AI in Accounts Payable: KI in der Kreditorenbuchhaltung nutzen

Künstliche Intelligenz (KI) ist seit Jahren in aller Munde. Der Begriff fällt so häufig, dass er fast schon an Bedeutung verloren hat. Selbst Hollywood griff das Thema früh auf: Steven Spielbergs Science-Fiction-Film „A.I.“ kam bereits 2001 in die Kinos. Heute ist KI längst keine Zukunftsvision mehr. Sie verändert spürbar unseren Alltag und ganze Branchen, allen voran die Unternehmenswelt.

Fragen Sie jemanden auf der Straße oder einen Kollegen im Büro, was KI eigentlich ist und wie sie im eigenen Unternehmen eingesetzt werden könnte, erhalten Sie vermutlich jedes Mal eine andere Antwort. Denn KI bedeutet für jeden etwas anderes, je nach Rolle, Branche und Erfahrung mit der Technologie.

Gerade deshalb sollten Führungskräfte heute genau wissen, welche Arten von KI echten Mehrwert bringen und von welchen sie besser die Finger lassen. In der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) stellt sich diese Frage besonders konkret: Was international unter dem Schlagwort AI Accounts Payable diskutiert wird, entscheidet hierzulande darüber, wie schnell, sicher und transparent Eingangsrechnungen verarbeitet werden.

KI, die mit Ihnen arbeitet, nicht statt Ihnen

Ineffiziente Back-Office-Prozesse lassen sich nicht dadurch lösen, dass man Menschen durch KI oder Automatisierung ersetzt. Ebenso wenig sollten Unternehmen eine Lösung nur deshalb wählen, weil sie „KI nutzt“, sei es aus Trendgründen oder auf wenig praxistaugliche Weise. Erfolgversprechender sind Lösungen, die Routineaufgaben automatisieren und Ihrem Team mehr Freiraum für seine eigentlichen Stärken verschaffen: Probleme lösen, kritisch denken und Mehrwert schaffen.

Bei Esker verfolgen wir einen klaren Ansatz. Wir unterstützen das Office of the CFO mit KI-gestützter Technologie, bei der der Mensch die Führung behält: „AI-driven, human-led“. Unsere strategischen KI-Werkzeuge reichen von agentischer KI und generativer KI (GenAI) über Machine Learning bis zu Natural Language Understanding (NLU) und Retrieval-Augmented Generation (RAG). Sie sind darauf ausgelegt, Wachstum und finanzielle Ziele des Office of the CFO voranzubringen. Gleichzeitig stehen Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Nachhaltigkeit im Mittelpunkt.

Wie profitieren Unternehmen konkret von dieser Art KI in ihren AP-Prozessen? Das schauen wir uns im Folgenden genauer an.

Automatisierung oder KI: Wo liegt der Unterschied?

Klassische Automatisierung folgt festen Regeln. Weist eine Rechnung ein bestimmtes Merkmal auf, wird ein definierter Schritt ausgelöst. Das funktioniert gut, solange Rechnungen einheitlich aufgebaut sind. Sobald Layouts variieren, Angaben fehlen oder ein Lieferant sein Rechnungsformat ändert, stößt eine rein regelbasierte Lösung schnell an ihre Grenzen.

KI geht einen Schritt weiter. Sie lernt aus den verarbeiteten Daten und aus den Korrekturen Ihres Teams, erkennt Muster und passt sich an neue Situationen an. So verbessert sich die Verarbeitung mit jeder Rechnung. In der Praxis ergänzen sich beide Ansätze: Regeln sorgen für Verlässlichkeit und Compliance, KI übernimmt die Fälle, in denen starre Regeln nicht ausreichen.

Wie sieht KI in der Kreditorenbuchhaltung aus?

Stellen Sie sich vor, Eingangsrechnungen bleiben nicht mehr im Posteingang liegen, bis jemand sie manuell in Ihr ERP-System überträgt. Eine KI-gestützte Lösung für die Kreditorenbuchhaltung übernimmt genau das. So funktioniert es:

• Intelligente Datenerfassung: Die KI liest Rechnungen aus und extrahiert Daten wie Rechnungsnummer, Lieferant, Beträge und Rechnungspositionen mit hoher Genauigkeit, unabhängig von Format oder Layout.
   
• Automatischer Abgleich und Validierung: Die Lösung gleicht Rechnungsdaten im Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen ab, bevor eine Rechnung in die Freigabe geht.
   
• Workflow-Automatisierung: Die KI leitet Rechnungen anhand vordefinierter Regeln an die richtigen Personen zur Prüfung und Freigabe weiter.
   
• Echtzeit-Transparenz: Dashboards und Reporting-Tools zeigen Ihrem Team jederzeit Rechnungsstatus, Engpässe und Leistungskennzahlen.
   
• Menschliche Kontrolle, wo es darauf ankommt: Treten Ausnahmen oder Auffälligkeiten auf, wird Ihr Team benachrichtigt und kümmert sich gezielt um die Fälle, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
   

Darüber hinaus unterstützt KI bei der Kontierung, indem sie auf Basis bisheriger Buchungen passende Sachkonten und Kostenstellen vorschlägt. Auch Rechnungen ohne Bestellbezug lassen sich mit intelligenten Empfehlungen schneller bearbeiten.

Mehr Sicherheit: Betrugserkennung und doppelte Rechnungen

KI erkennt Muster und Anomalien in Ihren Rechnungsdaten, die bei einer manuellen Prüfung leicht untergehen. Dazu gehören doppelt eingereichte Rechnungen, die zu Überzahlungen führen können, ebenso wie ungewöhnliche Rechnungsmuster eines Lieferanten. Solche Auffälligkeiten meldet das System, bevor eine Zahlung freigegeben wird. Ihr Team prüft den Fall und entscheidet. So senken Sie das Risiko von Betrug und finanziellen Unregelmäßigkeiten, ohne jede einzelne Rechnung von Hand kontrollieren zu müssen.

Das Ergebnis: Zeitersparnis und mehr Kontrolle

Mit KI reduzieren Unternehmen die manuellen, sich wiederholenden Schritte in der Rechnungsverarbeitung. Das ist aber nur ein Teil des Nutzens, denn Ihr Team behält jederzeit die Kontrolle. Es geht nicht darum, Menschen zu ersetzen. Vielmehr gewinnen Ihre Mitarbeitenden Zeit für anspruchsvollere Aufgaben wie die Pflege von Lieferantenbeziehungen, die strategische Planung und die Bearbeitung von Ausnahmen.

Weniger manuelle Eingaben bedeuten zudem weniger Fehler und konsistentere Daten. Wer frühzeitig weiß, welche Rechnungen wann fällig werden, plant Zahlungsläufe besser, vermeidet verspätete Zahlungen und nutzt Skonti gezielter.

Kann KI die Kreditorenbuchhaltung übernehmen?

Viele Aufgaben ja, die Verantwortung nein. KI kann einen Großteil der Routinearbeit erledigen: Rechnungen erfassen, Daten prüfen, Abgleiche durchführen und Freigaben an die richtige Person weiterleiten. Standardrechnungen mit vollständigen Daten und passender Bestellung laufen oft ohne manuellen Eingriff durch.

Anders sieht es bei Ausnahmen aus, etwa bei abweichenden Mengen oder Preisen, fehlenden Bestellbezügen, Rückfragen beim Lieferanten oder Entscheidungen mit finanzieller Tragweite. Hier braucht es Fachwissen, Urteilsvermögen und Kommunikation. KI bereitet diese Fälle vor und liefert Kontext und Empfehlungen, die Entscheidung trifft jedoch Ihr Team. Esker setzt KI deshalb dort ein, wo sie praktischen Geschäftswert schafft, und zwar immer mit integrierter menschlicher Kontrolle.

Wird KI Arbeitsplätze in der Kreditorenbuchhaltung ersetzen?

Die Sorge ist verständlich, greift aber zu kurz. KI verändert vor allem, womit sich Kreditorenbuchhalterinnen und -buchhalter im Alltag beschäftigen. Statt Belege abzutippen und fehlenden Freigaben hinterherzulaufen, konzentrieren sie sich stärker auf Analysen, Lieferantenkommunikation, Prozessoptimierung und Compliance.

Damit dieser Wandel gelingt, kommt es auf ein durchdachtes Change Management an. Binden Sie Ihr Team früh in die Einführung ein, vermitteln Sie die Vorteile offen und bieten Sie passende Schulungen an. Das baut Vorbehalte ab und sorgt dafür, dass die neue Lösung im Alltag tatsächlich genutzt wird.

Agentic AI: der nächste Schritt in der Kreditorenbuchhaltung

Mit agentischer KI entwickelt sich die Technologie weiter. KI-Agenten führen nicht nur einzelne Aufgaben aus, sondern koordinieren mehrere Schritte und stellen Informationen in Echtzeit bereit. Als digitale Kollegen bereiten sie Daten klar und nutzbar auf und unterstützen so schnelle Analysen und Entscheidungen. Die Esker Agentic AI Suite bündelt diese Fähigkeiten auf einer zentralen Plattform für Source-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse. Auch hier gilt: Die Agenten arbeiten innerhalb klar definierter Prozesse, und der Mensch behält die Steuerung.

KI-Software für die Kreditorenbuchhaltung: Integration in SAP und andere ERP-Systeme

Eine KI-Lösung entfaltet ihren Nutzen erst dann, wenn sie sich in Ihre bestehende Systemlandschaft einfügt. Entscheidend ist deshalb eine native Anbindung an das ERP-System. Esker bietet zertifizierte Integrationen mit SAP, Oracle, Microsoft Dynamics und weiteren ERP-Systemen und unterstützt auch Multi-ERP-Umgebungen. So fließen alle Rechnungsdaten in ein System, statt über Medienbrüche verteilt zu sein.

Für Unternehmen in Deutschland kommt ein weiterer Aspekt hinzu: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Eine KI-gestützte Software für die Kreditorenbuchhaltung sollte daher strukturierte E-Rechnungen ebenso zuverlässig verarbeiten wie PDF- oder Papierrechnungen.

Es geht nicht nur um Effizienz, sondern um Ihr Team

Ein Modell nach dem Prinzip „AI-driven, human-led“ macht KI zu einem Werkzeug, das Ihr Team stärkt, statt es zu ersetzen. Die Technologie übernimmt im Hintergrund die Routinearbeit. Ihre Mitarbeitenden steuern den Prozess, treffen fundierte Entscheidungen und tragen so maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Auf diese Weise wird die KI-getriebene Transformation der Kreditorenbuchhaltung zu einem Projekt, das die Menschen mitnimmt.

Fazit: Ist KI nur ein Schlagwort?

Nicht, wenn Sie wissen, wie Sie KI sinnvoll einsetzen. Und nicht, wenn Sie mit einem erfahrenen Anbieter für KI-Automatisierung wie Esker zusammenarbeiten. Esker wurde im Gartner® Magic Quadrant™ 2025 für Accounts Payable Applications als Leader ausgezeichnet und von Ardent Partners als „Best-in-Class Provider“ genannt.