Modernización del ERP: automatizar procesos sin esperar a la migración

Lo vemos en todas partes: carreteras en obras, redes municipales de agua que se sustituyen, empresas que reforman o amplían oficinas que necesitan seguir utilizando a diario.  

Esa es la dificultad de cualquier obra. El trabajo es imprescindible, pero la vida no se detiene por arte de magia mientras se lleva a cabo. Los vehículos, el agua y los empleados tienen que seguir llegando a su destino.

La modernización del ERP plantea un dilema parecido a las empresas actuales.

La perspectiva de desenredar años de adquisiciones, sistemas heredados, múltiples instancias de ERP y aplicaciones específicas de cada país —al mismo tiempo que se prepara un nuevo entorno tecnológico— basta para que incluso una transformación cuidadosamente planificada resulte abrumadora. Y, dado que la empresa media ya utiliza más de 100 aplicaciones, la complejidad que rodea a la transformación financiera no va a desaparecer pronto.

Un proyecto de modernización del ERP puede durar años. Por desgracia, las empresas no pueden esperar tanto. Los calendarios son una cosa y los plazos, otra. Las facturas deben seguir procesándose. Los proveedores deben seguir incorporándose. Los clientes siguen esperando respuestas. Los equipos de recobro tienen que seguir protegiendo el flujo de caja. Y los CFO siguen necesitando visibilidad y control sobre lo que ocurre en toda la empresa.

Por tanto, la cuestión central no es si las organizaciones deben modernizar su ERP, sino cómo hacerlo y seguir mejorando el flujo de caja, la productividad, la visibilidad y el control mientras avanza la transformación.

Aquí es donde una capa de automatización y orquestación puede marcar una diferencia medible. Veamos cómo una integración ERP que conecta los procesos source-to-pay y order-to-cash entre SAP®, Oracle, Microsoft Dynamics y sistemas heredados puede ayudar a modernizar workflows críticos antes, durante y después de una migración ERP, sin sustituir el ERP ni añadir complejidad a su núcleo.

El coste oculto de esperar a la transformación del ERP

Ante un gran programa de migración o consolidación del ERP, la tendencia natural es posponer otras iniciativas de transformación que puedan estar en marcha.

Por ejemplo, quizá decidas retrasar un proyecto de automatización porque no quieres integrar una nueva solución con un sistema que pronto podría ser sustituido. Lo mismo ocurre con la estandarización de procesos: también puede aplazarse mientras distintas entidades sigan trabajando con plataformas diferentes.  

Sobre el papel, puede parecer la opción más segura, pero esperar también genera sus propios riesgos.

Cuando se retrasan los proyectos de automatización y mejora de procesos, los equipos siguen dependiendo de hojas de cálculo, aprobaciones manuales y herramientas desconectadas hasta que se define la futura arquitectura ERP. Las consecuencias son tan frustrantes como previsibles:  

• Las facturas requieren comprobaciones manuales y entradas de datos repetitivas.
• Los ciclos de aprobación varían entre entidades y unidades de negocio.
• Los equipos de compras carecen de controles de compra coherentes.
• Los equipos de recobro trabajan con información de clientes fragmentada.
• Los representantes de servicio al cliente pasan de un sistema a otro para responder consultas habituales.
• Los equipos de TI mantienen integraciones personalizadas y soluciones alternativas locales.

Además, los responsables financieros no cuentan con una visibilidad uniforme sobre la liquidez, el gasto, la actividad de los proveedores y las operaciones con clientes de la empresa.  

Siguiendo la analogía de las obras, esperar a que termine todo el proyecto antes de mejorar las operaciones diarias es como cerrar todos los carriles hasta reconstruir por completo la carretera. Puede parecer más sencillo en el plan del proyecto, pero crea problemas mayores para todos los que intentan llegar a algún sitio. Cuanto más esperas, más complejidad operativa se acumula alrededor del núcleo del ERP.

La transformación financiera no tiene por qué depender de la consolidación del ERP

Conviene recordar que estandarizar el ERP y estandarizar los procesos no es lo mismo.

Una organización puede necesitar varios años para trasladar todas sus entidades a una plataforma ERP común. Pero no tiene que esperar tanto para implantar workflows, controles y una visibilidad comunes en finanzas, compras y servicio al cliente.

Una capa de automatización unificada puede conectar los procesos empresariales diarios con los sistemas ERP existentes. En lugar de sustituir el núcleo del ERP, esta capa coordina los workflows, documentos, usuarios y datos que lo rodean.

• Esto permite modernizar la ejecución sin renunciar a la estrategia ERP a largo plazo. Por ejemplo:
• Los equipos financieros pueden estandarizar la revisión y aprobación de facturas incluso cuando distintas entidades utilizan ERP diferentes.  
• Los equipos de compras pueden establecer procesos comunes de onboarding de proveedores y compras.  
• Los equipos de gestión del puesto cliente pueden coordinar el recobro y la gestión de litigios entre regiones.  
• Los equipos de servicio al cliente pueden gestionar pedidos y consultas de forma coherente mientras acceden a información procedente de distintos sistemas back-end.

El objetivo no es levantar toda la carretera antes de que el tráfico pueda circular con mayor fluidez. Se trata de crear una mejor forma de mantener el trabajo en movimiento mientras la infraestructura subyacente sigue evolucionando. Durante todo el proceso, el ERP continúa siendo el sistema de registro. La plataforma de automatización simplemente se convierte en la capa a través de la cual se coordina y completa el trabajo.

Empieza donde la necesidad del negocio sea mayor

Llevar a cabo una transformación compatible con el ERP no exige un único lanzamiento para toda la empresa.

Igual que en un proyecto de carreteras, puedes empezar donde haya más «congestión»: los procesos que generan más retrasos, trabajo manual o problemas de visibilidad, y ampliar después cuando sea necesario.

Cuentas por pagar

Los equipos de cuentas por pagar suelen gestionar facturas de múltiples entidades, formatos e instancias de ERP. Cualquier profesional que trabaje a diario con estos procesos sabe lo que eso significa: entrada manual de datos, reglas de validación incoherentes, retrasos en las aprobaciones y poca visibilidad sobre las obligaciones pendientes.

Afortunadamente, automatizar la captura, validación, conciliación y aprobación de facturas puede ayudar a las organizaciones a mejorar la coherencia del procesamiento sin cambiar el entorno ERP subyacente.

Compras & gestión de proveedores

El onboarding de proveedores y los procesos de compra suelen variar considerablemente entre regiones o unidades de negocio. Las diferencias en los umbrales de aprobación, los requisitos de información de los proveedores y las herramientas locales pueden dificultar mucho una gobernanza adecuada.

Establecer una capa común de workflows puede ayudarte a estandarizar el onboarding de proveedores, las solicitudes de compra, las aprobaciones y los controles de políticas, al tiempo que sigues intercambiando la información necesaria con los ERP existentes.

Gestión del puesto cliente

Para que la gestión del puesto cliente funcione con eficiencia y eficacia, los equipos de recobro, gestión de cobros y gestión de litigios necesitan acceder a información precisa sobre clientes y transacciones. En un entorno multi-ERP, esa información puede estar repartida entre distintos sistemas, plataformas de facturación y procesos regionales.

Al conectar los workflows de gestión del puesto cliente en todo el entorno ERP, estos equipos pueden establecer estrategias de recobro coherentes, mejorar la visibilidad del flujo de caja y coordinar los litigios de forma más eficaz.

Servicio al cliente

Los representantes de servicio al cliente pueden necesitar acceder a varios ERP para consultar precios, disponibilidad de productos, estado de pedidos, facturas o reclamaciones. Sin una forma centralizada de realizar estas actividades críticas, los tiempos de respuesta se ralentizan drásticamente y la experiencia del cliente resulta incoherente.

También en este caso, un entorno de workflows conectados puede ofrecer a los equipos de servicio al cliente una forma más unificada de gestionar pedidos y consultas mientras recuperan la información pertinente de los sistemas empresariales existentes.

Transformar antes, durante & después de una migración ERP

Una capa de automatización conectada al ERP puede respaldar todas las fases del proceso de modernización de una organización.

Antes de la migración

Las organizaciones pueden empezar a mejorar sus operaciones sin esperar a que comience el programa ERP. Esto genera valor para el negocio antes y reduce el número de procesos manuales que deberán trasladarse al futuro entorno.

Durante la migración

Los sistemas heredados y los sistemas de destino suelen tener que convivir durante un periodo prolongado. Diferentes países, unidades de negocio o áreas de proceso pueden realizar la transición en momentos distintos.

Una capa común de automatización ayuda a mantener workflows coherentes durante este periodo de cambio. A medida que las entidades pasan de un ERP a otro, los empleados pueden seguir trabajando mediante procesos estandarizados en lugar de cambiar repetidamente su forma de trabajar.

Después de la migración

Una migración ERP no resuelve automáticamente todos los retos de los procesos. La organización puede seguir utilizando sistemas adquiridos, plataformas regionales o aplicaciones especializadas.

Una estrategia de integración flexible permite que la automatización siga funcionando en todo el entorno, incluso una vez terminada la migración del ERP principal.

Preservar el núcleo del ERP y reducir el riesgo de la transformación

Para los CIO y responsables del ERP, la transformación debe equilibrarse con la gobernanza, la seguridad y la estabilidad de la arquitectura.

Añadir más código personalizado al ERP puede aumentar las necesidades de mantenimiento y dificultar las futuras actualizaciones más de lo necesario. Introducir múltiples aplicaciones aisladas también puede generar una proliferación de proveedores, integraciones fragmentadas y controles de seguridad incoherentes.

Por tanto, un enfoque compatible con el ERP debe priorizar: 

• Intercambio de datos gobernado entre sistemas
• Compatibilidad con múltiples marcas e instancias de ERP
• Dependencia limitada de modificaciones personalizadas del ERP
• Visibilidad y capacidad de auditoría centralizadas
• Implantación por fases en lugar de una sustitución disruptiva
• Métodos de integración reutilizables y fáciles de mantener
• Workflows coherentes entre regiones y unidades de negocio

Este enfoque ayuda a los equipos de TI a proteger la hoja de ruta del ERP mientras permite que los equipos financieros y de operaciones avancen con mayor rapidez.

Cómo ayuda Esker a lograr una transformación compatible con el ERP

Los equipos de finanzas, compras y servicio al cliente utilizan Esker para automatizar y estandarizar procesos en entornos ERP complejos.

Con Esker Connectivity Suite, puedes realizar la integración ERP de las soluciones de Esker con SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, sistemas desarrollados internamente, distintas marcas de ERP y múltiples instancias de un mismo ERP. Puedes empezar con un único proceso o entidad y ampliar progresivamente el alcance a otras funciones, países y unidades de negocio.

Esker actúa como una capa de automatización unificada entre estos sistemas y los workflows que los empleados gestionan cada día, respaldando los procesos source-to-pay y order-to-cash y manteniendo el ERP como sistema central de registro.  

Esto permite a las organizaciones:

• Avanzar en la transformación independientemente de los plazos de migración del ERP
• Estandarizar workflows en entornos de sistemas fragmentados
• Mejorar la visibilidad entre entidades, regiones y procesos
• Reducir la dependencia de traspasos manuales y soluciones alternativas locales
• Preservar las inversiones existentes en ERP
• Facilitar migraciones por fases, integraciones de fusiones y adquisiciones y la expansión internacional
• Escalar la automatización sin obligar primero a todos los equipos a utilizar el mismo ERP

Tu transformación no debería tener que esperar

La modernización del ERP sigue siendo una prioridad estratégica importante. Pero no debería ser un motivo para posponer todas las demás mejoras que los equipos financieros y de operaciones necesitan hoy.

Al introducir una capa unificada de automatización y orquestación, puedes mejorar la ejecución desde ahora y seguir modernizando tu entorno ERP al ritmo adecuado. Puedes estandarizar workflows, reforzar los controles, mejorar la visibilidad y reducir el trabajo manual sin tener que sustituir, reescribir o consolidar primero todos los sistemas.

En otras palabras, la transformación financiera no tiene que esperar a que terminen las obras del ERP.

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