Kundenservice-Automatisierung: 5 Wege zu besserer Auftragserfassung mit KI

Die Auftragserfassung gehört vielleicht nicht zu den auffälligsten Funktionen in Ihrem Unternehmen, aber sie ist eine der wichtigsten. Für Unternehmen, die große Auftragsvolumen über mehrere Kanäle abwickeln, kann bereits eine kleine Ineffizienz zu kostspieligen Fehlern, verfehlten SLAs und unzufriedenen Kunden führen. Fast 80 % der B2B-Einkäufer erwarten inzwischen während ihrer gesamten Customer Journey Interaktion und Reaktionsfähigkeit in Echtzeit.¹  

Mit mehr als 2,87 Millionen Aufträgen, die jeden Monat über die Esker-Plattform automatisiert werden, ist klar: KI-gestützte Automatisierung ist für heutige B2B-Kundenservice-Teams weit mehr als ein Trend. Sie ist Realität der digitalen Transformation. 

Dieser Beitrag zeigt fünf wirkungsvolle Möglichkeiten, wie KI-Automatisierung Ihre Auftragserfassung verbessern kann. Sie hilft dabei, manuelle Eingaben zu reduzieren, die Genauigkeit zu erhöhen, Service-Level-Anforderungen zu erfüllen und Ihrem Team mehr Zeit für strategische Aufgaben zu geben. Außerdem erfahren Sie, wie Esker Order Management Sie dabei unterstützen kann. 

5 Wege, wie KI-Automatisierung die Auftragserfassung verbessert

1. Auftragsdaten aus jedem Format automatisch erfassen

Machen wir uns nichts vor: Auftragsdaten aus E-Mails, PDFs, Portalen und EDI-Dokumenten manuell zu erfassen, kostet nicht nur Zeit, sondern birgt auch Risiken. Fehler schleichen sich ein. Mitarbeitende werden überlastet. Kunden müssen warten. Die KI-gestützte Lösung von Esker erfasst und extrahiert wichtige Daten aus jedem Auftragsformat, darunter strukturierte, semistrukturierte und sogar handschriftliche Inhalte. Dafür kommt eine Kombination aus OCR, NLP und Machine Learning zum Einsatz. 

Was bedeutet das für Ihr Team? 

• Kein Wechsel zwischen verschiedenen Systemen mehr, um Felder manuell zu überprüfen
• Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe bei wiederkehrenden oder vorlagenbasierten Aufträgen
• Durchschnittlich 92,11 % weniger manuelle Datenerfassung
• Ein System, das aus Korrekturen lernt und sich mit der Zeit verbessert 

Ein Esker-Kunde beschreibt es so: 

„Wir konnten die Bearbeitungszeit für wiederkehrende Aufträge von fünf Minuten auf fünf Sekunden reduzieren.“ – Sr. Director of Business Operations, NVIDIA 

2. Fehler mit Echtzeitvalidierung & Anomalieerkennung vermeiden

Ein schneller Auftragsprozess bringt wenig, wenn die Daten falsch sind. Genau hier geht Esker Synergy AI einen Schritt weiter: Die Daten werden mit den ERP-Stammdaten abgeglichen und Abweichungen erkannt, bevor daraus Probleme entstehen. Ob nicht übereinstimmende SKUs, fehlerhafte Preise oder auffällige Mengen – Aufträge werden mithilfe ERP-integrierter Logik und intelligenter Regelwerke automatisch auf mögliche Probleme geprüft. 

• Zu den wichtigsten Vorteilen von Esker Synergy AI gehören:
• ERP-gestützte Validierung zur Sicherstellung der Datenqualität
• Anomaliewarnungen, die ungewöhnliches Auftragsverhalten erkennen, bevor Fehler eskalieren
• Priorisierung auffälliger Aufträge, damit sich Kundendienstmitarbeiter auf die wichtigsten Fälle konzentrieren können 

Diese automatisierte Kontrolle minimiert Risiken, beschleunigt Freigaben und sorgt für eine reibungslose Auftragsabwicklung. 

3. Aufträge nahtlos über alle Kanäle verarbeiten

Ob E-Mail, Fax, Webportal, EDI, mobile App oder ein anderer Kanal: Ihre Kunden interessieren sich nicht für die Herausforderungen Ihrer Backend-Systeme. Sie möchten einfach eine Bestellung aufgeben und schnell eine Bestätigung erhalten. Die Verarbeitung verschiedener Eingangskanäle führt jedoch häufig zu Datensilos und längeren Bearbeitungszeiten. 

Die Order-Management-Automatisierung von Esker bündelt sämtliche eingehenden Aufträge auf einer intelligenten Plattform, unabhängig von Format oder Kanal. Das bedeutet: 

• Einheitliche Workflows für EDI- und Nicht-EDI-Aufträge
• Automatische Klassifizierung von Aufträgen durch KI-gestützte Triage
• Flexibilität, um neue Kunden, Formate oder Geschäftsregeln einfach abzubilden 

Wenn das „Kanalchaos“ entfällt, gewinnen Sie ab dem Moment, in dem ein Auftrag im Posteingang eintrifft, mehr Kontrolle, Geschwindigkeit und Transparenz. 

4. Mehr Transparenz mit intelligenten Dashboards & Reports

Wenn B2B-Kundenservice-Teams ohne ausreichende Transparenz arbeiten, sind die negativen Auswirkungen deutlich spürbar: Die Leistung sinkt, SLAs werden verfehlt und Engpässe bleiben unentdeckt. Die Lösungssuite von Esker schafft Echtzeittransparenz für die gesamte Auftragserfassung. 

Mit intuitiven Dashboards und integrierten Analysen können Verantwortliche: 

• Die Leistung nach Auftragstyp, Kunde, Kanal oder Kundendienstmitarbeiter verfolgen
• Die SLA-Einhaltung überwachen und Probleme frühzeitig erkennen
• Auftragshistorien, Freigabezyklen und die Zeit bis zur Buchung im ERP detailliert analysieren 

Vollständige Transparenz über den Prozess der Auftragserfassung ist entscheidend, um die heutigen Kundenerwartungen zu erfüllen. Eine Studie zeigt, dass Unternehmen, die Kundenservice als Wertschöpfungsfunktion betrachten, ein 3,5-mal höheres Umsatzwachstum erzielen.² 

5. Mehr Zeit für strategische und kundenorientierte Aufgaben im Kundenservice

Wenn Teams in der Auftragserfassung mit wenig wertschöpfenden Aufgaben ausgelastet sind, fehlt ihnen die Zeit für das Wesentliche: Kundenbeziehungen aufbauen, Probleme lösen und Loyalität stärken. KI-gestützte Automatisierung entlastet Kundendienstmitarbeiter, indem aufwendige Datenerfassung und manuelle Nachverfolgung entfallen. 

Für Unternehmen, die Esker einsetzen:

• Mitarbeitende können proaktiv statt nur reaktiv handeln
• Die Einarbeitungszeit für neue Mitarbeitende wird deutlich reduziert
• Collaboration-Tools ermöglichen eine reibungslose interne und externe Kommunikation
• Teams können größere Volumen mit weniger Belastung bewältigen 

Das bestätigt auch das Team von Viega: 

„Am Anfang hatten wir Mitarbeitende, die den ganzen Tag nur Aufträge eingegeben haben. Heute haben sie die Möglichkeit, sich im Unternehmen weiterzuentwickeln, und wir können ihnen zunehmend anspruchsvollere Aufgaben übertragen.“ Chad Molen, Director of Customer Support.

Das Ergebnis? Ein zufriedeneres und strategischer arbeitendes Kundenservice-Team – und damit auch ein besseres Kundenerlebnis. 

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Warum Esker für die Automatisierung des Order Managements wählen? 

Sie müssen nicht bei null anfangen, um Ihre Auftragserfassung zu verbessern. Mit der richtigen KI-Automatisierung können Sie Aufträge schneller verarbeiten, die Genauigkeit erhöhen und Kunden wie Mitarbeitenden ein besseres Erlebnis bieten. 

Die Customer Service Automation Suite von Esker ist darauf ausgelegt, mit Ihrem Unternehmen zu skalieren, nicht bestehende Systeme zu ersetzen. Ganz gleich, ob Sie Tausende EDI-Transaktionen bearbeiten, Freitext-E-Mails priorisieren oder die Kommunikation zwischen Vertrieb, Finanzen und Lieferkette zentralisieren: Esker bietet: 

• End-to-End-Transparenz über alle Auftragstypen und Kundeninteraktionen hinweg
• ERP-Integration ohne Austausch bestehender Systeme oder Betriebsunterbrechungen
• Globale Skalierbarkeit zur Unterstützung verschiedener Standorte, Sprachen und Workflows
• KI-Technologie (OCR, NLP, ML und GenAI), die kontinuierlich lernt und sich verbessert
• Nachgewiesene Ergebnisse bei mehr als 400 Kunden, die jeden Monat Millionen von Aufträgen automatisieren 

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