Betalingstoewijzing in SAP zonder extra ERP-complexiteit

SAP is het bronsysteem voor financiële gegevens. Teams die betalingen toewijzen, hebben echter vaak meer nodig dan een ERP alleen kan bieden. Een gespecialiseerde oplossing kan realtime dashboards, in workflows geïntegreerde AI, een intuïtieve manier om uitzonderingen te beheren en flexibele regels bieden die aansluiten op de processen en specifieke vereisten van iedere organisatie. De oplossing verbindt de toewijzing van betalingen bovendien met vervolgprocessen binnen debiteurenbeheer, zoals incasso, kredietbeheer en de afhandeling van inhoudingen. Zo werken alle teams met dezelfde realtime informatie.

Deze mogelijkheden leveren hun volledige waarde alleen op wanneer de oplossing correct met SAP is geïntegreerd. Nadat een betaling is gekoppeld en toegewezen, moeten de afstemming en boeking in SAP nauwkeurig en realtime plaatsvinden. Zo worden rekeningen bijgewerkt, betaalde posten afgeletterd en blijven alle debiteurenprocessen op elkaar afgestemd.

In dit artikel behandelen we: 

• Waarom het koppelen van een betaling niet de laatste stap van betalingstoewijzing is
• Wat er daadwerkelijk gebeurt wanneer de afstemming met SAP achterloopt
• Wat een goede SAP-integratie moet verwerken, van gedeeltelijke betalingen tot afstemming op Clean Core
• Hoe u betalingstoewijzing automatiseert zonder extra werk voor IT of te wachten op de planning van uw SAP-migratie

Het proces stopt niet wanneer een betaling is gekoppeld 

Een oplossing voor betalingstoewijzing verzamelt informatie uit betalingsspecificaties en koppelt inkomende betalingen aan openstaande facturen of creditnota’s. Die koppeling is echter maar de helft van het werk. De stap die het proces echt voltooit, is de afstemming en verwerking in SAP: zodra een betaling is toegewezen, moet SAP de activiteit registreren, de juiste klantposten afletteren en de betalingsstatus bijwerken.

Wanneer deze stap vertraging oploopt, verspreiden de gevolgen zich snel. Debiteurenteams blijven achter facturen aan gaan die technisch gezien al zijn betaald, werken met rekeninginformatie die niet langer met de werkelijkheid overeenkomt en besteden tijd aan het onderzoeken van verschillen die er niet zouden moeten zijn. Wat begint als een kleine integratiekloof tussen twee systemen, kan uiteindelijk de dagelijkse werkzaamheden van kredietbeheer, incasso en klantenservice beïnvloeden. 

Wat een goede SAP-integratie daadwerkelijk vereist 

Om die kloof te dichten, moet de oplossing voor betalingstoewijzing rechtstreeks met SAP worden verbonden. Zodra een betaling wordt toegewezen, moeten de gegevens automatisch worden doorgestuurd en moet de betalingsstatus realtime worden bijgewerkt, zonder handmatige overdracht.

De verbinding moet ook flexibel genoeg zijn om te ondersteunen hoe verschillende organisaties gedeeltelijke betalingen en restposten boeken. Ze moet de eigen SAP-boekingsregels van iedere organisatie volgen in plaats van één werkwijze op te leggen. Idealiter gebruikt de integratie door SAP ondersteunde webservices, gepubliceerde API’s en BAPI’s. Zo blijft de verbinding veilig en gesynchroniseerd zonder dat maatwerkcode in de kern van het ERP nodig is. 

Ontworpen voor SAP Clean Core 

buiten de kern van het ERP blijven, in overeenstemming met de SAP Clean Core-principes. Finance krijgt zo de benodigde automatisering, terwijl IT geen extra maatwerkcomponent hoeft toe te voegen die bij iedere toekomstige SAP-upgrade opnieuw moet worden getest, beveiligd en onderhouden.

Deze aanpak is ook belangrijk voor organisaties die een migratie van ECC naar S/4HANA doorlopen, hybride ECC- en S/4HANA-omgevingen naast elkaar gebruiken of meerdere SAP-instanties beheren. In al deze situaties is het beschermen van de ERP-kern essentieel. 

Ben je nog bezig met het uitstippelen van je SAP-roadmap? Ontdek meer over de kant-en-klare SAP-koppeling van Esker.

Minder maatwerk voor IT 

Zonder een kant-en-klare integratie komt het alternatief meestal bij IT terecht: intern een integratie tussen de oplossing voor betalingstoewijzing en SAP ontwikkelen en onderhouden en dat werk opnieuw bekijken wanneer de ERP-omgeving verandert. Deze belasting neemt vaak ongemerkt toe, vooral gedurende meerdere upgradecycli.

Een kant-en-klare integratie neemt deze taak bij IT weg. Finance kan sneller automatiseren, terwijl IT de flexibiliteit voor toekomstige upgrades behoudt die anders verloren zou gaan. De integratie moet bovendien probleemloos samenwerken met SAP BTP, bestaande middleware en alle andere componenten die al deel uitmaken van de SAP-architectuur. 

Betere informatie voor debiteurenteams 

Realtime afstemming verandert de informatie waarmee teams voor betalingstoewijzing, kredietbeheer en incasso dagelijks werken. Zij zien onmiddellijk dat een betaling is verwerkt, zonder op een bestandsoverdracht of handmatige statusupdate te hoeven wachten.

In de praktijk betekent dit minder incassoactiviteiten voor facturen die al zijn betaald. Tegelijkertijd beschikken de teams over betere informatie voor kredietbeslissingen en voor hun gesprekken met klanten.

De rol van Esker 

Realtime afstemming, flexibele verwerking van gedeeltelijke betalingen, een architectuur die is afgestemd op Clean Core en integratie via de eigen API’s en BAPI’s van SAP in plaats van maatwerkcode: de kant-en-klare SAP-integratie van Esker is precies voor deze behoeften ontwikkeld. Ze verbindt Esker Cash Application rechtstreeks met SAP. Zodra een betaling wordt toegewezen, verwerkt SAP de activiteit realtime, zonder dat IT een integratie op maat hoeft te ontwikkelen of onderhouden.

SAP blijft het bronsysteem. Daar verandert niets aan. Esker biedt alleen de automatiseringslaag die rond het ERP werkt. Dat is precies het uitgangspunt van ERP-veilige transformatie: de workflow vandaag verbeteren zonder de bestaande ERP-strategie te wijzigen.

De SAP-migratie kan volgens haar eigen planning doorgaan. De automatisering van betalingstoewijzing hoeft niet te wachten tot de migratie is afgerond.

Bekijk het in actie: ontdek hoe de SAP-connector voor betalingstoewijzing werkt. 

Meer weten?

Neem nu contact met ons op en ontdek hoe de oplossingen van Esker uw bedrijf kunnen helpen

Aan de slag