Wat is cash application, waarom het belangrijk is en hoe AI-gestuurde automatisering sneller inkomsten veiligstelt
In tijden van grote veranderingen en onzekerheid spelen Accounts Receivable-teams (debiteurenbeheer) een essentiële rol om organisaties proactief, veerkrachtig en concurrerend te houden. In deze blog belichten we een cruciaal AR-proces — cash application — en leggen we uit waarom het zo belangrijk is. Daarnaast laten we zien hoe technologieën zoals AI en automatisering helpen om tijdrovende, handmatige taken af te bouwen, de productiviteit en tevredenheid van medewerkers te verbeteren en betalingen sneller te verwerken.
Dit neemt u mee uit deze blog:
* Wat cash application is en waarom het belangrijk is
* De uitdagingen van handmatige cash application-processen
* Hoe AI en automatisering waarde toevoegen voor AR-teams en de organisatie
* De rol van Esker in AI-gestuurde cash application, inclusief praktijkvoorbeelden
Overzicht van het cash application-proces
Wanneer een B2B-transactie plaatsvindt, worden goederen of diensten vaak op krediet geleverd. De koper ontvangt een factuur die dient als basis voor de betaling. Zodra het bedrijf dat op krediet heeft gekocht de betaling uitvoert en een betalingsspecificatie (remittance advice) verstuurt, start het cash application-proces.
Cash application is het proces waarbij een binnenkomende klantbetaling wordt gekoppeld aan het juiste klantenaccount en de bijbehorende factuur of facturen. Deze taak wordt uitgevoerd door medewerkers van het AR-team — meestal een Cash Application Specialist — die zich baseren op de betalingsspecificatie om te bepalen welke facturen met de ontvangen betaling worden voldaan.
Dit kritieke AR-proces omvat het controleren van betalingsgegevens (zoals bedrag en klantinformatie), het vastleggen van deze gegevens en het correct toewijzen van de betaling. Zo blijven financiële gegevens actueel en nauwkeurig, terwijl het cashflowbeheer wordt geoptimaliseerd. Pas na verificatie kan het geld worden ingezet voor salarissen, investeringen of winstuitkeringen. Hoe sneller de betaling wordt geboekt, hoe beter.
Laten we het cash application-proces nu verder uitdiepen en de verschillende stappen en knelpunten bekijken waarmee AR-teams te maken krijgen.
Cash application: een cruciaal proces in 3 stappen
Hoewel het cash application-proces per organisatie kan verschillen — afhankelijk van interne controles en werkwijzen — zijn de volgende drie stappen fundamenteel voor elke cash application-workflow:
Verzamelen van betalingsspecificaties
Een betalingsspecificatie is een document dat aangeeft op welke AR-factuur of facturen een binnenkomende betaling betrekking heeft. Dit document bevat doorgaans data, factuurnummers, betaalde bedragen per factuur en aanvullende informatie zoals klantkortingen. Betalingsspecificaties worden meestal verzonden via e-mail, EDI of via een accounts payable-portaal, terwijl betalingen plaatsvinden via cheque, overschrijving, creditcard of automatische incasso (zoals SEPA).
Omdat betalingsspecificaties en betalingen niet altijd via hetzelfde kanaal binnenkomen, moet de Cash Application Specialist deze informatie verzamelen en koppelen zodra de betaling is ontvangen. Dit kan een tijdrovend en complex proces zijn.Facturen matchen & afwijkingen onderzoeken
Na ontvangst van de betaling start het matchen van betalingen met openstaande facturen en credits. Zelfs wanneer een betalingsspecificatie beschikbaar is, kan dit proces veel tijd kosten. Eén betaling kan betrekking hebben op meerdere facturen en verschillen zoals deelbetalingen, kortingen of orderafwijkingen kunnen ervoor zorgen dat het betaalde bedrag niet overeenkomt met het openstaande saldo. In die gevallen moet het AR-team onderzoek doen en zorgen voor een correcte toewijzing en tijdige afhandeling.
Betaling boeken in het ERP-systeem
Zodra alle details zijn gecontroleerd en facturen correct zijn gematcht, kan de betaling worden geboekt in het ERP-systeem en worden openstaande posten afgesloten. Wanneer dit handmatig gebeurt — wat nog vaak voorkomt — zijn fouten en inefficiënties vrijwel onvermijdelijk.
Veelvoorkomende problemen die efficiënte cash application belemmeren
In theorie lijkt het cash application-proces eenvoudig. In de praktijk vergt het vaak veel tijd en handmatige inspanning van Cash Application Specialists. Zonder een gecentraliseerde en geïntegreerde cash application software worden dagelijkse boekingen handmatig uitgevoerd, wat snelheid, efficiëntie en inzicht beperkt en de kosten van de AR-functie verhoogt. Veelvoorkomende knelpunten zijn onder andere:
- Handmatig koppelen van betalingsspecificaties aan betalingen
- Handmatig matchen van facturen en het afhandelen van uitzonderingen
- Identificeren van onderbetalingen en het boeken van betalingen in het ERP
- Kosten en extra werk door lockbox-diensten van banken
Deze uitdagingen raken niet alleen cash application-specialisten, maar hebben ook een negatieve invloed op andere AR-processen zoals kredietbeheer en debiteurenbeheer. Wanneer een betaling niet dezelfde dag wordt verwerkt, kunnen incassomedewerkers bijvoorbeeld onterecht een herinnering sturen, wat leidt tot onnodig werk en een slechtere klantervaring.
Cash application optimaliseren met AI-gestuurde automatisering
Het automatiseren van het cash application-proces stroomlijnt het matchen van binnenkomende betalingen. Door handmatige taken te verminderen of zelfs volledig te elimineren, profiteren AR-teams van:
- Gecentraliseerde betalingsinformatie voor eenvoudig beheer
- Snellere en nauwkeurigere cash application om inkomsten veilig te stellen
- Meer inzicht in openstaande posten en cashflow
- Hogere productiviteit en werktevredenheid van medewerkers
- Vereenvoudigde audit- en trackingprocessen
- Geoptimaliseerde krediet- en incassoprocessen
- Automatische goedkeuring van kortingen binnen vooraf ingestelde toleranties
- Betere samenwerking met klanten en interne teams
Zo werkt Esker Cash Application
Esker biedt een uitgebreide oplossing om elke stap van het cash application-proces te automatiseren — van het vastleggen van betalingsspecificaties tot het afstemmen van gematchte facturen in het ERP-systeem. Daarmee wordt niet alleen de toewijzing van betalingen geoptimaliseerd, maar ook aanverwante processen zoals kredietbeheer, incasso en geschillenbeheer.
Vereenvoudigd beheer van betalingsspecificaties
Voor e-mails gebruikt Esker Synergy AI geavanceerde AI-technologieën (deep learning, machine learning en natuurlijke taalverwerking) om betalingsgegevens automatisch te extraheren uit e-mailteksten en bijlagen in diverse formaten en talen.
Voor cheques worden gegevens automatisch uitgelezen om factuurnummers en referenties direct te identificeren.
Ook betalingsinformatie uit websites en klantenportalen kan automatisch worden opgehaald en verwerkt.
AI-gestuurde factuurmatching
Vooraf gebouwde algoritmen maken het mogelijk om betalingen te matchen op basis van factuurnummers, PO-nummers en historische betaalgegevens. Zelfs wanneer geen betalingsspecificatie beschikbaar is, kan de AI mogelijke combinaties voorstellen die overeenkomen met het betaalde bedrag.
Geïntegreerde en collaboratieve tools
Esker Cash Application maakt deel uit van een bredere AR-suite en biedt realtime ERP-integratie, communicatietools voor klantcontact en dashboards met aanpasbare rapportages om prestaties en automatiseringsniveaus te monitoren.
Case study: Fletcher Steel
Resultaten na automatisering
- 30% minder ongealloceerde betalingen
- 95% snellere verwerking van betalingsspecificaties
- 40% kortere verwerkingstijd
- Meer tijd voor andere taken
- Verbeterd welzijn van medewerkers
Samenvattend: AI-gestuurde cash application maakt het proces sneller en nauwkeuriger, waardoor organisaties sneller betaald krijgen, meer inzicht hebben in hun cashpositie en hun financiële prestaties versterken. Net zoals Fletcher Steel een versnelling van 95% in de verwerking van betalingsspecificaties realiseerde, kan AI-gestuurde automatisering ook voor uw organisatie het verschil maken.
Ontdek wat Esker Cash Application voor u kan betekenen.
Dan Rogney
As Esker’s Senior Copywriter, Dan plays a central role in creating thought-provoking marketing content designed to educate and engage audiences on the benefits of document process automation. When he’s not writing, you’re likely to find him poring over a good book, shamelessly playing with his daughter’s toys, or Googling the best ways to remove cat hair from clothing.
