Debiteurenbeheer software: 6 tools voor krediet en incasso

Wat is krediet- en incassobeheer?

Effectief incassobeheer begint al bij de start van de klantrelatie, op het moment dat u de eerste kredietvoorwaarden vastlegt voor uw klant. Die voorwaarden bepalen wanneer en hoe vaak uw klant gefactureerd wordt, hoeveel dagen hij heeft om te betalen en wanneer incassoacties van start gaan.

Hoe beter u de kredietvoorwaarden afstemt op elke klant, hoe minder problemen u later hebt om betalingen te innen. Daarom is debiteurenbeheer software die krediet en incasso met elkaar verbindt een logischere keuze dan losse tools voor elk deelproces.

In dit artikel bekijken we de bouwstenen van AI-gestuurde software voor krediet- en incassobeheer en zetten we de belangrijkste spelers op deze markt op een rij.

Waar let u op bij het kiezen van debiteurenbeheer software voor krediet en incasso?

Hoe ziet een goed platform voor krediet- en incassobeheer er dan uit? Het moet minstens:

• als intelligente laag boven op uw bestaande infrastructuur werken, klant- en kredietgegevens in één interface samenbrengen en zo één centrale bron van waarheid vormen
   
• de onboarding van nieuwe klanten vereenvoudigen met volledig digitale kredietaanvragen, AI-gestuurde risicoscores, kredietlimieten op basis van vaste regels en automatische goedkeuring voor klanten met een laag risico
   
• regelmatig een herziening starten van kredietlimieten, risicocategorieën en kredietvoorwaarden
   
• aanmaningen en betalingsherinneringen automatisch versturen volgens uw eigen incassostrategieën
   
• incassoacties prioriteren op basis van risico, openstaand saldo of de datum van een betalingsbelofte
   
• geschillenbeheer centraliseren en incassoactiviteiten automatisch aanpassen aan de status van een geschil
   
• een selfserviceportaal bieden waar klanten hun facturen veilig inzien en betalen
   
• uitgebreide, aanpasbare dashboards tonen met realtime inzicht in openstaande vorderingen, klantactiviteit en teamprestaties
   
• nauwkeurig voorspellen welke orders geblokkeerd kunnen raken, hoe klanten zullen betalen en hoeveel er geïnd zal worden
   
• sales, klantenservice, de klant en andere partijen vlot laten samenwerken, zonder dat iemand het platform hoeft te verlaten
   

Wat zijn de beste B2B-tools voor krediet- en incassobeheer?

Grote ondernemingen die hun krediet- en incassoprocessen willen moderniseren, hebben ruime keuze. Hieronder vergelijken we zes toonaangevende platforms.

Esker

Esker werd opgericht in 1985 en heeft wereldwijd 15 locaties, met het hoofdkantoor in Lyon, Frankrijk, en het Amerikaanse hoofdkantoor in Middleton, Wisconsin. Het bedrijf richt zich voornamelijk op de life sciences-, chemische, luxe-, voedingsmiddelen- en dranken-, productie- en elektronicasector.

Belangrijkste functionaliteiten voor krediet en incasso

• Veilige onboarding van klanten
   
• Monitoring, beoordeling en validatie van kredietaanvragen aan de hand van specifieke kredietbeleidsregels
   
• Kredietgoedkeuring, monitoring van kredietrisico en analyse van jaarrekeningen
   
• Beheer van geblokkeerde orders
   
• Aanpasbare incassostrategieën op het niveau van de onderneming, klantengroepen en individuele klanten
   
• Geautomatiseerde betalingsherinneringen
   
• Prioritering van incassogesprekken op basis van het risiconiveau van de klant
   
• 360°-overzicht van klantgegevens op één scherm
   
• Interne communicatie tussen krediet-, incasso-, klantenservice- en salesteams
   
• Klantenportaal en online betaalmogelijkheden
   
• Esker Anywhere™ mobiele applicatie
   
• Aanpasbare dashboards en rapportages
   
• Ondersteuning in vijf talen: Engels, Frans, Duits, Spaans en Italiaans
   

AI-mogelijkheden

De Esker Synergy Agent is een AI-agent binnen het agentic AI-framework van Esker. Hij ondersteunt teams bij het analyseren van klantrisico's, het nemen van kredietbeslissingen en het focussen op kritieke incassodossiers. De agent:

• prioriteert klantaccounts en kredietherzieningen
   
• signaleert belangrijke scorewijzigingen, risicosignalen en kritieke klantgebeurtenissen
   
• stelt kredietsamenvattingen per klant op met financiële, risico- en bedrijfsgegevens
   
• beantwoordt vragen in natuurlijke taal over het krediet- en risicoprofiel, het betalingsgedrag en de geschilstatus van een klant
   
• beveelt acties aan op basis van de klantcontext
   
• herschikt de volgorde van incassogesprekken op basis van risiconiveau en verwachte betalingen
   
• ondersteunt incassogesprekken met voorbereiding, live transcriptie en gespreksverslagen
   
• helpt gebruikers klantvragen te beantwoorden met door AI gegenereerde antwoorden
   
• begeleidt gebruikers op basis van de documentatie, zodat ze de oplossing sneller in gebruik nemen en optimaal benutten
   

ERP-integratie

Esker biedt kant-en-klare integraties met de meeste grote ERP-systemen en CRM-systemen, waaronder Salesforce. De oplossing is ook compatibel met elk ERP-systeem via REST API's of bestandsuitwisseling. Daarnaast integreert Esker met tal van kredietbureaus, waaronder Altares, Dun & Bradstreet, CreditRiskMonitor, Ellisphere en Experian.

Implementatie & ondersteuning

De implementatieduur hangt af van de bestaande omgeving en de behoeften van de klant. Na de implementatie krijgen klanten gedurende de eerste 90 dagen een vaste customer advocate toegewezen. Deze customer advocate biedt:

• tweewekelijkse opvolgingsgesprekken tijdens de eerste drie maanden na de overgang
   
• ondersteuning bij maatwerkrapportages
   
• ondersteuning bij aangepaste weergaven en dashboards
   
• hulp bij het vinden van aanvullende trainingen
   

Na de eerste 90 dagen kiezen klanten uit drie niveaus van doorlopende ondersteuning:

• Standard: toegang tot de online bronnen van Esker, de supportkennisbank, documentatie en training
   
• Silver: een vaste customer advocate, ondersteuning bij maatwerkrapportages, weergaven en dashboards, business reviews en analyse van procesverbeteringen
   
• Gold: alle functies van het Silver-niveau, plus operationele KPI's, een klantworkshop met de customer advocate en twee gratis toegangskaarten voor de Esker All Access Conference
   

Volledig platform

Esker biedt een complete suite van agentic AI-oplossingen voor finance, met:

• Source-to-pay (S2P) 
   
• Sourcing
   
• Leveranciersbeheer
   
• Contractbeheer
   
• Inkoop
   
• Crediteurenbeheer
   
• Onkostenbeheer
   
• Betalingen en supplychainfinanciering
   
• Order-to-cash (O2C) 
   
• Kredietbeheer 
   
• Beheer van klantvragen
   
• Orderbeheer
   
• Factuurverzending
   
• Betalingsverwerking
   
• Cash application
   
• Claims en inhoudingen
   
• Incassobeheer
   

Billtrust

Billtrust werd opgericht in 2001 en heeft kantoren in Californië, New Jersey en Tennessee in de VS, en internationale kantoren in India en Polen. Het bedrijf bedient de productie-, distributie- en machinesector, transport en logistiek, zakelijke dienstverlening, retail en de medische en zorgsector.

Belangrijkste functionaliteiten voor krediet en incasso

• Geautomatiseerde workflows voor automatische toewijzing en besluitvorming
   
• Geautomatiseerde kredietherzieningen van de volledige portefeuille
   
• Inzicht in de ouderdom van openstaande saldi en belangrijke KPI's, zoals de Collection Effectiveness Index (CEI) en Average Days Delinquent (ADD)
   
• Cases: een apart portaal om geschillen te beheren en te automatiseren
   

AI-mogelijkheden

Billtrust Insights360 is een ingebouwde AI-laag die het gedrag van kopers analyseert en inzichten biedt in de kernworkflows van debiteurenbeheer: facturatie, betalingen, cash application, incasso en krediet.

• Agentic Credit Lines analyseert betalingsgedrag, kredietgebruik en externe gegevens om risico's vroegtijdig te signaleren.
   
• Agentic Procedures segmenteert klanten op financieel risico en beveelt de meest doeltreffende communicatie voor betalingsherinneringen aan.
   
• Agentic VOIP zet incassogesprekken live om in tekst, vat de belangrijkste informatie samen en legt de volgende stappen vast.
   

ERP-integratie

Het platform van Billtrust is ERP-onafhankelijk. Het maakt verbinding met ERP-systemen via kant-en-klare connectoren of integraties op maat en integreert ook met de grote kredietbureaus.

Implementatie & ondersteuning

Met Collections Quickstart wil Billtrust de eerste go-live binnen 45 dagen of minder realiseren. De implementatie start met standaardconfiguraties en sjablonen voor de belangrijkste incassobehoeften. Daarna kunt u uitbreiden naar extra functies en producten binnen het platform.

Naast een implementatie onder begeleiding van experts past Billtrust oplossingen en configuraties aan, biedt het online trainingen en voert het adoptiecampagnes die kopers aanmoedigen om het klantenportaal te gebruiken.

Volledig platform

Billtrust is een platform voor debiteurenbeheer dat de volledige cyclus van krediet tot cash dekt met twee onderdelen: Cash Engine (facturatie en betalingen) en Cash Accelerator (krediet, incasso en cash application).

Quadient

Het bedrijf werd in 1924 in Frankrijk opgericht als Agence Havas en was een pionier in maillingtechnologie voor zakelijke communicatie. In 2019 werd de naam Quadient en verbreedde het bedrijf zijn focus naar intelligente automatisering van communicatie, finance, post en pakketbeheer. Quadient heeft kantoren in Europa, de VS, Canada, Latijns-Amerika en Azië en bedient organisaties in de financiële sector, de gezondheidszorg, het onderwijs, de verzekeringssector, retail, nutsbedrijven en de publieke sector.

Belangrijkste functionaliteiten voor krediet en incasso

• Geautomatiseerd kredietbeheer
   
• Geautomatiseerde incassoprocessen
   
• Centrale opvolging en afhandeling van geschillen
   
• Interpretatie van inkomende e-mails van klanten
   

AI-mogelijkheden

• Voorspelt betalingsgedrag
   
• Signaleert afwijkingen, sorteert geschillen en markeert uitzonderingen die de inning het sterkst dreigen te vertragen
   
• Bewaakt facturen en betalingsstatussen, volgt trends en stelt prognoses op via een AI-assistent
   
• Leest met agentic AI inkomende e-mails, bepaalt de juiste volgende stap en bereidt de actie voor ter controle, zodat er minder handmatige registratie en opvolging nodig is
   

ERP-integratie

Quadient integreert met de belangrijkste ERP-, finance- en andere bedrijfssystemen, waaronder SAP, Oracle, NetSuite, Sage, QuickBooks en de Microsoft-suite.

Implementatie & ondersteuning

De implementatie van Quadient verloopt in vijf fasen:

• Fase 1: projectmanagement. Belangrijke data en deliverables vastleggen.
   
• Fase 2: voorbereiding en kick-off. Gebruikersaccounts aanmaken en een kick-offmeeting houden met de stakeholders.
   
• Fase 3: opbouw en configuratie. Synchroniseren met het ERP en de gegevens volledig afstemmen.
   
• Fase 4: configuratie en testen. Alle koppelingen controleren, workflows en instellingen testen en gebruikers opleiden.
   
• Fase 5: go-live. De training is afgerond en de klant krijgt een vaste customer success manager als aanspreekpunt voor doorlopende ondersteuning.
   

Volledig platform

De Quadient Suite omvat beheer van klantcommunicatie, automatisering van crediteuren- en debiteurenbeheer, factuurverzending en een cashdashboard. Daarnaast biedt het bedrijf automatisering van post en verzending, en pakketlevering via beveiligde pakketkluizen en trackingtools.

SAP

SAP werd opgericht in 1972 en geldt wereldwijd als dé standaard voor ERP-software. Met kantoren in 130 landen bedient SAP uiteenlopende sectoren, waaronder bouw en vastgoed, telecom, defensie en beveiliging, overheid, agribusiness, retail, productie, financiële dienstverlening en energie en natuurlijke hulpbronnen.

Belangrijkste functionaliteiten voor krediet en incasso van S/4HANA Cloud

• Krediet-, incasso- en geschillenbeheer voor klanten
   
• Beoordeling en monitoring van kredietrisico's van klanten, inclusief automatische scoring en bepaling van kredietlimieten
   
• Realtime kredietbeoordeling en kredietcontroles van verkoopdocumenten met de SAP S/4HANA Cloud-oplossing voor kredietintegratie
   
• Verwerking van kredietlimieten en vrijgave van geblokkeerde orders
   
• Prioritering van achterstallige rekeningen
   
• Realtime monitoring van klantinteracties
   
• Geautomatiseerde betalingsherinneringen en opvolging
   
• Ingebouwde 360°-dashboards met live analytics
   

AI-mogelijkheden

De Accounts Receivable Assistant van SAP stuurt een reeks gespecialiseerde AI-agents aan die teams ondersteunen door:

• de aandacht van incassomedewerkers te richten op de meest kritieke accounts
   
• achtergrondinformatie over accounts te bieden
   
• aanbevelingen voor de beste volgende actie zichtbaar te maken
   
• klantcommunicatie voor te bereiden en te versturen
   
• een 360°-overzicht van klantaccounts te geven
   
• achterstallige posten, saldi, geschillen, betalingsbeloftes, opnieuw ingediende posten en contactgeschiedenis op één plek te tonen
   

ERP-integratie

SAP Credit Management en Collections Management maken verbinding met bestaande interne SAP-systemen en met externe informatieleveranciers. Gegevens worden uitgewisseld via XML-interfaces, zodat de oplossing zowel met SAP- als met niet-SAP-systemen kan communiceren.

Implementatie & ondersteuning

SAP biedt productspecifieke implementatiepakketten voor go-live en continue verbetering. SAP-experts leveren deze diensten en begeleiden teams in de praktijk bij het in gebruik nemen van de software en het behalen van resultaten.

SAP biedt ook drie doorlopende supportplannen:

• Foundational success plan: onboardingmateriaal, trainingscontent voor selfservice, softwaresupport en beveiligingsdiensten
   
• Advanced success plan: alles uit het Foundational-plan, plus begeleiding bij innovatie en adoptie en AI-gestuurde begeleiding voor kwaliteit en processen
   
• Max success plan: alles uit het Advanced-plan, plus een vaste success plan manager, premium SLA's voor supportreactietijden, transformatieadvies en begeleiding bij het invoeren van AI-use cases op maat
   

Volledig platform

Het SAP-ecosysteem bevat een breed scala aan tools voor financiële transacties, waaronder factuurbeheer, betalingen, debiteuren- en crediteurenbeheer, boekhouding, reisbeheer en meer.

Sidetrade

Sidetrade werd opgericht in 2000, heeft kantoren in Noord-Amerika, Europa en Azië-Pacific en bedient grote ondernemingen in 85 landen. Het bedrijf richt zich op bouw en mijnbouw, fast-moving consumer goods, financiële dienstverlening, informatie- en communicatietechnologie, life sciences, productie, retail, professionele dienstverlening, transport en logistiek, en nutsbedrijven en milieudiensten.

Belangrijkste functionaliteiten voor krediet en incasso

• Automatiseert beoordelingen van kredietrisico
   
• Helpt kredietverzekeringen te beheren en te monitoren
   
• Ondersteunt beslissingen over ordervrijgave
   
• Prioriteert, segmenteert en voert next-best-actions voor incasso uit
   
• Automatiseert routinematige incassoberichten en opvolging
   
• Centraliseert de registratie en afhandeling van geschillen
   
• Levert inzicht in cashprestaties en prognoses
   
• Geeft klanten rechtstreeks toegang tot rekeningoverzichten, facturen, het indienen van geschillen en betaalopties
   
• Biedt analyses en benchmarking van incassoprestaties
   

AI-mogelijkheden

De software van Sidetrade bevat twee soorten AI-agents: Aimee-agents en customer agents.

Aimee-agents zijn direct inzetbare AI-agents die zelfstandig acties uitvoeren binnen bestaande workflows over de volledige O2C-cyclus. Ze blijven daarbij gebonden aan bedrijfsregels en menselijk toezicht. Belangrijke acties van deze agents zijn:

• samenvattingen van gegevens
   
• automatisch gegenereerde, geoptimaliseerde antwoorden
   
• autonome uitgaande gesprekken
   
• directe financiële rapportage
   
• escalatie en governance
   
• meertalige uitvoering
   

Customer agents zijn agents die gebruikers zelf bouwen en inzetten, afgestemd op elk bedrijfsproces, beleid of elke workflow. Klanten bouwen en wijzigen deze agents zelfstandig, zonder maatwerkcode.

Daarnaast is Aimee IQ een conversationele interface waarmee gebruikers met de software van Sidetrade communiceren. Via één interface stellen ze een vraag, krijgen ze een inzicht en starten ze een actie.

ERP-integratie

De software van Sidetrade maakt via het kernplatform verbinding met bestaande ERP-, CRM-, facturatie-, bank- en communicatiesystemen.

Implementatie & ondersteuning

Sidetrade verzorgt gemiddeld 5.000 trainingsuren per jaar in zes talen. Het bedrijf biedt ook certificeringstrajecten voor beheerders, kredietmanagers en incassomedewerkers.

Volledig platform

Sidetrade biedt een modulaire suite van O2C-tools, waaronder e-ordering en e-facturatie, incasso, geschillenbeheer, cash application, inhoudingen en claims, analytics en een selfserviceklantenportaal voor debiteurenbeheer.

Versapay

Versapay werd opgericht in 2006 en heeft kantoren in Atlanta, Georgia, en Miami, Florida, met medewerkers verspreid over de VS en Canada. Het bedrijf richt zich voornamelijk op productie, groothandel en professionele dienstverlening.

Belangrijkste functionaliteiten voor krediet en incasso

• Realtime inzicht in de betalingsgeschiedenis van klanten, ouderdomsanalyses en Days Sales Outstanding (DSO)
   
• Verbindt krediet-, incasso- en salesteams op één cloudplatform
   
• Klantsegmentatie
   
• Aanpasbare sjablonen voor aanmaningen
   
• Veilig selfserviceportaal voor betalingen
   
• Geautomatiseerde workflows en vaste contactreeksen
   
• Beheer van geschillen en uitzonderingen
   
• Eén werkomgeving voor incassomedewerkers met alle accountcontext en acties
   
• Uitgebreide prestatiedashboards
   

AI-mogelijkheden

Versapay zet AI en machine learning in onder de naam Versapay Intelligence. Daarmee:

• analyseert het signalen in klantgedrag en historische betalingspatronen om accounts automatisch te segmenteren op risiconiveau
   
• voorspelt het op basis van eerdere betalingstrends welke klanten waarschijnlijk zullen betalen en wanneer
   
• scant het klantberichten en interacties in realtime om toon en sentiment te herkennen
   
• prioriteert het automatisch de dagelijkse takenlijsten van incassomedewerkers, stelt het routinematige communicatiereeksen op en handelt het voorspelbare opvolgcontacten zelf af
   

Daarnaast vat Versapay Assistant complexe klantgeschiedenissen samen, waaronder betalingspatronen, achterstallige saldi, actieve tegoeden en de oudste openstaande factuur.

ERP-integratie

Versapay biedt native integraties met verschillende toonaangevende ERP-systemen, waaronder Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central, NAV en F&SCM, en Sage Intacct. De oplossing kan ook gegevens uitwisselen met elk ERP-systeem via bestands- en API-integraties. Daarnaast kan Versapay worden gekoppeld aan bestaande bankdiensten, waaronder lockbox-services.

Implementatie & ondersteuning

Bij de implementatie werkt de klant samen met een vaste implementatiespecialist en een client success manager, die samen het traject begeleiden.

Na de implementatie krijgt de klant toegang tot een supportportaal, best practices en trainingsmateriaal voor selfservice.

Volledig platform

Het platform van Versapay voor de automatisering van debiteurenbeheer brengt facturatie, incasso, betalingen, cash application en rapportage samen.

Meer grip op krediet- en incassobeheer

Wilt u af van versnipperde, handmatige krediet- en incassoprocessen die uw klanten frustreren, uw team overbelasten en uw cashflow afremmen? Bent u klaar om de voordelen van AI-automatisering te benutten? Dan helpt Esker u graag verder.

Ontdek hoe wij organisaties zoals de uwe helpen om efficiënte, doeltreffende krediet- en incassostrategieën op te zetten die aansluiten bij uw specifieke bedrijfs- en klantbehoeften. Lees er meer over op onze pagina over incassobeheer.