Gestión de cobros en SAP sin complejidad adicional

SAP es el sistema de referencia para los datos financieros. Sin embargo, los equipos responsables de la gestión de cobros suelen necesitar más de lo que un ERP puede ofrecer por sí solo. Una solución específica puede proporcionar paneles en tiempo real, IA integrada en los workflows, una forma intuitiva de gestionar las diferencias y reglas flexibles que se adapten a los procesos y requisitos específicos de cada organización. También conecta la gestión de cobros con procesos posteriores de la gestión del puesto cliente, como el recobro, el crédito y la resolución de deducciones, para que todos los equipos trabajen con la misma información en tiempo real.

Estas capacidades solo aportan todo su valor cuando la solución está correctamente integrada con SAP. Una vez conciliado y asignado un pago, la conciliación y contabilización en SAP deben realizarse con precisión y en tiempo real. De este modo, las cuentas se actualizan, las partidas pagadas se compensan y todos los procesos de la gestión del puesto cliente permanecen alineados.

En este artículo veremos: 

• Por qué conciliar un pago no es el último paso de la gestión de cobros
• Qué sucede realmente cuando la conciliación con SAP se retrasa
• Qué debe gestionar una integración SAP adecuada, desde los pagos parciales hasta la alineación con Clean Core
• Cómo automatizar la gestión de cobros sin generar más trabajo para TI ni esperar a que finalice la migración de SAP 

El proceso no termina cuando se concilia un pago 

Una solución de gestión de cobros captura la información de los avisos de pago y concilia los pagos entrantes con facturas abiertas o notas de crédito. Sin embargo, esta conciliación solo representa la mitad del trabajo. El paso que realmente completa el proceso es la conciliación y contabilización en SAP: una vez asignado el pago, SAP debe reflejar la operación, compensar las partidas de cliente correctas y actualizar el estado del pago.

Cuando este paso se retrasa, las consecuencias se extienden rápidamente. Los equipos de gestión del puesto cliente acaban reclamando facturas que técnicamente ya están pagadas, trabajan con información de las cuentas que ya no refleja la realidad y dedican tiempo a investigar diferencias que no deberían existir. Lo que empieza como una pequeña brecha de integración entre dos sistemas puede terminar afectando al trabajo diario de los equipos de crédito, recobro y atención al cliente. 

Qué requiere realmente una integración SAP adecuada 

Para cerrar esa brecha, la solución de gestión de cobros debe conectarse directamente con SAP. En el momento en que se asigna un pago, la información debe transferirse y el estado del pago debe actualizarse en tiempo real, sin ninguna intervención manual.

La conexión también debe ser suficientemente flexible para gestionar cómo contabilizan las distintas organizaciones los pagos parciales y las partidas residuales. Debe seguir las reglas de contabilización SAP propias de cada empresa, en lugar de imponer un único método. Lo ideal es que funcione mediante servicios web compatibles con SAP, API publicadas y BAPI, manteniendo la conexión segura y sincronizada sin necesidad de introducir código personalizado en el núcleo del ERP.

Diseñada para SAP Clean Core 

La rapidez no debería generar más deuda técnica a largo plazo. Para las organizaciones que utilizan SAP S/4HANA o están migrando a esta plataforma, mantener la lógica de gestión de cobros fuera del núcleo del ERP y de acuerdo con los principios de SAP Clean Core permite a Finanzas obtener la automatización que necesita. Al mismo tiempo, evita que TI tenga que incorporar otro componente personalizado que deba probar, proteger y mantener en cada futura actualización de SAP.

Este enfoque también es importante para las organizaciones que están preparando una migración de ECC a S/4HANA, utilizan entornos híbridos de ECC y S/4HANA en paralelo o gestionan varias instancias de SAP. En todas estas situaciones, proteger el núcleo del ERP no es opcional. 

¿Aún definiendo su hoja de ruta para SAP? Descubra más sobre la conexión preconfigurada de Esker para SAP.

Menos trabajo personalizado para TI 

Sin una integración preconfigurada, la alternativa suele recaer en TI: desarrollar y mantener internamente una integración entre la solución de gestión de cobros y SAP y revisar ese trabajo cada vez que cambia el entorno ERP. Es una carga que suele crecer de forma silenciosa con el tiempo, especialmente a lo largo de los ciclos de actualización.

Una integración preconfigurada libera a TI de ese trabajo. Ofrece a Finanzas una vía más rápida hacia la automatización y permite que TI conserve la flexibilidad necesaria para futuras actualizaciones. También debe coexistir sin problemas con SAP BTP, el middleware existente y cualquier otro componente que ya forme parte de la arquitectura SAP.

Mejor información para los equipos de gestión del puesto cliente 

La conciliación en tiempo real cambia la información con la que trabajan diariamente los equipos de gestión de cobros, crédito y recobro. Pueden comprobar que un pago se ha procesado en el mismo momento en que sucede, sin esperar a que se complete una transferencia de archivos o una actualización manual del estado.

En la práctica, esto implica dedicar menos tiempo a reclamar facturas que ya están pagadas y disponer de mejor información tanto para tomar decisiones de crédito como para gestionar las conversaciones con los clientes.

El papel de Esker 

La conciliación en tiempo real, la gestión flexible de pagos parciales, una arquitectura alineada con Clean Core y una integración basada en las API y BAPI de SAP en lugar de código personalizado: la integración SAP preconfigurada de Esker se ha diseñado precisamente para ofrecer estas capacidades. Conecta Esker Cash Application directamente con SAP para que, en cuanto se asigna un pago, SAP refleje la operación en tiempo real, sin que TI tenga que desarrollar o mantener una integración a medida.

SAP continúa siendo el sistema de referencia. Eso no cambia. Esker simplemente proporciona la capa de automatización que funciona alrededor del ERP. Esa es la idea fundamental de una transformación segura para el ERP: mejorar el workflow hoy sin modificar la estrategia ERP que ya está en marcha.

La migración de SAP puede continuar según su propio calendario. La automatización de la gestión de cobros no tiene que esperar a que termine.

Descúbrelo en acción: observa cómo funciona el conector de gestión de cobros para SAP. 

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