Leitfaden für Führungskräfte zur KI-gestützten Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung

Viele Unternehmen stehen unter Druck, Künstliche Intelligenz (KI) in ihre Finanzprozesse zu integrieren. Wenn Sie das Gefühl haben, hinterherzuhinken, sind Sie nicht allein.

Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Über die Hälfte der Finanzteams plant die Einführung, testet derzeit oder nutzt bereits KI.¹ Und nicht nur das – 73 % der Unternehmen setzen bereits KI und generative KI (GenAI) ein oder haben konkrete Pläne dafür.²
Diese Entwicklung zeigt, wie stark die strategische Bedeutung von KI in der Finanzwelt gewachsen ist. Für Ihr Unternehmen bedeutet das: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die Chancen zu nutzen und Automatisierung konsequent voranzutreiben.

Warum CFOs jetzt auf KI-gestützte Automatisierung setzen müssen

Sie sind bei weitem nicht der Einzige, der so denkt. Eine Gartner-Umfrage unter mehr als 200 CFOs hat ergeben, dass viele Finanzverantwortliche eine strategische Notwendigkeit sehen: Die beschleunigte Einführung von KI und die Förderung digitaler Talente, die erforderlich sind, um langfristigen Wert aus KI-Investitionen zu generieren, sind in den kommenden Jahren von entscheidender Bedeutung.

Die Nutzung des enormen Potenzials der KI-gestützten Automatisierung ist besonders wichtig, da sich die Rolle des CFO zunehmend von der eines Zahlenjongleurs hin zu einer zentralen Drehscheibe für operative Strategien und digitale Transformation wandelt. Eine aktuelle Umfrage von Esker ergab, dass 76 % der CFOs der Meinung sind, dass der Einsatz neuer intelligenter Technologien (einschließlich KI-gestützter Lösungen) oder die Verbesserung bestehender Prozesse wichtige Maßnahmen sind, mit denen Unternehmen ihre Teams in den Bereichen Beschaffung, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung und Kundenservice ausstatten können, um die Umsetzung ihrer Finanzstrategien zu unterstützen.

Die Umgestaltung der Kreditorenbuchhaltung stärkt die Finanzabteilung, indem sie Prozesse effizienter und strategischer macht. Anstatt nur Dateneingabe und Zahlungsabwicklung zu überwachen, entwickelt sich die Kreditorenbuchhaltung zur zentralen Instanz für Cashflow und Echtzeit-Finanzleistung. Damit sie das Office of the CFO optimal unterstützt, sind moderne, automatisierte Prozesse entscheidend – hier setzt die Prozessumgestaltung an. 

4 Wege, wie die Umgestaltung der Prozesse der Kreditorenbuchhaltung das Office of the CFO stärkt

Die Hackett Group definiert Prozessumgestaltung als „einen umfassenden Ansatz zur Neugestaltung und Optimierung von Betriebsprozessen, um Effizienz, Effektivität und Anpassungsfähigkeit zu verbessern“. KI-gestützte Automatisierung ist einer der Motoren, die die Prozessumgestaltung vorantreiben. Mit anderen Worten: sinnvolle Prozesse + KI-gestützte Automatisierung = großartige Ergebnisse. Die Kreditorenbuchhaltung birgt erhebliches ungenutztes Potenzial. Die Freisetzung dieses Potenzials durch Prozessumgestaltung bringt Ihrem Unternehmen sowohl unmittelbare als auch langfristige Vorteile.

Kosteneinsparungen

Kostensenkung ist für jedes Unternehmen eine zentrale Priorität. Tatsächlich geben 44 % der Finanzvorstände an, dass der verstärkte Einsatz von Technologie zur Kostensenkung eine wichtige Priorität ist. ³ Wenn Sie die Kreditorenbuchhaltung kosteneffizienter aufstellen möchten, sollten Sie die Prozessumstellung als strategischen Hebel nutzen.

Die Integration von KI-gestützter Automatisierung in Ihre Kreditorenbuchhaltung senkt die Kosten durch:

• Schnellere und effizientere Verarbeitung durch berührungslose Verarbeitung und drastisch reduzierte manuelle Dateneingabe (ein Beispiel aus der Praxis: lesen Sie, wie die Boston Red Sox ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess optimiert haben)
• Reduzierung von Verlusten durch Betrugsversuche dank integrierter Kontrollen und digitaler Prüfpfade, die es betrügerischen Rechnungen und doppelten Zahlungen erschweren, ins System zu gelangen
• Sicherstellung, dass Zahlungen pünktlich erfolgen, wodurch Strafen für verspätete Zahlungen reduziert und die DPO durch Fälligkeitserinnerungen und Rechnungs-Priorisierung gesenkt werden

Besserer Cashflow und mehr Working Capital

Geld sparen – sogar Geld verdienen – in einem Prozess, in dem Geld Ihr Unternehmen verlässt? Das ist möglich, wenn Sie die Kreditorenbuchhaltung nicht nur als Kostenstelle sehen, sondern als strategischen Wachstumshebel, den Sie steuern können. Eine strategische Steuerung der Kreditorenbuchhaltung ist möglich, wenn Sie über einen KI-gestützten, automatisierten Prozess verfügen.

Die Prozessumstellung in der Kreditorenbuchhaltung führt zu mehr Cashflow und Working Capital, indem sie Ihrem Team hilft:

• Zahlungen sorgfältig zu planen, damit Ihr Unternehmen länger über seine Barmittel verfügen kann, die dann zur Generierung von Einnahmen oder für andere Investitionen genutzt werden können
• Mehr Skonti für vorzeitige Zahlungen zu erzielen, indem KI dabei hilft, skontierfähige Rechnungen zu erfassen und Ihr Team zu benachrichtigen, bevor die Skontofrist abläuft
• Bessere Konditionen mit Lieferanten auszuhandeln, indem pünktliche Zahlungen und klare Kommunikation zur Regel werden

Zuverlässige Daten für die Entscheidungsfindung

Die Kreditorenbuchhaltung ist eine Fundgrube an Informationen – wenn diese nur organisiert, analysiert, visualisiert und den richtigen Personen zur Verfügung gestellt werden könnten. Mit einem transformierten Kreditorenbuchhaltungsprozess, der durch KI und Automatisierung gesteuert wird, profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• Echtzeit-Einblick in Kreditorenbuchhaltungskennzahlen und -leistung, was eine bessere strategische Planung, übersichtlichere Berichterstattung und genauere Cashflow-Prognosen ermöglicht
• Zentralisierte, digitalisierte Daten und leistungsstarke Analysen, um Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu identifizieren und die Leistung von Lieferanten zu analysieren

Gesteigerte Produktivität und Skalierbarkeit

Wenn Sie KI und Automatisierung die alltäglichen, sich wiederholenden Aufgaben in Ihrem Kreditorenbuchhaltungsprozess übernehmen lassen, kann sich Ihr Team auf interessantere, wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Das Ergebnis: Die Arbeitsmoral verbessert sich, die Produktivität steigt, und Sie können mit dem wachsenden Rechnungsvolumen Schritt halten, ohne unzählige neue Mitarbeitende einstellen zu müssen.
Die Transformation des Kreditorenbuchhaltungsprozesses bringt folgende Vorteile mit sich:

• Konsequente Durchsetzung von Regeln für Genehmigungen und Zahlungen, Standardisierung Ihrer Prozesse bei gleichzeitiger Reduzierung von Inkonsistenzen und Ausnahmen
• Verbesserte Zusammenarbeit auf einer zentralen Plattform, die es verschiedenen Abteilungen ermöglicht, effektiver an Rechnungsinformationen zusammenzuarbeiten

So starten Sie mit Esker die digitale Transformation Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses

Die beiden wichtigsten Ratschläge, die wir jedem CFO geben, der sich für Prozessumgestaltung und KI-gestützte Automatisierung interessiert, lauten: 

1. Entwerfen Sie konsistente, effiziente Prozesse, die für Ihr Unternehmen funktionieren, bevor Sie mit der Automatisierung beginnen.
2. Gehen Sie bei der Automatisierung Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses nicht stückweise vor.

Der erste Schritt jeder Prozesstransformation muss darin bestehen, die Schwachstellen Ihres aktuellen Prozesses zu identifizieren und zu bestimmen, wie Sie ihn ändern möchten. Wenn Sie sich direkt an die Automatisierung eines schlechten Prozesses machen, werden Sie weiterhin mit denselben Problemen zu kämpfen haben, die Sie vor Beginn der Automatisierung hatten. 
Unser zweiter Ratschlag: Wenn Ihre Prozesse für eine KI-gestützte Automatisierung bereit sind, ist ein ganzheitlicher Ansatz besser als ein stückweiser. Die Automatisierung nur eines oder zweier spezifischer Teile Ihres Finanz-Workflows ist bei weitem nicht so effektiv wie die durchdachte Automatisierung Ihres gesamten Prozesses. Tatsächlich führt eine stückweise Automatisierung nur zu Verwirrung und Verzögerungen.

Transformation der Finanzprozesse mit Esker

Ein Unternehmen wie Esker, das über jahrzehntelange Erfahrung in der Unterstützung hunderter Unternehmen weltweit bei der Transformation ihrer Finanzprozesse verfügt, kann Sie auf Ihrem Weg zur Automatisierung begleiten. Auch bei unserem zweiten Tipp unterstützten wir Sie gerne. Unsere komplette KI-Automatisierungssuite für das Finanzwesen:

• automatisiert alle Source-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse in einer einzigen, einheitlichen Plattform
• lässt sich in jede bestehende ERP-Umgebung integrieren
• verfügt über eine einfache, leicht zu erlernende Benutzeroberfläche, sodass Ihr Team schnell einsatzbereit ist.

Mit anderen Worten: Unsere Lösungen sind für die Transformation von Finanzprozessen konzipiert. Um zu sehen, wie Esker Accounts Payable jeden Schritt der Rechnungsverarbeitung vereinfacht, schauen Sie sich unsere Demo an.

Quellen:

1. 2024 Gartner AI in Finance Survey
2. PwC 2024 U.S. Responsible AI Survey
3. PwC Pulse Survey, June 2024