Zahlungserinnerungen für Rechnungen: Wann und wie man sie richtig versendet

Stellen Sie sich vor, Sie leiten die Kreditabteilung eines Unternehmens und stellen fest, dass erwartete Zahlungen nicht eingegangen sind. Frustrierend, oder? Nun müssen Sie Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden senden. Auch wenn diese Aufgabe lästig erscheinen mag, sind Zahlungserinnerungen für Rechnungen unerlässlich, um die Liquidität zu sichern und finanzielle Stabilität zu gewährleisten. Ein stabiler Cashflow ermöglicht es Unternehmen, erfolgreich zu sein, in neue Chancen zu investieren und nachhaltig zu wachsen. Dennoch sind Zahlungsverzögerungen — insbesondere im B2B-Umfeld — keine Seltenheit.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Zahlungserinnerungen effektiv verwaltet werden können. Wir erklären, was eine Zahlungserinnerung ist, wann und wie sie versendet werden sollte, um optimale Ergebnisse zu erzielen, und stellen zudem Beispiele für Vorlagen von Zahlungserinnerungen bei Rechnungen zur Verfügung.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung ist eine formelle Mitteilung an einen Kunden, um ihn an eine unbezahlte Rechnung zu erinnern. Sie dient dazu, den Zahlungseingang auf freundliche und professionelle Weise anzustoßen und ist meist einer der ersten Schritte im Forderungsmanagement.

Der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einem Inkassoverfahren liegt vor allem im Tonfall und im Vorgehen. Während Zahlungserinnerungen höflich formuliert sind, kann das Inkasso die Einschaltung von Anwälten oder spezialisierten Dienstleistern beinhalten. In vielen Fällen reicht eine Zahlungserinnerung aus, um die Angelegenheit zu klären.

Zahlungserinnerungen verfolgen mehrere Ziele: Sie erinnern an den offenen Betrag, helfen dabei, gute Geschäftsbeziehungen aufrechtzuerhalten, und sorgen dafür, dass Zahlungen fristgerecht erfolgen. Eine Zahlungserinnerung sollte klar und professionell formuliert sein und folgende Informationen enthalten:

• Offener Rechnungsbetrag
• Fälligkeitsdatum
• Zahlungsmethode
• Mögliche Verzugszinsen oder Sanktionen bei verspäteter Zahlung

Oft empfiehlt es sich, das Schreiben per Einschreiben mit Rückschein zu versenden, um sicherzustellen, dass es den Empfänger erreicht.

Wann sollte man eine Zahlungserinnerung senden?

Idealerweise wird die erste Zahlungserinnerung innerhalb einer Woche nach Fälligkeit der Rechnung versendet. Je früher eine Zahlungserinnerung erfolgt, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit eines zeitnahen Zahlungseingangs.
Eine freundliche Erinnerung einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum stellt sicher, dass der Kunde über den bevorstehenden Zahlungstermin informiert ist, und kann die Anzahl späterer Mahnungen reduzieren. Diese proaktive Maßnahme trägt wesentlich zu einer positiven Kundenbeziehung im Rechnungsprozess bei.

Ein typischer Zeitplan für Zahlungserinnerungen könnte wie folgt aussehen:

• Erste Kommunikation: 3–7 Tage vor dem Fälligkeitsdatum
• Zweite Kommunikation: Am Fälligkeitstag
• Weitere Erinnerungen: Eine Woche nach Fälligkeit, je nach Kundenbeziehung wiederholbar
• Letzte Kommunikation: Zahlungsaufforderung mit Fristsetzung, abhängig vom Wert der Geschäftsbeziehung

Mit zunehmender Zahlungsverzögerung kann der Ton sachlicher und bestimmter werden, sollte jedoch stets professionell bleiben. Ein zu aggressives Vorgehen kann die Geschäftsbeziehung belasten und die Forderungseinziehung erschweren.

E-Mail-Beispiele für Zahlungserinnerungen je Zahlungsphase

Je nach Situation und Zahlungsverzug gibt es unterschiedliche Arten von Zahlungserinnerungen, die jeweils einen angepassten Tonfall erfordern.

Erste Zahlungserinnerung

Die erste Zahlungserinnerung ist freundlich formuliert und dient lediglich als Hinweis auf die fällige Zahlung, ohne Druck auszuüben. Sie enthält eine höfliche Zahlungsaufforderung sowie die relevanten Rechnungsdaten.

Beispiel für eine Zahlungserinnerung bei Rechnungen:
Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung [Rechnungsnummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
wir möchten Sie darauf hinweisen, dass für die Rechnung [Rechnungsnummer], ausgestellt am [Rechnungsdatum] und fällig am [Fälligkeitsdatum], noch ein Betrag in Höhe von [Betrag] offen ist.
Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag zeitnah zu begleichen.
Die Zahlung kann per [Zahlungsmethoden] erfolgen. Sollte die Rechnung bereits beglichen worden sein, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Zweite Zahlungserinnerung

Bleibt die erste Zahlungserinnerung unbeantwortet, sollte eine zweite Erinnerung versendet werden. Diese ist etwas bestimmter formuliert, bleibt jedoch sachlich und professionell. Sie nimmt Bezug auf die vorherige Kommunikation und bietet die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme bei Rückfragen.
Vorlage für die zweite Zahlungserinnerung:
Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung [Rechnungsnummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
unter Bezugnahme auf unser Schreiben vom [Datum der ersten Erinnerung], das bislang unbeantwortet blieb, bitten wir Sie erneut um Begleichung der Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag], deren Zahlungsziel überschritten wurde.
Die Zahlung kann per [Zahlungsmethoden] erfolgen.
Bei Fragen zu dieser Rechnung oder zur Zahlung kontaktieren Sie uns bitte unter [Kontaktdaten].
Sollte die Rechnung inzwischen beglichen worden sein, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Die Anzahl der Zahlungserinnerungen sollte an die jeweilige Kundenbeziehung angepasst werden. Bei langjährigen oder strategisch wichtigen Kunden kann eine kulante Vorgehensweise sinnvoll sein, während bei neuen oder weniger relevanten Kunden der Prozess kürzer gehalten werden kann.

Beispiel für eine Zahlungsaufforderung

Wenn vorherige Zahlungserinnerungen erfolglos bleiben, ist eine formelle Zahlungsaufforderung erforderlich. Diese weist auf den Zahlungsverzug hin und informiert über mögliche rechtliche Konsequenzen.

Beispiel für eine Zahlungsaufforderung:
Betreff: Zahlungsaufforderung – Rechnung [Rechnungsnummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
trotz unserer bisherigen Schreiben vom [Daten der zweiten Erinnerung] ist die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] weiterhin offen.
Wir fordern Sie hiermit auf, den offenen Betrag innerhalb von [x] Tagen nach Erhalt dieses Schreibens zu begleichen.
Die Zahlung kann per [Zahlungsmethoden] erfolgen.
Sollte innerhalb der genannten Frist kein Zahlungseingang erfolgen, sehen wir uns gezwungen, rechtliche Schritte zur Forderungseinziehung einzuleiten.
Dieses Schreiben gilt als Zahlungsaufforderung für alle rechtlichen Zwecke.
Sofern die Rechnung bereits bezahlt wurde, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Wie Eskers Rechnungsautomatisierung unterstützen kann

Eine strukturierte Verwaltung von Zahlungserinnerungen trägt entscheidend zur finanziellen Stabilität bei und reduziert den Bestand offener Forderungen. Von der freundlichen ersten Erinnerung bis zur formellen Zahlungsaufforderung erfüllt jede Stufe eine wichtige Funktion im Forderungsmanagement.

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