Recordatorios de pago de facturas: cuándo y cómo enviarlos eficazmente

Imagine que gestiona el departamento de crédito de una empresa y descubre que los pagos esperados no han llegado. Frustrante, ¿verdad? Ahora debe enviar recordatorios de pago a los clientes. Aunque puede parecer una tarea incómoda, el envío de recordatorios de pago de facturas es esencial para mantener la liquidez y garantizar la estabilidad financiera. Un flujo de caja constante permite a la empresa prosperar, invertir en nuevas oportunidades y crecer de forma sostenible, pero los retrasos en los pagos son habituales, especialmente en entornos B2B.

Por eso, a continuación encontrará una guía completa para gestionar eficazmente los recordatorios de pago. Explicamos qué es un recordatorio de pago, cuándo y cómo enviarlo para obtener los mejores resultados, y también ofrecemos ejemplos de plantillas de recordatorios de pago de facturas.

¿Qué es un recordatorio de pago?

Un recordatorio de pago es una comunicación formal enviada a un cliente para recordarle que una factura sigue pendiente de pago. Su objetivo es impulsar el cobro de forma profesional y cordial, y suele ser una de las primeras acciones para recuperar deudas pendientes.

La principal diferencia entre un recordatorio de pago y la gestión de recobro reside en el tono y el enfoque. Mientras que el recordatorio de pago suele ser amistoso y preventivo, el recobro puede implicar la intervención de abogados o agencias especializadas. En muchos casos, un simple recordatorio es suficiente para resolver la situación.

El recordatorio de pago cumple varios objetivos: recordar al cliente el importe adeudado, mantener una buena relación comercial y asegurar que los pagos se realicen dentro del plazo establecido. Para ello, debe redactarse de forma clara y profesional e incluir:

• El importe pendiente
• La fecha de vencimiento
• Los métodos de pago disponibles
• Las posibles penalizaciones por pago fuera de plazo

A menudo es recomendable enviar la carta por correo certificado con acuse de recibo para garantizar que llegue al destinatario correcto.

Cuándo enviar un recordatorio de pago de factura

Lo ideal es enviar el primer recordatorio de pago de factura dentro de la semana posterior a la fecha de vencimiento. Cuanto antes se envíe el recordatorio, mayor será la probabilidad de recibir el pago a tiempo.

Enviar un recordatorio amistoso unos días antes del vencimiento también ayuda a que el cliente sea consciente de la fecha límite y puede reducir el número de recordatorios posteriores. Este pequeño gesto puede marcar una gran diferencia a la hora de mantener una buena relación con el cliente durante el proceso de facturación.

Un calendario habitual de recordatorios de pago puede ser el siguiente:

• Primera comunicación: entre 3 y 7 días antes de la fecha de vencimiento
• Segunda comunicación: en la fecha de vencimiento
• Comunicaciones posteriores: una semana después del vencimiento, repetibles según la relación con el cliente
• Última comunicación: aviso de pago con un plazo definido, en función del valor de la relación comercial

A medida que aumenta el retraso en el pago, el tono de los recordatorios puede volverse progresivamente más firme, pero siempre debe mantenerse la cortesía y el profesionalismo. Un enfoque agresivo puede dañar la relación comercial y dificultar aún más la recuperación de la deuda.

Ejemplos de correos electrónicos de recordatorio de pago según la fase

Existen distintos tipos de recordatorios de pago, cada uno con un tono y enfoque diferentes en función de la situación y del grado de retraso en el pago.

Primer recordatorio de pago

Este tipo de recordatorio es el primer paso y debe redactarse de forma cordial. Su objetivo es recordar el pago pendiente sin generar tensión. Incluye una solicitud educada y la repetición de la información de pago.

Ejemplo de recordatorio de pago de factura:
Asunto: Recordatorio de pago – Factura [Número de factura]
Estimado/a cliente:
Le informamos de que existe un saldo pendiente de [importe] correspondiente a la factura [número de factura], emitida el [fecha de emisión] y con vencimiento el [fecha de vencimiento].
Le agradeceríamos que realizara el pago a la mayor brevedad posible.
Le recordamos que el pago puede efectuarse mediante [métodos de pago]. Si esta factura ya ha sido abonada, puede ignorar este mensaje.

Segundo recordatorio de pago

Si el primer recordatorio no obtiene respuesta, debe enviarse un segundo recordatorio. Este debe ser más firme, pero manteniendo un tono profesional. El segundo recordatorio puede iniciar una cadencia regular de avisos de pago vencido, normalmente con una frecuencia máxima de una vez por semana. Debe hacer referencia a la comunicación anterior e invitar al cliente a ponerse en contacto para tratar cualquier incidencia.

Plantilla de segundo recordatorio de pago:
Asunto: Recordatorio de pago – Factura [Número de factura]
Estimado/a cliente:
En relación con nuestra comunicación anterior enviada el [fecha del primer recordatorio], que no ha obtenido respuesta, nos vemos en la necesidad de solicitar nuevamente el pago de la factura n.º [número de factura] de fecha [fecha de emisión] por un importe de [importe], cuyo vencimiento ya ha expirado.
Le recordamos que el pago puede realizarse mediante [métodos de pago].
Para cualquier consulta sobre esta factura o el pago, puede ponerse en contacto con nosotros en [datos de contacto].
Si la factura ya ha sido abonada, puede ignorar este mensaje.
El número de recordatorios debe ajustarse a la relación con el cliente. En el caso de clientes consolidados y de alto valor, puede ser conveniente mostrar cierta flexibilidad para mantener la relación. Para clientes nuevos o de menor valor, el proceso puede acortarse.

Ejemplo de aviso de pago

Cuando los recordatorios anteriores no han sido efectivos, es el momento de enviar un mensaje más formal. El aviso de pago informa al cliente de que ha incurrido en un impago y de las posibles consecuencias legales.

Ejemplo de aviso de pago:
Asunto: Aviso de pago – Factura [Número de factura]
Estimado/a cliente:
En referencia a nuestras comunicaciones anteriores enviadas el [fechas del segundo recordatorio], le solicitamos que proceda al pago de la factura n.º [número de factura] de fecha [fecha de emisión] por un importe de [importe], que continúa pendiente de pago.
Le rogamos que efectúe el pago en un plazo de [x] días a partir de la recepción de este escrito.
El pago puede realizarse mediante [métodos de pago].
En caso de no recibir respuesta, nos veremos obligados a iniciar acciones legales para recuperar el importe adeudado.
Este escrito tiene validez como requerimiento de pago a todos los efectos legales.
Si la factura ya ha sido abonada, puede ignorar este mensaje.

Cómo puede ayudar la automatización de facturas de Esker

Gestionar eficazmente los recordatorios de pago ayuda a garantizar la estabilidad financiera y a reducir el número de facturas impagadas. Existen distintos tipos de recordatorios, desde el primer aviso cordial hasta el aviso formal, y cada uno cumple una función específica dentro del proceso de cobro.

La automatización — combinada con una atención humana y personalizada — permite que este proceso sea más eficiente y menos estresante.

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