ERP-Modernisierung: Prozesse automatisieren, ohne auf die Migration zu warten

Man sieht es überall: Autobahnen werden erneuert, städtische Wasserleitungen ausgetauscht und Unternehmen renovieren oder erweitern Büros, die sie gleichzeitig jeden Tag weiter nutzen müssen.  

Genau das macht Bauprojekte so schwierig. Die Arbeiten sind unverzichtbar, doch das tägliche Leben hält währenddessen nicht einfach an. Verkehr, Wasser und Mitarbeitende müssen weiterhin dorthin gelangen, wo sie gebraucht werden.

Die ERP-Modernisierung stellt Unternehmen heute vor ein ganz ähnliches Dilemma.

Jahrelange Übernahmen, Legacy-Systeme, mehrere ERP-Instanzen und länderspezifische Anwendungen zu entwirren und gleichzeitig eine neue Technologieumgebung vorzubereiten, kann selbst eine sorgfältig geplante Transformation überwältigend erscheinen lassen. Und da ein durchschnittliches Unternehmen inzwischen mehr als 100 Anwendungen nutzt, wird die Komplexität rund um die Finanztransformation so schnell nicht verschwinden.

Ein ERP-Modernisierungsprojekt kann Jahre dauern. Unternehmen können jedoch nicht jahrelang warten. Zeitpläne sind das eine, Fristen das andere. Rechnungen müssen weiterhin verarbeitet werden. Lieferanten müssen weiterhin onboarded werden. Kunden erwarten weiterhin Antworten. Inkassoteams müssen den Cashflow schützen. Und CFOs benötigen nach wie vor Transparenz und Kontrolle über das gesamte Unternehmen.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, ob Unternehmen ihr ERP modernisieren sollten, sondern wie sie dies tun und gleichzeitig Cashflow, Produktivität, Transparenz und Kontrolle während der laufenden Transformation verbessern können.

Hier kann eine Automatisierungs- und Orchestrierungsebene einen messbaren Unterschied machen. Sehen wir uns an, wie eine ERP-Integration von Source-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozessen über SAP®, Oracle, Microsoft Dynamics und Legacy-Systeme hinweg dabei hilft, kritische Workflows vor, während und nach einer ERP-Migration zu modernisieren — ohne das ERP zu ersetzen oder zusätzliche Komplexität im ERP-Kern zu schaffen.

Die versteckten Kosten des Wartens auf die ERP-Transformation

Bei einem umfangreichen ERP-Migrations- oder Konsolidierungsprogramm liegt es nahe, andere geplante Transformationsinitiativen zunächst zu verschieben.

Vielleicht wird beispielsweise ein Automatisierungsprojekt zurückgestellt, weil eine neue Lösung nicht mit einem System integriert werden soll, das möglicherweise bald ersetzt wird. Ähnlich verhält es sich mit der Standardisierung von Prozessen: Auch sie wird womöglich verschoben, solange verschiedene Gesellschaften weiterhin unterschiedliche Plattformen nutzen.  

Auf dem Papier kann das wie die sicherste Option wirken. Doch auch das Warten birgt Risiken.

Werden Automatisierungs- und Prozessverbesserungsprojekte aufgeschoben, arbeiten Teams weiterhin mit Tabellenkalkulationen, manuellen Freigaben und nicht verbundenen Tools, bis die zukünftige ERP-Architektur feststeht. Die Folgen sind ebenso frustrierend wie vorhersehbar:  

• Rechnungen erfordern wiederholte manuelle Prüfungen und Dateneingaben.
• Genehmigungszyklen unterscheiden sich je nach Gesellschaft und Geschäftsbereich.
• Einkaufsteams verfügen nicht über einheitliche Beschaffungskontrollen.
• Inkassoteams arbeiten mit fragmentierten Kundeninformationen.
• Mitarbeitende im Kundenservice wechseln zwischen mehreren Systemen, um Standardanfragen zu beantworten.
• IT-Teams pflegen individuelle Integrationen und lokale Workarounds.

Darüber hinaus fehlt Finanzverantwortlichen eine einheitliche Sicht auf Liquidität, Ausgaben, Lieferantenaktivitäten und kundenbezogene Prozesse im Unternehmen.  

Übertragen auf eine Baustelle wäre das so, als würden alle Fahrspuren gesperrt, bis die gesamte Autobahn fertiggestellt ist, bevor der tägliche Verkehr verbessert wird. Im Projektplan mag das einfacher aussehen, doch für alle, die ihr Ziel erreichen müssen, entstehen dadurch größere Probleme. Je länger Sie warten, desto mehr operative Komplexität sammelt sich rund um den ERP-Kern an.

Finanztransformation muss nicht von der ERP-Konsolidierung abhängen

Wichtig ist: ERP-Standardisierung und Prozessstandardisierung sind nicht dasselbe.

Ein Unternehmen kann mehrere Jahre benötigen, um alle Gesellschaften auf eine gemeinsame ERP-Plattform zu migrieren. Es muss jedoch nicht so lange warten, um einheitliche Workflows, Kontrollen und Transparenz in Finance, Einkauf und Kundenservice einzuführen.

Eine einheitliche Automatisierungsebene kann tägliche Geschäftsprozesse mit den bestehenden ERP-Systemen verbinden. Statt den ERP-Kern zu ersetzen, koordiniert diese Ebene die Workflows, Dokumente, Benutzer und Daten rund um das ERP.

• So lässt sich die operative Ausführung modernisieren, ohne die langfristige ERP-Strategie zu beeinträchtigen. Zum Beispiel:
• Finanzteams können standardisieren, wie Rechnungen geprüft und genehmigt werden, selbst wenn verschiedene Gesellschaften unterschiedliche ERP-Systeme einsetzen.  
• Einkaufsteams können einheitliche Prozesse für Lieferanten-Onboarding und Beschaffung etablieren.  
• Debitorenteams können Inkasso und Streitfallmanagement regionsübergreifend koordinieren.  
• Kundenserviceteams können Aufträge und Anfragen einheitlich bearbeiten und dabei auf Informationen aus unterschiedlichen Back-End-Systemen zugreifen.

Ziel ist nicht, die gesamte Straße aufzureißen, bevor der Verkehr besser fließen kann. Es geht darum, die Arbeit reibungsloser weiterlaufen zu lassen, während sich die zugrunde liegende Infrastruktur weiterentwickelt. Das ERP bleibt dabei das zentrale System of Record. Die Automatisierungsplattform wird lediglich zur Ebene, über die Arbeit koordiniert und abgeschlossen wird.

Dort starten, wo der Handlungsbedarf am größten ist

Eine ERP-sichere Transformation erfordert keinen einzigen unternehmensweiten Rollout.

Wie bei einem Autobahnprojekt können Sie dort beginnen, wo die größte „Stauwirkung“ entsteht: bei den Prozessen mit den meisten Verzögerungen, manuellen Tätigkeiten oder Transparenzlücken. Anschließend lässt sich der Umfang bei Bedarf erweitern.

Kreditoren

Kreditorenteams verarbeiten häufig Rechnungen über mehrere Gesellschaften, Formate und ERP-Instanzen hinweg. Wer täglich mit diesen Prozessen arbeitet, kennt die Folgen: manuelle Dateneingabe, uneinheitliche Validierungsregeln, Verzögerungen bei Genehmigungen und eingeschränkte Transparenz über offene Verbindlichkeiten.

Die Automatisierung von Rechnungserfassung, Validierung, Abgleich und Genehmigung kann Unternehmen dabei helfen, die Verarbeitung einheitlicher zu gestalten, ohne die zugrunde liegende ERP-Umgebung zu verändern.

Beschaffung & Lieferantenmanagement

Lieferanten-Onboarding und Beschaffungsprozesse unterscheiden sich häufig erheblich zwischen Regionen und Geschäftsbereichen. Unterschiedliche Genehmigungsschwellen, Anforderungen an Lieferanteninformationen und lokale Tools können eine angemessene Governance erheblich erschweren.

Mit einer gemeinsamen Workflow-Ebene lassen sich Lieferanten-Onboarding, Bestellanforderungen, Genehmigungen und Richtlinienkontrollen standardisieren, während die erforderlichen Informationen weiterhin mit den bestehenden ERP-Systemen ausgetauscht werden.

Debitoren

Damit Debitorenprozesse effizient und wirkungsvoll funktionieren, benötigen Teams aus Inkasso, Cash Application und Streitfallmanagement Zugriff auf korrekte Kunden- und Transaktionsinformationen. In einer Multi-ERP-Umgebung können diese Informationen über unterschiedliche Systeme, Abrechnungsplattformen und regionale Prozesse verteilt sein.

Durch die Verbindung von Debitoren-Workflows über die gesamte ERP-Landschaft hinweg können diese Teams einheitliche Inkassostrategien etablieren, die Cashflow-Transparenz verbessern und Streitfälle effektiver koordinieren.

Kundenservice

Mitarbeitende im Kundenservice müssen möglicherweise auf mehrere ERP-Systeme zugreifen, um Preise, Produktverfügbarkeit, Auftragsstatus, Rechnungen oder Reklamationen zu prüfen. Fehlt eine zentrale Möglichkeit für diese wichtigen Aufgaben, verlängern sich die Reaktionszeiten erheblich und das Kundenerlebnis wird uneinheitlich.

Auch hier kann eine vernetzte Workflow-Umgebung den Kundenserviceteams eine einheitlichere Möglichkeit bieten, Aufträge und Anfragen zu bearbeiten und gleichzeitig relevante Informationen aus den vorhandenen Geschäftssystemen abzurufen.

Transformation vor, während & nach einer ERP-Migration

Eine mit dem ERP verbundene Automatisierungsebene kann jede Phase der Modernisierung eines Unternehmens unterstützen.

Vor der Migration

Unternehmen können ihre Abläufe bereits verbessern, ohne auf den Start des ERP-Programms zu warten. So entsteht früher geschäftlicher Mehrwert und die Zahl manueller Prozesse, die in die zukünftige Umgebung übernommen werden müssen, sinkt.

Während der Migration

Legacy- und Zielsysteme müssen häufig über einen längeren Zeitraum parallel betrieben werden. Unterschiedliche Länder, Geschäftsbereiche oder Prozessbereiche können zu verschiedenen Zeitpunkten umgestellt werden.

Eine gemeinsame Automatisierungsebene hilft dabei, während dieser Veränderungsphase konsistente Workflows aufrechtzuerhalten. Wenn Gesellschaften von einem ERP auf ein anderes wechseln, können Mitarbeitende weiterhin über standardisierte Prozesse arbeiten, anstatt ihre Arbeitsweise immer wieder ändern zu müssen.

Nach der Migration

Eine ERP-Migration löst nicht automatisch jede Prozessherausforderung. Ihr Unternehmen kann weiterhin übernommene Systeme, regionale Plattformen oder Spezialanwendungen einsetzen.

Eine flexible Integrationsstrategie ermöglicht es, Automatisierung auch nach Abschluss der primären ERP-Migration in der gesamten Systemumgebung fortzuführen.

Den ERP-Kern schützen und Transformationsrisiken reduzieren

Für CIOs und ERP-Verantwortliche muss Transformation mit Governance, Sicherheit und architektonischer Stabilität in Einklang gebracht werden.

Mehr individuellen Code in das ERP einzubauen, kann den Wartungsaufwand erhöhen und zukünftige Upgrades unnötig erschweren. Mehrere isolierte Anwendungen können zudem zu einem Wildwuchs an Anbietern, fragmentierten Integrationen und uneinheitlichen Sicherheitskontrollen führen.

Ein ERP-sicherer Ansatz sollte deshalb folgende Punkte priorisieren: 

• Kontrollierter Datenaustausch zwischen Systemen
• Kompatibilität mit mehreren ERP-Anbietern und -Instanzen
• Geringe Abhängigkeit von individuellen ERP-Anpassungen
• Zentrale Transparenz und Auditierbarkeit
• Schrittweise Implementierung statt disruptivem Austausch
• Wiederverwendbare und wartbare Integrationsmethoden
• Einheitliche Workflows über Regionen und Geschäftsbereiche hinweg

Dieser Ansatz hilft IT-Teams, die ERP-Roadmap zu schützen, während Finanz- und operative Teams schneller vorankommen können.

Wie Esker eine ERP-sichere Transformation unterstützt

Finanz-, Einkaufs- und Kundenserviceteams nutzen Esker, um Prozesse in komplexen ERP-Umgebungen zu automatisieren und zu standardisieren.

Mit der Esker Connectivity Suite können Sie eine ERP-Integration von Esker-Lösungen mit SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, selbst entwickelten Systemen, verschiedenen ERP-Anbietern und mehreren Instanzen desselben ERP realisieren. Sie können mit einem einzelnen Prozess oder einer einzelnen Gesellschaft beginnen und die Lösung anschließend schrittweise auf Funktionen, Länder und Geschäftsbereiche ausweiten.

Esker fungiert als einheitliche Automatisierungsebene zwischen diesen Systemen und den Workflows, die Mitarbeitende täglich bearbeiten. Dadurch werden Source-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse unterstützt, während das ERP das zentrale System of Record bleibt.  

Damit können Unternehmen:

• Die Transformation unabhängig vom Zeitplan der ERP-Migration vorantreiben
• Workflows in fragmentierten Systemlandschaften standardisieren
• Die Transparenz über Gesellschaften, Regionen und Prozesse verbessern
• Die Abhängigkeit von manuellen Übergaben und lokalen Workarounds reduzieren
• Bestehende ERP-Investitionen schützen
• Schrittweise Migrationen, M&A-Integration und globale Expansion unterstützen
• Automatisierung skalieren, ohne zunächst alle Teams auf dasselbe ERP umstellen zu müssen

Ihre Transformation sollte nicht warten müssen

Die ERP-Modernisierung bleibt eine wichtige strategische Priorität. Sie sollte jedoch kein Grund sein, alle anderen Verbesserungen aufzuschieben, die Finanz- und operative Teams heute benötigen.

Mit einer einheitlichen Automatisierungs- und Orchestrierungsebene können Sie die operative Ausführung bereits jetzt verbessern und gleichzeitig Ihre ERP-Umgebung im passenden Tempo weiter modernisieren. Sie können Workflows standardisieren, Kontrollen stärken, Transparenz verbessern und manuelle Arbeit reduzieren, ohne zunächst jedes System ersetzen, neu entwickeln oder konsolidieren zu müssen.

Anders gesagt: Die Finanztransformation muss nicht warten, bis die Bauarbeiten am ERP abgeschlossen sind.

Lassen Sie nicht zu, dass ERP-Komplexität Ihre Unternehmenstransformation verzögert. Erfahren Sie, wie Esker Source-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse über SAP, Oracle, Microsoft Dynamics und Legacy-Systeme hinweg am Laufen hält.

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