5 Hebel für ein effizienteres Forderungsmanagement in der Debitorenbuchhaltung

Wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen auf Kredit verkauft, erwartet es, irgendwann bezahlt zu werden – aber dieses „irgendwann“ kann manchmal länger dauern, als es sollte. Genau hier kommt das Forderungsmanagement ins Spiel. In der Debitorenbuchhaltung bezeichnet Forderungsmanagement den Prozess, ausstehende Zahlungen von Kunden einzutreiben. Das Forderungsmanagement beginnt in der Regel, sobald eine Rechnung überfällig ist und kann von einer einfachen Erinnerung per E-Mail bis hin zu ernsteren Maßnahmen wie der Einschaltung eines Inkassobüros reichen.

Leider kämpfen viele Unternehmen mit ineffizienten, manuellen Prozessen, die die Nachverfolgung verzögern, wichtige Rechnungen übersehen oder Kundenbeziehungen belasten. In diesem Beitrag stellen wir fünf praktische Möglichkeiten vor, wie Sie Ihre Forderungsstrategie verbessern und schneller bezahlt werden – ohne dabei Brücken abzubrechen.

Was bedeutet Forderungsmanagement in der Debitorenbuchhaltung?

Ganz einfach ausgedrückt: Forderungsmanagement im B2B bedeutet, dass ein Unternehmen versucht, ein anderes Unternehmen dazu zu bringen, das Geld zu zahlen, das es schuldet. Beispiel: Wenn ein Geschäft Produkte von einem Lieferanten kauft, aber nicht sofort bezahlt, wird der Lieferant später das Geschäft kontaktieren, um das Geld einzufordern. Es ist wie wenn Sie einem Freund Geld leihen und ihn daran erinnern müssen, es zurückzuzahlen – nur dass es hier zwischen Unternehmen passiert.

Schritte im Forderungsmanagement-Prozess der Debitorenbuchhaltung

Erstellen Sie einen Alterungsbericht (Aging Report)

Wenn ein Lieferant eine Rechnung an seinen Kunden sendet, startet ein Countdown. Der Kunde hat eine bestimmte Anzahl von Tagen Zeit, um die Rechnung zu bezahlen (bspw. 60 Tage), bevor die Zahlung als überfällig gilt. Mit jedem Tag, der vergeht, „altert“ die Rechnung.

Ein Alterungsbericht fasst alle unbezahlten Rechnungen zusammen und sortiert sie nach Fälligkeit oder Betrag. Dieses Tool ist äußerst hilfreich, um den Überblick über offene Rechnungen zu behalten und ist ein zentraler Bestandteil der Priorisierung der Forderungsmanagement-Aktivitäten.

Zahlungserinnerungen senden

Manchmal ist eine verspätete Zahlung ein ehrlicher Fehler – vielleicht wurde die Rechnung übersehen, vergessen oder ist im Alltag untergegangen. Das passiert den Besten. Zahlungserinnerungen sind freundliche Hinweise, die kurz vor Fälligkeit gesendet werden, um eine pünktliche Zahlung sicherzustellen. Ist eine Zahlung nur leicht überfällig, kann der Lieferant einige Erinnerungen senden, in der Hoffnung, dass der Kunde zahlt, ohne dass strengere Maßnahmen erforderlich sind.

Mahnschreiben versenden

Wenn eine Zahlung offensichtlich überfällig ist und keine baldige Zahlung erwartet wird, ist es Zeit, ernst zu machen. Ein Mahnschreiben ist eine formellere und nachdrücklichere Zahlungsaufforderung, die in der Regel auch die Konsequenzen einer Nichtzahlung erwähnt, wie z. B. Verzugszinsen oder rechtliche Schritte.

Verhandeln

Bleibt die Zahlung nach einem Mahnschreiben aus, ist es Zeit für ein Gespräch mit dem Kunden. Finden Sie heraus, warum nicht gezahlt wurde. Dieses Gespräch ist eine Gelegenheit, gemeinsam eine Lösung zu finden, ohne die Geschäftsbeziehung zu gefährden. Bieten Sie Optionen wie flexible Zahlungsbedingungen oder einen neuen Zahlungsplan an und dokumentieren Sie jede neue Vereinbarung schriftlich. Verfolgen Sie nach, ob alles reibungslos läuft oder neue Probleme auftreten, die die Zahlung beeinflussen könnten.

Forderung an ein Inkassobüro übergeben

Wenn die Verhandlungen scheitern, können Sie die Forderung an ein seriöses Inkassobüro übergeben. Stellen Sie sicher, dass alle bisherigen Maßnahmen und Dokumentationen vorliegen. Das Inkassobüro übernimmt dann. Falls die Forderung nicht eingetrieben werden kann, sollten Sie rechtliche Schritte erwägen (bei größeren Beträgen) oder die Forderung abschreiben (bei kleineren Beträgen oder wenn keine Aussicht auf Zahlung besteht).

5 Maßnahmen zur Verbesserung des Forderungsmanagements

Seien Sie proaktiv, nicht reaktiv

Die beste Strategie ist, gar nicht erst zu drastischen Schritten greifen zu müssen, weil Sie bereits vor Fälligkeit aktiv werden. Priorisieren Sie Ihre offenen Rechnungen klar. Kommunizieren Sie vor dem Fälligkeitsdatum und bleiben Sie auch danach in Kontakt. Je länger Sie warten, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie bezahlt werden.

Personalisieren Sie Mahnschreiben

Standardtexte sind nicht das Gelbe vom Ei. Verstehen Sie die individuellen Umstände und Zahlungsfähigkeit jedes Kunden und passen Sie Ihre Kommunikation entsprechend an. Zeigen Sie, dass Sie die Situation des Kunden kennen und ernst nehmen – das hilft, Frustration zu vermeiden, Zahlungen zu erhalten und die Kundenbindung zu bewahren.

Automatisieren Sie den Forderungsmanagement-Prozess

Manuelle Prozesse führen oft zu unkoordinierten und schlecht getimten Kommunikations- und Nachverfolgungsmaßnahmen. Beispielsweise können Zahlungserinnerungen verschickt werden, obwohl die Zahlung bereits eingegangen ist. Oder ein Mahnschreiben wird gesendet, obwohl die Rechnung gerade bestritten wird und der Streit erst geklärt werden muss.

Manuelle Prozesse verlängern die Zahlungsdauer und belasten den Cashflow. Die Verwaltung von komplexen Forderungsabläufen mit Tabellen und E-Mails ist extrem herausfordernd und fehleranfällig. Automatisierung des Forderungsmanagements hilft, Kommunikation besser zu timen und individuell anzupassen.

Kundendaten zentralisieren

Eine Zahlung einzutreiben, ohne alle relevanten Daten zur Rechnung und zum Kunden zu haben, ist wie ein Schuss ins Blaue. Informationen wie Bestellinhalt, Rechnungsdatum, Fälligkeit und Zahlungshistorie an einem Ort erleichtern die Strategieplanung und die schnelle Klärung von Streitfällen. Denn langwierige Forderungs- und Streitbearbeitung kann Kundenbeziehungen ernsthaft belasten.

Datenbasiert handeln

Wissen ist besser als raten. Stellen Sie sicher, dass Sie die Leistung Ihres Teams verfolgen. Sobald Sie die aktuellen Kennzahlen kennen, setzen Sie klare Verbesserungsziele. Ein guter Anfang ist die Reduzierung überfälliger Rechnungen. Ein langfristiges Ziel ist die Senkung der Days Sales Outstanding (DSO) – also der durchschnittlichen Forderungslaufzeit.

Wie KI-basierte Software im Forderungsmanagement hilft

Laut dem aktuellen Atradius Payment Practices Barometer sind derzeit mehr als die Hälfte aller B2B-Rechnungen in Deutschland überfällig. Und 8 % der Rechnungen werden als uneinbringlich abgeschrieben. Das ist eine Menge Geld, das nicht zurück ins Unternehmen fließt.

Glücklicherweise ist das Forderungsmanagement ein Bereich, in dem eine KI-gestützte Automatisierungsplattform wie Esker einen enorm positiven Einfluss haben kann. Wie? Wir freuen uns, dass Sie fragen!

• Optimierung des Forderungsprozess: Automatische Kommunikation mit Kunden basierend auf vordefinierter Strategie und Bereitstellung von Echtzeit-To-do-Listen mit priorisierten Kunden, die kontaktiert werden müssen.
• Zentralisierte Daten: Alle relevanten Informationen (z. B. Kundendaten, PDF-Rechnungen, Historie von Telefonaten, Notizen, Streitfälle, Aufgaben usw.) sind jederzeit und überall mittels einer zentralen, benutzerfreundlichen Oberfläche zugänglich.
• Leistungs-Tracking: Intelligente Dashboards zeigen Echtzeit-KPIs (z. B. Alterungsberichte, Prognosen, Gesamtüberfälligkeiten, Streitfälle, DSO usw.) und anpassbare Berichte können automatisch mit Stakeholdern geteilt werden.
• Self-Service-Optionen: Kunden können Rechnungen und Kontoauszüge abrufen, Nachrichten senden oder online über ein benutzerfreundliches Kundenportal bezahlen.
• Verwaltung von Streitfällen: Ein optimierter Prozess für Forderungs- und Streitmanagement sorgt für schnelle Klärung und damit für schnellere Zahlungen und höhere Kundenzufriedenheit.

Das Ergebnis: Ein automatisiertes Forderungsmanagement-System hilft, die DSO zu senken, die Effizienz und Effektivität Ihres Teams zu steigern, Kundenbeziehungen zu schützen und Ihre Mitarbeiter für strategische Kunden und wertschöpfende Aufgaben freizusetzen.

Darüber hinaus integriert sich Esker´s Lösung für das Forderungsmanagement nahtlos in die Esker Order-to-Cash Suite, die Kundenanfragen, Auftragsverarbeitung, Kreditmanagement, Rechnungsstellung, Zahlung, Zahlungszuordnung sowie Claims und Deductions automatisiert.

Sehen Sie sich diese kurze, 7-minütige Demo von Esker Collections Management an, um zu sehen, wie es funktioniert. → Eskers Collections Management Demo