamte Unternehmen schafft
• Welche Rolle Esker bei KI-gestützter Zahlungszuordnung spielt — inklusive Praxisbeispiel

Überblick über den Zahlungszuordnung Prozess

Bei B2B-Transaktionen werden Waren und Dienstleistungen häufig auf Kredit verkauft. Der Kunde erhält eine Rechnung, die als Grundlage für die Zahlung dient. Sobald der Rechnungsempfänger die Zahlung ausführt und eine Zahlungsavis (Remittance Advice) übermittelt, beginnt der Zahlungszuordnung Prozess.

Zahlungszuordnung bezeichnet den Prozess, eingehende Kundenzahlungen dem richtigen Kundenkonto und den entsprechenden Rechnungen zuzuordnen. Diese Aufgabe übernehmen Mitarbeitende in der Debitorenbuchhaltung — häufig Zahlungszuordnung Spezialist:innen — die sich dabei auf die Zahlungsavis stützen, um festzustellen, welche Rechnungen mit dem eingehenden Betrag beglichen werden.

Durch die Prüfung von Zahlungsdetails (z. B. Betrag, Kundenkonto), die Buchung der Informationen und die korrekte Zuordnung der Zahlung bleiben Finanzdaten aktuell und präzise, während gleichzeitig das Cashflow-Management optimiert wird. Erst nach der erfolgreichen Verbuchung steht das Geld für Gehälter, Investitionen oder Gewinnverteilungen zur Verfügung. Je schneller Zahlungen verbucht werden, desto besser.

Zahlungszuordnung : ein zentraler 3-stufiger Prozess

Auch wenn den Zahlungszuordnung Prozess je nach Unternehmen variiert, bilden die folgenden drei Schritte die Grundlage jedes Zahlungszuordnung Workflows:

1. Zusammenführen von Zahlungsavisen

   Eine Zahlungsavis informiert darüber, welche Rechnungen mit einer Zahlung beglichen werden. Sie enthält typischerweise Rechnungsnummern, Beträge, Zahlungsdaten sowie Hinweise auf Skonti oder Abzüge. Zahlungsavisen werden per E-Mail, EDI oder über AP-Portale übermittelt, während Zahlungen per Scheck, Überweisung, Kreditkarte oder Lastschrift (z. B. SEPA) erfolgen. Da Zahlung und Avis häufig über unterschiedliche Kanäle eingehen, müssen sie manuell zusammengeführt werden — ein aufwendiger Prozess.

2. Abgleich von Rechnungen & Klärung von Abweichungen

   Nach Zahlungseingang werden die Beträge offenen Rechnungen und Gutschriften zugeordnet. Ein Zahlungseingang kann mehrere Rechnungen betreffen, und Abweichungen wie Teilzahlungen, Skonti oder Unstimmigkeiten erschweren die Zuordnung. In solchen Fällen muss das AR-Team recherchieren und eine korrekte Buchung sicherstellen.

3. Verbuchung im ERP-System

   Sind alle Rechnungen korrekt zugeordnet, wird die Zahlung im ERP-System verbucht und die offenen Posten geschlossen. Erfolgt dieser Schritt manuell, steigt das Risiko für Fehler und Verzögerungen erheblich.

Häufige Probleme, die eine effiziente Zahlungszuordnung verhindern

Obwohl der Prozess theoretisch klar ist, erfordert er in der Praxis viel Zeit und manuellen Aufwand. Ohne zentrale, integrierte Zahlungszuordnung Software entstehen unter anderem folgende Probleme:

• Manuelles Zuordnen von Zahlungsavisen zu Zahlungen
• Manuelles Abgleichen von Rechnungen und Bearbeiten von Ausnahmen
• Identifikation von Unterzahlungen und manuelle ERP-Buchung
• Kosten und Zusatzaufwand durch Lockbox-Services

Diese Herausforderungen wirken sich auch negativ auf angrenzende AR-Prozesse wie Kreditmanagement und Forderungseinzug aus — etwa wenn bereits geleistete Zahlungen nicht sichtbar sind und Mahnungen fälschlicherweise versendet werden.

Zahlungszuordnung mit KI-gestützter Automatisierung optimieren

Eine KI-gestützte Zahlungszuordnung Software automatisiert den Abgleich von Zahlungen und Rechnungen und reduziert manuelle Tätigkeiten erheblich. AR-Teams profitieren von:

• Zentral verfügbaren Zahlungsinformationen
• Schnellerer, präziserer Zahlungszuordnung zur Sicherung von Umsätzen
• Höherer Transparenz über Cashflow und Liquidität
• Gesteigerter Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden
• Vereinfachten Prüf- und Auditprozessen

So funktioniert Esker Zahlungszuordnung automatisieren

Esker bietet eine umfassende Lösung zur Automatisierung des gesamten Zahlungszuordnung Prozesses — von der Erfassung der Zahlungsavis bis zur Abstimmung im ERP-System — und unterstützt darüber hinaus Kredit-, Inkasso- und Reklamationsprozesse.

Vereinfachtes Remittance-Management

Esker Synergy AI extrahiert Zahlungsdaten automatisch aus E-Mails, Anhängen, Schecks sowie Kundenportalen — unabhängig von Dateiformat oder Sprache.

KI-gestützter Rechnungsabgleich

Vordefinierte Algorithmen gleichen Rechnungen automatisch mit Zahlungen ab — selbst dann, wenn Informationen unvollständig sind oder kein Zahlungsavis vorliegt.

Integrierte & kollaborative Tools

Die Lösung ist Teil einer umfassenden AR-Suite mit Echtzeit-ERP-Integration, Kommunikationsfunktionen und Reporting-Dashboards.

Fallstudie: Fletcher Steel

Ergebnisse nach der Automatisierung

• 30 % weniger ungeklärte Zahlungen
• 95 % schnellere Verarbeitung von Zahlungsavisen
• 40 % geringerer Bearbeitungsaufwand
• Entlastung der Mitarbeitenden und höhere Zufriedenheit

KI-gestützte Zahlungszuordnung beschleunigt Zahlungseingänge, verbessert die Transparenz und stärkt die finanzielle Stabilität — wie das Beispiel Fletcher Steel eindrucksvoll zeigt.