Betalingsherinneringen voor facturen: wanneer en hoe ze effectief te versturen

Stel u voor dat u verantwoordelijk bent voor de creditafdeling van een bedrijf en ontdekt dat verwachte betalingen niet zijn binnengekomen. Frustrerend, toch? U moet dan betalingsherinneringen naar klanten sturen. Hoewel dit als een vervelende taak kan aanvoelen, zijn betalingsherinneringen voor facturen essentieel om de liquiditeit te behouden en financiële stabiliteit te waarborgen. Een stabiele cashflow stelt een organisatie in staat om te groeien, te investeren in nieuwe kansen en duurzaam te blijven ontwikkelen. Toch komen betalingsachterstanden vaak voor, vooral in B2B-omgevingen.

Daarom volgt hier een complete gids voor het effectief beheren van betalingsherinneringen. We leggen uit wat een betalingsherinnering is, wanneer en hoe u deze het best verstuurt, en we delen voorbeelden van sjablonen voor factuur betalingsherinneringen.

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een formele communicatie die naar een klant wordt gestuurd om deze te herinneren aan een openstaande factuur. Het doel is om de betaling op een vriendelijke en professionele manier te stimuleren. Vaak is dit een van de eerste stappen in het innen van openstaande vorderingen.

Het verschil tussen een betalingsherinnering en incasso ligt vooral in toon en aanpak. Een betalingsherinnering blijft doorgaans beleefd en preventief, terwijl incasso kan leiden tot betrokkenheid van advocaten of gespecialiseerde bureaus. In veel gevallen is een herinnering voldoende om de situatie op te lossen.

Een betalingsherinnering dient meerdere doelen: het onder de aandacht brengen van het openstaande bedrag, het behouden van een goede zakelijke relatie en het bevorderen van tijdige betalingen. Een duidelijke en professionele formulering is daarbij cruciaal. De herinnering moet de volgende elementen bevatten:

• Het openstaande bedrag
• De vervaldatum van de betaling
• De beschikbare betaalmethoden
• Mogelijke sancties of kosten bij te late betaling

Het is vaak raadzaam om de brief aangetekend te versturen met ontvangstbevestiging, zodat zeker is dat deze de juiste ontvanger bereikt.

Wanneer een factuur betalingsherinnering versturen

Idealiter wordt de eerste factuur betalingsherinnering binnen een week na de vervaldatum verzonden. Hoe eerder de herinnering wordt gestuurd, hoe groter de kans op een snelle betaling.

Een vriendelijke herinnering enkele dagen vóór de vervaldatum helpt klanten om de aankomende betaling niet te vergeten en kan het aantal latere herinneringen verminderen. Deze proactieve benadering draagt bij aan een positieve klantrelatie gedurende het facturatieproces.

Een gebruikelijk schema voor betalingsherinneringen ziet er als volgt uit:

• Eerste communicatie: 3–7 dagen vóór de vervaldatum
• Tweede communicatie: op de vervaldatum
• Verdere herinneringen: één week na de vervaldatum, zo vaak als nodig afhankelijk van de klantrelatie
• Laatste communicatie: betalingswaarschuwing met duidelijke termijn, afhankelijk van de waarde van de klantrelatie

Naarmate de betalingsachterstand oploopt, kan de toon van de herinneringen geleidelijk steviger worden. Professionaliteit en beleefdheid moeten echter altijd behouden blijven. Een agressieve aanpak kan de relatie schaden en het innen van de betaling bemoeilijken.

Voorbeelden van e-mail betalingsherinneringen per betalingsfase

Er bestaan verschillende soorten betalingsherinneringen, elk met een eigen toon en insteek, afhankelijk van de situatie en het stadium van de betaling.

Eerste betalingsherinnering

De eerste betalingsherinnering is vriendelijk en informerend van aard. Deze herinnert de klant aan de vervaldatum zonder druk uit te oefenen en herhaalt de relevante betalingsinformatie.
Voorbeeld factuur betalingsherinnering:
Onderwerp: Betalingsherinnering – Factuur [Factuurnummer]
Geachte heer/mevrouw,
Wij willen u informeren dat er nog een openstaand saldo van [bedrag] bestaat voor factuur [factuurnummer], verzonden op [verzenddatum] en met vervaldatum [vervaldatum].
Wij stellen het op prijs als u de betaling zo spoedig mogelijk wilt voldoen.
Betaling kan worden uitgevoerd via [betaalmethoden]. Indien deze factuur inmiddels is voldaan, kunt u dit bericht als niet verzonden beschouwen.

Tweede betalingsherinnering

Wanneer de eerste herinnering onbeantwoord blijft, volgt een tweede betalingsherinnering. Deze is iets dwingender, maar blijft professioneel van toon. De herinnering verwijst naar eerdere communicatie en nodigt de klant uit om contact op te nemen bij eventuele vragen of problemen.
Sjabloon tweede betalingsherinnering:
Onderwerp: Betalingsherinnering – Factuur [Factuurnummer]
Geachte heer/mevrouw,
Met verwijzing naar ons eerdere bericht van [datum eerste herinnering], dat wij tot op heden onbeantwoord hebben gelaten zien, verzoeken wij u opnieuw om betaling van factuur nr. [factuurnummer] van [factuurdatum] ter waarde van [bedrag], waarvan de betalingstermijn is verstreken.
Betaling kan plaatsvinden via [betaalmethoden].
Voor vragen over deze factuur of de betaling kunt u contact met ons opnemen via [contactgegevens].
Indien de betaling reeds is uitgevoerd, kunt u dit bericht als niet verzonden beschouwen.
Het aantal betalingsherinneringen wordt afgestemd op de klantrelatie. Bij langdurige of strategisch belangrijke klanten kan meer flexibiliteit worden geboden. Voor nieuwe of minder waardevolle klanten kan het traject korter zijn.

Voorbeeld betalingswaarschuwing

Wanneer eerdere betalingsherinneringen geen resultaat opleveren, is het tijd voor een formele betalingswaarschuwing. Deze stelt vast dat de klant in gebreke is gebleven en wijst op mogelijke juridische gevolgen.
Voorbeeld betalingswaarschuwing:
Onderwerp: Betalingswaarschuwing – Factuur [Factuurnummer]
Geachte heer/mevrouw,
Ondanks onze eerdere berichten van [data van tweede herinneringen] is factuur nr. [factuurnummer] van [factuurdatum] ter waarde van [bedrag] nog steeds niet voldaan.
Wij verzoeken u het openstaande bedrag binnen [x] dagen na ontvangst van deze brief te betalen.
Betaling kan plaatsvinden via [betaalmethoden].
Bij uitblijven van betaling zien wij ons genoodzaakt juridische stappen te ondernemen om het verschuldigde bedrag te innen.
Deze brief geldt als ingebrekestelling voor alle juridische doeleinden.
Indien de betaling reeds is uitgevoerd, kunt u dit bericht als niet verzonden beschouwen.

Hoe Eskers factuurautomatisering kan helpen

Een effectieve aanpak van betalingsherinneringen draagt bij aan financiële stabiliteit en vermindert het aantal onbetaalde facturen. Van de eerste vriendelijke herinnering tot de formele betalingswaarschuwing: elke stap speelt een belangrijke rol in het debiteurenbeheer.

Automatisering — in combinatie met persoonlijke opvolging — maakt dit proces efficiënter en minder belastend.
Met Esker Invoice Delivery kunnen organisaties:

• Facturatiekosten en foutpercentages verlagen
• Volledig inzicht verkrijgen via tracking en archivering
• Betalingen versnellen door facturen te leveren via de kanalen die klanten verkiezen
• Voldoen aan regelgeving in meer dan 60 landen dankzij ingebouwde e-invoicing-standaarden

Door naadloze ERP-integratie en gecentraliseerde factuurworkflows elimineert Esker handmatige opvolging, zodat AR-teams zich kunnen richten op activiteiten met meer toegevoegde waarde.

Wilt u uw factuurbetalingsprocessen vereenvoudigen en versterken? Vraag een gratis demo van de Esker-oplossingen aan.

Meta description to use: Ontdek wat een betalingsherinnering is, wanneer u een factuur betalingsherinnering verstuurt en gebruik effectieve sjablonen om achterstanden te beperken.