Fachkräfte binden, Teams entlasten: Warum KI Arbeitsplätze besser macht und nicht vernichtet

Wie stark beeinflusst der Fachkräftemangel den Finanzbereich? Eine Bestandsaufnahme

Der Fachkräftemangel entwickelt sich zunehmend zu einem strukturellen Risiko für Unternehmen – auch und besonders für Finance-Teams. Laut KfW‑ifo‑Fachkräftebarometer geben mehr als ein Viertel (25,8 %) der Unternehmen an, dass fehlende Fachkräfte ihre Geschäftstätigkeit beeinträchtigen¹. Der KOFA‑Fachkräftereport 2025 bestätigt diese Entwicklung und verweist auf „große Engpässe“, die Produktivität und Investitionen ausbremsen². 

Für Teams und Verantwortliche im Finanzwesen bedeutet das: wachsende Transaktionsvolumina, steigende Anforderungen an Transparenz und Compliance sowie anhaltend hohe Reporting‑Last – oft bei gleichbleibender oder schrumpfender Personaldecke. Damit rücken die Bindung und Weiterentwicklung bestehender Talente stärker in den Fokus, um Fachkräfte langfristig zu sichern, so der KOFA-Fachkräftereport². Arbeitsumgebungen müssen nicht nur effizient sein, sondern spürbar entlasten. Genau hier entfaltet künstliche Intelligenz ihren strategischen Nutzen: Lösungen, die KI‑gestützt arbeiten, helfen Teams, Aufgaben schneller und präziser zu bewältigen, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig Überlastung zu vermeiden.

Im folgenden Blogartikel werfen wir einen Blick auf exemplarische Handlungsfelder und Aufgaben aus dem Order-to-Cash-Prozess, sowohl aus dem Bereich der Debitorenbuchhaltung, als auch des B2B Kundenservice. Dabei betrachten wir, wie der Einsatz von Automatisierung und künstlicher Intelligenz in den einzelnen Bereichen Teams entlastet und damit angespannte Personalsituationen entspannt.

Wie unterstützt KI das Forderungsmanagement?

Zahlungsprognosen erhöhen Transparenz und Handlungsfähigkeit

Im Forderungsmanagement ist die Einschätzung des Zahlungsrisikos und der Cashflow‑Entwicklung entscheidend. KI analysiert historische Zahlungsdaten, Muster im Kundenverhalten und externe Faktoren und erstellt Prognosen, die deutlich präziser sind als manuelle Bauchgefühl-Einschätzungen. Teams sehen frühzeitig, welche offenen Forderungen besondere Aufmerksamkeit benötigen und welche sich voraussichtlich selbst klären.

Dieser Informationsvorsprung reduziert nicht nur den Rechercheaufwand, sondern sorgt auch für eine robuste Prozessstabilität: Selbst bei personellen Engpässen bleibt die Qualität der Prognosen konstant hoch – ein wichtiger Faktor, um die Liquidität verlässlich zu steuern.

Intelligente Priorisierung entlastet Teams

Die manuelle Prüfung hunderter offener Posten ist zeitintensiv und fehleranfällig. KI-basierte Priorisierungssysteme ordnen Aufgaben anhand von Risiko, Fälligkeit, Betrag oder Kundenwert. Teams konzentrieren sich damit auf die Fälle, die tatsächlich Wirkung zeigen, statt Ressourcen auf Routinefälle zu verwenden.

Durch diese gezielte Steuerung entsteht zusätzlicher Handlungsspielraum für risikoreiche oder strategisch relevante Kundensegmente. Die Arbeitslast sinkt spürbar, ohne dass Aufgaben liegen bleiben. Somit entsteht ein klarer Vorteil in Zeiten knapper Personalressourcen.

Wie entlastet KI die Zahlungszuordnung?

Automatische Zuordnung reduziert manuelle Klärfälle

Die Zahlungszuordnung gehört zu den ressourcenintensivsten Tätigkeiten im Order-to-Cash-Prozess. KI-Systeme erkennen Verwendungszwecke und Zahlungsinformationen, gleichen Daten automatisch mit offenen Posten ab und schlagen präzise Zuordnungen vor – auch bei unvollständigen oder fehlerhaften Informationen. Das reduziert Rückfragen, Fehlerquellen und Nachbearbeitung erheblich.

Diese Automatisierung stabilisiert den Arbeitsalltag: Anstatt sich mit Routineaufgaben zu beschäftigen, können sich Mitarbeitende verstärkt um Ausnahmen und komplexe Sonderfälle kümmern. Selbst lange und umfangreiche Zahlungsavise lassen sich mit Hilfe von KI-Systemen wesentlich schneller verarbeiten. Dadurch entstandene Mehrarbeit und Überstunden gehören somit der Vergangenheit an, während die Qualität der Zahlungszuordnung hoch bleibt.

KI erkennt Muster und fehlende Informationen

KI‑Lösungen lernen aus früheren Fällen, erkennen wiederkehrende Muster und weisen auf fehlende Informationen hin. Auf dieser Basis können Zahlungen zuverlässig zugeordnet werden – auch bei unklaren oder wechselnden Angaben durch Kunden.

Für Teams bedeutet das weniger manuelle Recherche und geringere Fehleranfälligkeit. Gleichzeitig verbessert sich die Skalierbarkeit des Prozesses: Selbst wachsende Zahlungsvolumina können mit bestehenden Kapazitäten sicher bewältigt werden.

Wie verbessert KI die Bearbeitung von Claims & Deductions?

Stimmungs- und Kontextanalyse schafft Klarheit

Claims & Deductions sind anspruchsvoll und erfordern eine genaue Einschätzung von Kontext, Tonalität und Eskalationspotenzial. Agentic AI analysiert Kundenkommunikation und identifiziert Dringlichkeit sowie kritische Signale frühzeitig. Teams können dadurch schneller priorisieren und gezielter reagieren.

Diese automatisierte Einschätzung verschafft spürbar mehr Klarheit in kürzerer Zeit und reduziert die Belastung, da weniger manuelle Analyse einzelner Fälle notwendig ist. Gleichzeitig bleibt die Reaktionsgeschwindigkeit hoch, ein entscheidender Faktor, um Kundenbeziehungen stabil zu halten.

Automatische Zuordnung von Dokumenten reduziert Suchaufwand

KI‑Automatisierung im Reklamationsmanagement führt alle relevanten Dokumente zusammen: von Rechnungen über Lieferscheine bis hin zu Gutschriften oder Schriftverkehr. Das beschleunigt die Recherche und minimiert Fehler.

Mitarbeitende können sich auf die inhaltliche Klärung der Sachverhalte und die Kundeninteraktion konzentrieren, statt Zeit in der Dokumentensuche zu verlieren. Gleichzeitig sinkt die Abhängigkeit von individueller Erfahrung oder Detailwissen, was Prozesse robuster und weniger anfällig für Personalengpässe oder -ausfälle macht.

Wie stärkt KI das Order Management?

E-Mail-Triage ermöglicht schnelle Reaktionszeiten

Im Order Management treffen täglich E‑Mails mit Bestellungen, Änderungswünschen oder Rückfragen ein. KI erkennt automatisch Inhalt, Dringlichkeit und Art eingehender Nachrichten und leitet sie strukturiert an die richtigen Prozesse weiter. Das beschleunigt die Bearbeitung und reduziert den Aufwand für manuelle Sortierung.

Gerade bei hohen Anfragevolumina bleibt die Bearbeitungsqualität konstant hoch – ein Vorteil, wenn Teams unter hohem Druck arbeiten oder zeitweise weniger Personal verfügbar ist.

Automatische Datenextraktion reduziert manuelle Eingaben

Bestellungen liegen oft in PDFs, E-Mails oder strukturlosen Formaten vor. KI übernimmt die Extraktion relevanter Daten wie Artikelnummern, Mengen oder Preisangaben und erstellt strukturierte Datensätze für nachgelagerte Systeme.

Das senkt den manuellen Aufwand deutlich und schafft Kapazitäten für anspruchsvollere Tätigkeiten wie Sonderkonditionen, Kundenberatung oder Qualitätssicherung. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote, was die Prozesssicherheit nachhaltig verbessert.

Strategischer Nutzen: Warum KI im O2C ein Hebel für Produktivität und Talent Retention ist

• Entlastung statt Ersatz: KI übernimmt wiederkehrende Aufgaben und gibt Teams Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten.
• Stabilität trotz Personallücken: Prozesse bleiben zuverlässig, auch wenn Positionen unbesetzt sind.
• Höhere Zufriedenheit und geringere Fluktuation: Weniger Stress und weniger Überlastung durch Routinetätigkeiten, mehr Fokus auf anspruchsvolle und wertschöpfende Aufgaben.
• Verbesserter Cashflow: Priorisierte Aufgaben, zuverlässige Prognosen und schnellere Durchlaufzeiten sorgen für finanziellen Mehrwert. 

Künstliche Intelligenz schafft somit einen stabilen, resilienten und skalierbaren O2C-Prozess – sowohl in der Debitorenbuchhaltung als auch im B2B Kundenservice –, der unabhängig von Personalengpässen funktioniert und gleichzeitig ein attraktives Arbeitsumfeld bietet.

Fazit

KI und Agentic AI verändern den O2C-Prozess nachhaltig – nicht durch den Ersatz von Fachkräften, sondern durch die Entlastung der Teams. Die Technologie automatisiert repetitive Tätigkeiten, verbessert Entscheidungsgrundlagen und beschleunigt Prozesse. Dabei ersetzen sie keine Fachkräfte – sie stärken sie.

Für Verantwortliche im Finanzbereich entsteht damit ein strategischer Hebel, um gleichzeitig Stabilität, Skalierbarkeit und Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Mitarbeitende gewinnen Zeit für qualitativ hochwertige Aufgaben und Unternehmen bleiben handlungsfähig, gerade in Zeiten des Fachkräftemangels.

Quellen:
¹ https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokum…
² https://www.iwkoeln.de/fileadmin/user_upload/Studien/KOFA_kompakt_und_S…