Multi-ERP: Finanzprozesse ohne ERP-Konsolidierung standardisieren

Das Problem des ERP-Flickenteppichs

Multi-ERP-Umgebungen sind in großen Unternehmen weit verbreitet. Häufig entstehen sie durch Fusionen und Übernahmen, regionale oder geschäftsspezifische Anforderungen, regulatorische Vorgaben oder das parallele Bestehen von Legacy- und modernen Systemen wie SAP ECC und S/4HANA.

Der parallele Betrieb von zwei oder mehr ERP-Systemen bringt jedoch unerwünschte Begleiterscheinungen mit sich: fragmentierte Prozesse, durch die Teams zwischen voneinander getrennten Genehmigungsabläufen wechseln müssen, verstreute Kundendaten und ständiges Umschalten zwischen Systemen. Manuelle Übergaben und redundante Tools können die Situation zusätzlich verschärfen und zu einem uneinheitlichen Performance-Tracking führen. Solche Strukturen beeinträchtigen nicht nur die Effizienz und erschweren das Tagesgeschäft, sondern können auch Mitarbeitende, Lieferanten und Kunden aufgrund fehlender Kohärenz frustrieren.

Schwankende Prozesse im Finanzbereich

Inkonsistenzen wie mangelnde Transparenz, unzuverlässige Kontrollen und erhöhte Compliance-Risiken zeigen sich schnell in den einzelnen Finanzprozessen:

• Die Kreditoren (AP) müssen mit unterschiedlichen Regeln zur Rechnungsvalidierung und verschiedenen Genehmigungsschwellen umgehen.
• Die Debitoren (AR) arbeiten mit lokal unterschiedlichen Inkassostrategien und einer fragmentierten Bearbeitung von Streitfällen.
• Das Lieferanten-Onboarding wird zu einem Flickenteppich regionaler Anforderungen.

Die Standardisierung von Finanzprozessen ist der effektivste Weg, solche Situationen schnell zu bewältigen. Das Beste daran: Sie müssen nicht warten, bis Ihre ERP-Systeme konsolidiert sind, denn solche Projekte nehmen häufig viel Zeit in Anspruch.

Mit der Einführung eines gemeinsamen Prozessmodells lassen sich Transparenz schnell wiederherstellen, Governance durchsetzen und Effizienzpotenziale erschließen. Gleichzeitig sorgt es für Konsistenz über verschiedene Systeme hinweg, reduziert Fragmentierung und erhält die Flexibilität bei der ERP-Auswahl.

Was ist eine einheitliche Prozessebene & wie verbindet sie unterschiedliche Systeme? 

Eine Prozessmanagementebene zwischen einem ERP-System und anderen Finanzanwendungen schafft eine gemeinsame operative Umgebung für Geschäftsbereiche, Länder und ERP-Instanzen. Sie verbindet Anwender, Workflows, Dokumente, Kontrollen und Daten miteinander, ohne die ERP-Systeme zu ersetzen, in denen die zentralen Buchhaltungs- und Transaktionsdaten gespeichert sind.  

Was eine unternehmensweite Prozessebene Finanzteams bietet

Einheitliche Workflows stellen sicher, dass Rechnungen, Bestellanfragen, Kundenbestellungen und Streitfälle einer standardisierten Weiterleitungs- und Genehmigungslogik folgen. Diese wird zentral gesteuert und bietet gleichzeitig dort lokale Flexibilität, wo sie benötigt wird.

Gemeinsame Geschäftskontrollen setzen einheitliche Genehmigungsschwellen, Regeln zur Funktionstrennung, Ausnahmebehandlung und Prüfpfade durch. Dadurch werden Schattenprozesse und manuelle Umgehungslösungen minimiert.

Eine übergreifende Transparenz ermöglicht konsolidierte operative Dashboards, mit denen sich die Prozessleistung über alle ERP-Systeme hinweg verfolgen lässt. Durchlaufzeiten, Arbeitslastverteilung und Ausnahmen können einfach überwacht werden, ohne Daten manuell abgleichen zu müssen.

Eine konsistente Benutzererfahrung über eine einzige, einheitliche Oberfläche steigert die Produktivität, vereinfacht Schulungen und beschleunigt die Benutzerakzeptanz.

Skalierbare Automatisierung ermöglicht standardisierte Prozesse über verschiedene Einheiten hinweg und schafft ein gemeinsames Betriebsmodell, das sich gleichzeitig an Wachstum anpassen kann.

Wie eine einheitliche Prozessebene jede Finanzfunktion unterstützt

Kreditoren 

AP-Teams kämpfen häufig mit der Komplexität von Multi-ERP-Umgebungen. Treffen Rechnungen über unterschiedliche Kanäle ein, gelten oftmals verschiedene Regeln, sodass manuelle Korrekturen erforderlich werden, die Fehler verursachen können. Eine gemeinsame Prozessebene standardisiert den gesamten AP-Workflow von der Erfassung und Validierung bis zur Genehmigung und Rechnungsbuchung. Jedes ERP übernimmt seinen jeweiligen Teil, während das Unternehmen konsistente Kontrollen und Transparenz beibehält.

Beschaffung & Lieferantenmanagement 

Beschaffungsprozesse unterscheiden sich innerhalb von Unternehmen häufig deutlich zwischen Regionen und Teams. Die einheitliche Umsetzung globaler Richtlinien wird erschwert, wenn E-Mails, Tabellen und Ad-hoc-Workflows parallel genutzt werden. Mit einer gemeinsamen Prozessebene werden Workflows für Lieferanten-Onboarding, Bestellanfragen, Genehmigungen und weitere Abläufe aufeinander abgestimmt. Gleichzeitig können dezentrale Einheiten weiterhin auf lokale oder teamspezifische Anforderungen eingehen.

Debitoren

Über mehrere ERP-Systeme verteilte Kunden- und Rechnungsdaten führen zu fragmentierten Inkassostrategien und isolierter Nachverfolgung von Streitfällen. Werden AR-Workflows über eine gemeinsame Ebene verbunden, die Priorisierung, Cash Application, Kreditmanagement und teamübergreifende Zusammenarbeit unterstützt, entsteht ein einheitlicher Ansatz für Cashmanagement und Kundenbeziehungen – auch bei unterschiedlichen Backend-Systemen.

Kundenservice

Kundenservice-Teams sollten sich nicht durch ein Labyrinth verschiedener ERP-Systeme bewegen müssen, um Bestellungen nachzuverfolgen oder Anfragen zu bearbeiten. Eine einheitliche Workflow-Ebene zentralisiert den Zugriff auf wichtige Aktionen und Daten und ermöglicht eine nahtlose Bearbeitung von Preisprüfungen, Bestellungen und Kundenreklamationen. Dies verkürzt Reaktionszeiten und sorgt für ein konsistentes Kundenerlebnis.

Shared Services

Für Shared-Services- und Global-Business-Services-Teams reicht eine reine ERP-Standardisierung nicht aus, um einheitliche Servicelevels, Produktivität oder globale Transparenz sicherzustellen – insbesondere dann, wenn Prozesse je nach Region und Einheit variieren. Eine gemeinsame Prozessebene dient als Governance-Struktur, die kurzfristig eine zentralisierte Ausführung ermöglicht und gleichzeitig eine schrittweise Harmonisierung der Workflows auf ERP-Seite zulässt.

Unternehmensweite Vorteile einer einheitlichen Prozessebene

Fusionen und Übernahmen erfordern eine schnelle finanzielle Integration. Eine übereilte ERP-Konsolidierung kann den Fortschritt jedoch sogar bremsen. Mit einer gemeinsamen Prozessebene können übernommene Unternehmen ihre bestehenden Systeme behalten und gleichzeitig standardisierte Workflows für Genehmigungen, Kontrollen und Reporting übernehmen. So wird die operative Kontrolle mit minimalen Störungen verbessert.

Finanzprozesse profitieren von einem gemeinsamen Prozessmodell, das bessere Transparenz, konsistente Kontrollen und schnellere Verarbeitung ermöglicht. Weniger manuelle Arbeit und standardisierte Leistungskennzahlen erleichtern effiziente Shared-Services-Abläufe und unterstützen skalierbares Wachstum.

Eine Two-Tier-ERP-Strategie, bei der ein ERP für die zentrale Unternehmenssteuerung und schlankere Plattformen für Tochtergesellschaften eingesetzt werden, wird immer häufiger genutzt. Eine darüberliegende einheitliche Prozessebene erhält diese Flexibilität und ermöglicht es Unternehmen, bestehende Investitionen weiter zu nutzen, den Konsolidierungsdruck zu reduzieren, Anpassungen zu minimieren und schrittweise zu modernisieren. Gleichzeitig verbessert sie die Governance, beschleunigt Integrationen und stimmt die operative Transformation auf IT-Roadmaps ab.

Wie Esker Prozesse über unterschiedliche ERP-Landschaften hinweg standardisiert 

Esker ermöglicht durch flexible Integrationen konsistente Source-to-Pay-, Order-to-Cash- und Kundenservice-Workflows über unterschiedliche ERP-Systeme hinweg, darunter SAP, Oracle, Microsoft Dynamics und Legacy-Systeme. Durch eine gemeinsame Prozessebene über Ihrer ERP-Umgebung standardisiert Esker Abläufe, zentralisiert die Transparenz und modernisiert Workflows, ohne eine sofortige ERP-Konsolidierung vorauszusetzen. Ihr Unternehmen kann sich in seinem eigenen Tempo weiterentwickeln und bestehende Systeme gleichzeitig beibehalten.

Ausführung vereinheitlichen, nicht nur Systeme

Sie müssen keine komplexen Projekte starten, um zunächst eine komplizierte ERP-Landschaft zu entwirren, bevor Sie Prozesse standardisieren können. Genau hier setzt eine einheitliche Prozessebene an: Sie schafft gemeinsame Workflows, Kontrollen und Transparenz für Finanz-, Beschaffungs- und Kundenservice-Teams. Dadurch entsteht ein gemeinsames Betriebsmodell, das die Komplexität von heute mit der Architektur von morgen in Einklang bringt. Dieser Ansatz entkoppelt die Finanztransformation von der ERP-Konsolidierung und ermöglicht dadurch eine schrittweise Modernisierung und höhere Anpassungsfähigkeit ohne umfassende Systemumbauten. Das Ergebnis: Ihr Unternehmen agiert als Einheit, selbst wenn mehrere ERP-Systeme im Einsatz sind.

Einen tieferen Einblick darin, wie eine einheitliche Prozessebene wie Esker Finanzprozesse transformieren kann, bietet The Present & the Future of Agentic AI for the Office of the CFO.
 

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