Qué es cash application, por qué es importante y cómo la automatización con IA acelera los ingresos
En tiempos de grandes cambios e incertidumbre, los equipos de Accounts Receivable (AR) o cuentas a cobrar desempeñan un papel clave para ayudar a las empresas a mantenerse proactivas, resilientes y competitivas. Este blog tiene como objetivo arrojar luz sobre un proceso fundamental de AR — la cash application — y ofrecer una visión más clara de por qué es tan relevante y de cómo tecnologías como la inteligencia artificial (IA) y la automatización permiten dejar atrás tareas manuales y repetitivas, mejorar la productividad y retención del talento y acelerar el procesamiento de los pagos.
Esto es lo que aprenderás en este artículo:
- Qué es la cash application y por qué es importante
- Los desafíos asociados a los procesos manuales de cash application
- Cómo la IA y la automatización aportan valor al proceso, al equipo de AR y al negocio
- El papel de Esker en la cash application impulsada por IA y ejemplos de éxito
Visión general del proceso de cash application
Cuando se produce una transacción B2B, lo habitual es que los bienes o servicios se adquieran a crédito. El proveedor emite una factura que actúa como el documento base para el pago. Una vez que la empresa compradora recibe la factura y envía el pago junto con el aviso de remesa (remittance advice), comienza el proceso de cash application.
La cash application es el proceso mediante el cual un pago recibido de un cliente se asigna a la cuenta correcta y a la(s) factura(s) correspondiente(s). Esta tarea la realizan los miembros del equipo de AR — normalmente un especialista en cash application — que se apoyan en el aviso de remesa para determinar qué facturas se están pagando con los fondos recibidos.
Este proceso crítico de AR — que incluye la verificación de los datos del pago (importe, información del cliente, etc.), el registro de la información y la asignación del pago — permite mantener los registros financieros actualizados y precisos, al tiempo que se optimiza la gestión del flujo de caja. Solo cuando el pago se ha verificado puede utilizarse para financiar la actividad del negocio (nóminas, inversiones, reparto de beneficios, etc.). Cuanto antes se aplique el efectivo, mejor.
A continuación, analizamos el proceso de cash application con mayor detalle, repasando cada una de sus etapas y algunos de los puntos más problemáticos para los equipos de AR.
Cash application: un proceso crítico en 3 pasos
Aunque el proceso de cash application puede variar de una empresa a otra, en función de los controles internos definidos por los responsables de AR, los siguientes tres pasos son fundamentales en cualquier flujo de trabajo de cash application:
Agrupación de avisos de remesa
El aviso de remesa es un documento que informa al especialista en cash application de a qué factura o facturas de AR corresponde un pago recibido. Normalmente incluye fechas, números de factura, importes pagados por factura y otra información relevante, como descuentos aplicados. Los avisos de remesa suelen enviarse por correo electrónico, EDI o a través de portales de cuentas a pagar (AP), mientras que los pagos se realizan mediante cheque, transferencia bancaria, tarjeta de crédito o adeudo directo (SEPA, entre otros).
Dado que los avisos de remesa no siempre se envían por el mismo canal que el pago, el especialista en cash application debe recopilar la información procedente de distintos canales y asociarla al pago una vez que este se ha recibido. Este proceso puede resultar tedioso y poco intuitivo.
Conciliación de facturas e investigación de deducciones
Una vez recibido el pago, el especialista en cash application debe conciliarlo con las facturas y créditos pendientes. Incluso cuando se dispone del aviso de remesa, esta tarea puede ser larga y compleja. Un solo pago puede corresponder a varias facturas y, además, variables como pagos parciales, descuentos por pronto pago o discrepancias relacionadas con pedidos pueden provocar diferencias entre el importe pagado y el saldo pendiente. En estos casos, el equipo de AR debe investigar la situación para garantizar una asignación correcta y una resolución ágil.
Registro del pago en el ERP
Cuando todas las comprobaciones se han realizado correctamente y las facturas se han conciliado, el efectivo puede registrarse en el sistema ERP, cerrando oficialmente las partidas abiertas de AR. Realizar este proceso de forma manual — algo todavía habitual en muchos equipos — aumenta el riesgo de errores y de ineficiencias.
Problemas habituales que dificultan la eficiencia de la cash application
En teoría, el proceso descrito parece sencillo. En la práctica, sin embargo, suele requerir una gran inversión de tiempo y esfuerzo por parte de los especialistas en cash application. Sin una solución centralizada e integrada, las entradas diarias de cash application se realizan de forma manual, lo que dificulta la velocidad, la eficiencia y la visibilidad, además de incrementar el coste global de la función de AR. Algunos de los problemas más comunes son:
- Conciliación manual de avisos de remesa y pagos
- Conciliación manual de facturas y gestión de excepciones
- Identificación de pagos incompletos y registro manual en el ERP
- Costes y esfuerzo asociados a los servicios de lockbox
Estos desafíos no solo afectan al equipo de cash application, sino que también tienen un impacto negativo en otros procesos clave de AR, como la gestión del crédito y de cobros. Por ejemplo, si un pago se ha realizado pero no se ha aplicado el mismo día, los gestores de cobros pueden no tener visibilidad de ello y enviar recordatorios por error, lo que supone una pérdida de tiempo y una mala experiencia para el cliente.
Optimizar la cash application con automatización impulsada por IA
La automatización del proceso de cash application agiliza la conciliación de los pagos entrantes. Al reducir o eliminar las tareas manuales, los equipos de AR se benefician de:
- Información de pagos centralizada para un acceso y gestión más sencillos
- Cash application más rápida y precisa para asegurar los ingresos
- Mayor visibilidad de cuentas a cobrar y flujo de caja
- Incremento de la productividad y la satisfacción laboral
- Procesos de auditoría y seguimiento simplificados
- Optimización de los procesos de crédito y cobros
- Aprobación automática de descuentos dentro de tolerancias predefinidas
- Mejor colaboración con clientes y otros equipos de AR
Cómo funciona Esker Cash Application
Esker ofrece una solución integral para automatizar cada etapa del proceso de cash application — desde la captura del aviso de remesa hasta la conciliación de las facturas en el ERP — optimizando no solo la asignación del efectivo entrante, sino también procesos posteriores como la gestión del crédito, los cobros y las disputas.
Gestión simplificada de avisos de remesa
En el caso del correo electrónico, Esker Synergy AI combina tecnologías avanzadas de IA (deep learning, machine learning y procesamiento del lenguaje natural) para extraer automáticamente la información de los avisos de remesa tanto del cuerpo del mensaje como de los archivos adjuntos, admitiendo múltiples formatos y idiomas.
Para los cheques, la información del pago y del aviso se extrae automáticamente, lo que permite identificar de inmediato números de factura y referencias de deducciones o reclamaciones.
Esker Cash Application también puede recuperar avisos de remesa alojados en portales y procesarlos automáticamente.
Conciliación de facturas impulsada por IA
Los algoritmos preconfigurados de Esker Cash Application permiten conciliar facturas con pagos en función de números de factura, números de pedido y otros criterios. Además, la IA puede identificar situaciones en las que el cliente ha proporcionado solo información parcial y completar los datos en el ERP. Incluso cuando no existe aviso de remesa, los algoritmos sugieren combinaciones de facturas que coinciden con el importe del pago.
Herramientas integradas y colaborativas
Esker Cash Application forma parte de una suite más amplia de AR y se beneficia de capacidades de integración como actualizaciones en tiempo real del estado de las facturas, creación de deducciones o reclamaciones y datos compartidos de compromisos de pago. Las herramientas de comunicación integradas facilitan el contacto con el cliente cuando falta información, y toda la interacción queda vinculada al pago.
Otras funcionalidades incluyen interfaces intuitivas, integración fluida con el ERP y paneles de control personalizables con informes que ayudan a identificar oportunidades de mejora continua.
Caso de éxito: Fletcher Steel
Resultados tras la automatización
- Reducción del 30 % de los pagos no asignados
- Aceleración del 95 % en el procesamiento de avisos de remesa
- Reducción del 40 % del tiempo de procesamiento
- Liberación de recursos para otras tareas
- Mejora del bienestar del equipo
En resumen: utilizar IA para automatizar la cash application permite procesar los pagos de forma más rápida y precisa, facilitando un cobro más ágil, una mejor visibilidad financiera y una posición económica más sólida. Al igual que Fletcher Steel logró acelerar en un 95 % el procesamiento de avisos de remesa, la automatización impulsada por IA puede generar un impacto significativo en cualquier organización.
Descubre lo que la solución de Cash Application de Esker puede hacer por tu empresa.
Dan Rogney
As Esker’s Senior Copywriter, Dan plays a central role in creating thought-provoking marketing content designed to educate and engage audiences on the benefits of document process automation. When he’s not writing, you’re likely to find him poring over a good book, shamelessly playing with his daughter’s toys, or Googling the best ways to remove cat hair from clothing.
