ERP-modernisering: processen automatiseren zonder op migratie te wachten

Je ziet het overal: snelwegen die opnieuw worden aangelegd, stedelijke waterleidingen die worden vervangen en bedrijven die kantoren verbouwen of uitbreiden terwijl ze die ruimtes elke dag moeten blijven gebruiken.  

Dat is precies het lastige aan bouwwerkzaamheden. Het werk is noodzakelijk, maar het dagelijks leven stopt niet zomaar terwijl het gebeurt. Verkeer, water en medewerkers moeten hun bestemming blijven bereiken.

ERP-modernisering stelt bedrijven vandaag voor een vergelijkbaar dilemma.

Het vooruitzicht om jaren aan overnames, legacy-systemen, meerdere ERP-instanties en landspecifieke applicaties te ontwarren — terwijl tegelijkertijd een nieuwe technologische omgeving wordt voorbereid — kan zelfs een zorgvuldig geplande transformatie overweldigend maken. En nu een gemiddeld bedrijf meer dan 100 applicaties gebruikt, zal de complexiteit rond financiële transformatie voorlopig niet verdwijnen.

Een ERP-moderniseringsproject kan jaren duren. Bedrijven hebben alleen geen jaren om te wachten. Planning is één ding, deadlines zijn iets anders. Facturen moeten nog steeds worden verwerkt. Leveranciers moeten nog steeds worden onboard. Klanten verwachten nog steeds antwoorden. Incassoteams moeten de cashflow blijven beschermen. En CFO’s hebben nog altijd inzicht en controle nodig over wat er binnen de organisatie gebeurt.

De belangrijkste vraag is dus niet óf organisaties hun ERP moeten moderniseren, maar hoe ze dat kunnen doen en tegelijkertijd cashflow, productiviteit, zichtbaarheid en controle kunnen verbeteren terwijl de transformatie doorgaat.

Daar kan een automatiserings- en orkestratielaag een meetbaar verschil maken. Laten we bekijken hoe ERP-integratie voor source-to-pay- en order-to-cashprocessen in SAP®, Oracle, Microsoft Dynamics en legacy-systemen kritieke workflows kan moderniseren vóór, tijdens en na een ERP-migratie — zonder het ERP te vervangen of de ERP-kern complexer te maken.

De verborgen kosten van wachten op ERP-transformatie

Bij een groot ERP-migratie- of consolidatieprogramma is de natuurlijke neiging om andere geplande transformatie-initiatieven uit te stellen.

Misschien stel je bijvoorbeeld een automatiseringsproject uit omdat je geen nieuwe oplossing wilt integreren met een systeem dat binnenkort kan worden vervangen. Hetzelfde geldt voor processtandaardisatie: ook die kan worden uitgesteld zolang verschillende entiteiten op verschillende platformen blijven werken.  

Op papier lijkt dat misschien de veiligste keuze, maar wachten brengt eigen risico’s met zich mee.

Wanneer automatiserings- en procesverbeteringsprojecten worden uitgesteld, blijven teams afhankelijk van spreadsheets, handmatige goedkeuringen en losstaande tools totdat de toekomstige ERP-architectuur definitief is. De gevolgen zijn even frustrerend als voorspelbaar:  

• Facturen vereisen herhaalde handmatige controles en gegevensinvoer.
• Goedkeuringscycli verschillen per entiteit en businessunit.
• Inkoopteams missen consistente inkoopcontroles.
• Incassoteams werken met versnipperde klantinformatie.
• Klantenservicemedewerkers moeten tussen meerdere systemen schakelen om standaardvragen te beantwoorden.
• IT-teams onderhouden maatwerkintegraties en lokale workarounds.

Bovendien hebben financiële leiders geen consistent inzicht in cash, uitgaven, leveranciersactiviteiten en klantprocessen binnen de organisatie.  

In bouwtermen is wachten tot het volledige project is afgerond voordat dagelijkse processen worden verbeterd hetzelfde als alle rijstroken afsluiten totdat de hele snelweg opnieuw is aangelegd. Op het projectplan lijkt dat misschien eenvoudiger, maar voor iedereen die ergens naartoe moet, ontstaan juist grotere problemen. Hoe langer je wacht, hoe meer operationele complexiteit zich rond de ERP-kern opstapelt.

Financiële transformatie hoeft niet afhankelijk te zijn van ERP-consolidatie

Het is belangrijk om te onthouden dat ERP-standaardisatie en processtandaardisatie niet hetzelfde zijn.

Een organisatie kan meerdere jaren nodig hebben om alle entiteiten naar één gemeenschappelijk ERP-platform te migreren. Maar ze hoeft niet zo lang te wachten om uniforme workflows, controles en zichtbaarheid in finance, inkoop en klantenservice te realiseren.

Een uniforme automatiseringslaag kan dagelijkse bedrijfsprocessen verbinden met bestaande ERP-systemen. In plaats van de ERP-kern te vervangen, coördineert deze laag de workflows, documenten, gebruikers en gegevens eromheen.

• Zo kun je de uitvoering moderniseren zonder je ERP-strategie voor de lange termijn los te laten. Bijvoorbeeld:
• Financiële teams kunnen standaardiseren hoe facturen worden beoordeeld en goedgekeurd, ook wanneer verschillende entiteiten verschillende ERP-systemen gebruiken.  
• Inkoopteams kunnen uniforme processen voor leveranciersonboarding en inkoop invoeren.  
• Debiteurenteams kunnen incasso en geschilbeheer over verschillende regio’s heen coördineren.  
• Klantenserviceteams kunnen orders en vragen op een consistente manier beheren terwijl ze informatie uit verschillende back-endsystemen raadplegen.

Het doel is niet om eerst de hele weg open te breken voordat het verkeer beter kan doorstromen. Het gaat erom een betere manier te creëren om het werk te laten doorgaan terwijl de onderliggende infrastructuur blijft evolueren. Het ERP blijft daarbij het centrale registratiesysteem. Het automatiseringsplatform wordt simpelweg de laag waarmee werkzaamheden worden gecoördineerd en uitgevoerd.

Begin waar de bedrijfsbehoefte het grootst is

Voor een ERP-veilige transformatie is geen eenmalige, organisatiebrede lancering nodig.

Net als bij werkzaamheden aan een snelweg kun je beginnen waar de meeste ‘congestie’ zit: de processen die de meeste vertraging, handmatig werk of hiaten in zichtbaarheid veroorzaken. Daarna kun je uitbreiden wanneer dat nodig is.

Crediteuren

Crediteurenteams verwerken vaak facturen voor meerdere entiteiten, in verschillende formaten en via meerdere ERP-instanties. Iedere professional die dagelijks met dit proces werkt, weet wat dat betekent: handmatige gegevensinvoer, inconsistente validatieregels, vertragingen in goedkeuringen en beperkt inzicht in openstaande verplichtingen.

Door factuurvastlegging, validatie, matching en goedkeuring te automatiseren, kunnen organisaties de consistentie van de verwerking verbeteren zonder de onderliggende ERP-omgeving te wijzigen.

Inkoop & leveranciersbeheer

Leveranciersonboarding en inkoopprocessen verschillen vaak aanzienlijk tussen regio’s en businessunits. Verschillende goedkeuringsdrempels, eisen voor leveranciersinformatie en lokale tools kunnen goed governancebeheer bijzonder lastig maken.

Met één gemeenschappelijke workflowlaag kun je leveranciersonboarding, inkoopaanvragen, goedkeuringen en beleidscontroles standaardiseren en tegelijkertijd de vereiste informatie blijven uitwisselen met bestaande ERP-systemen.

Debiteuren

Om debiteurenprocessen efficiënt en effectief te laten functioneren, hebben teams voor incasso, toewijzing van betalingen en geschilbeheer toegang nodig tot correcte klant- en transactiegegevens. In een multi-ERP-omgeving kan die informatie verspreid zijn over verschillende systemen, facturatieplatformen en regionale processen.

Door debiteurenworkflows in het hele ERP-landschap met elkaar te verbinden, kunnen deze teams consistente incassostrategieën opzetten, het inzicht in cash verbeteren en geschillen effectiever coördineren.

Klantenservice

Klantenservicemedewerkers moeten mogelijk meerdere ERP-systemen raadplegen om prijzen, productbeschikbaarheid, orderstatussen, facturen of claims te controleren. Zonder een centrale manier om deze kritieke activiteiten uit te voeren, lopen responstijden sterk op en wordt de klantervaring inconsistent.

Ook hier kan een verbonden workflowomgeving klantenserviceteams één uniformere manier bieden om orders en vragen te beheren terwijl relevante informatie uit bestaande bedrijfssystemen wordt opgehaald.

Transformeren vóór, tijdens & na een ERP-migratie

Een automatiseringslaag die met het ERP is verbonden, kan elke fase van het moderniseringstraject ondersteunen.

Vóór de migratie

Organisaties kunnen hun processen al verbeteren voordat het ERP-programma begint. Zo ontstaat eerder bedrijfswaarde en hoeven minder handmatige processen naar de toekomstige omgeving te worden meegenomen.

Tijdens de migratie

Legacy- en doelsystemen moeten vaak gedurende langere tijd naast elkaar blijven bestaan. Verschillende landen, businessunits of procesgebieden kunnen op verschillende momenten overstappen.

Een gemeenschappelijke automatiseringslaag helpt in deze veranderingsperiode consistente workflows te behouden. Wanneer entiteiten van het ene ERP naar het andere migreren, kunnen medewerkers via gestandaardiseerde processen blijven werken in plaats van hun werkwijze telkens opnieuw te moeten aanpassen.

Na de migratie

Een ERP-migratie lost niet automatisch elk procesprobleem op. Je organisatie kan nog steeds overgenomen systemen, regionale platformen of gespecialiseerde applicaties gebruiken.

Met een flexibele integratiestrategie kan automatisering in de bredere omgeving blijven functioneren, ook nadat de belangrijkste ERP-migratie is afgerond.

Bescherm de ERP-kern en beperk transformatierisico’s

Voor CIO’s en ERP-verantwoordelijken moet transformatie in balans zijn met governance, beveiliging en architecturale stabiliteit.

Meer maatwerkcode toevoegen aan het ERP kan de onderhoudsbehoefte vergroten en toekomstige upgrades onnodig moeilijk maken. Meerdere geïsoleerde applicaties introduceren kan bovendien leiden tot wildgroei aan leveranciers, gefragmenteerde integraties en inconsistente beveiligingscontroles.

Een ERP-veilige aanpak moet daarom prioriteit geven aan: 

• Beheerde gegevensuitwisseling tussen systemen
• Compatibiliteit met meerdere ERP-merken en -instanties
• Beperkte afhankelijkheid van ERP-maatwerkaanpassingen
• Gecentraliseerd inzicht en auditmogelijkheden
• Gefaseerde implementatie in plaats van ontwrichtende vervanging
• Herbruikbare en onderhoudbare integratiemethoden
• Consistente workflows tussen regio’s en businessunits

Deze aanpak helpt IT-teams de ERP-roadmap te beschermen en laat financiële en operationele teams tegelijkertijd sneller vooruitgaan.

Hoe Esker ERP-veilige transformatie ondersteunt

Financiële, inkoop- en klantenserviceteams gebruiken Esker om processen in complexe ERP-omgevingen te automatiseren en standaardiseren.

Met de Esker Connectivity Suite kun je ERP-integratie realiseren tussen Esker-oplossingen en SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, zelfontwikkelde systemen, meerdere ERP-merken en meerdere instanties van hetzelfde ERP. Je kunt met één proces of entiteit beginnen en vervolgens stapsgewijs uitbreiden naar functies, landen en businessunits.

Esker fungeert als één automatiseringslaag tussen deze systemen en de workflows die medewerkers dagelijks beheren. Zo ondersteunt het platform source-to-pay- en order-to-cashprocessen terwijl het ERP het centrale registratiesysteem blijft.  

Hierdoor kunnen organisaties:

• Transformatie vooruithelpen onafhankelijk van de planning van de ERP-migratie
• Workflows standaardiseren in gefragmenteerde systeemlandschappen
• Het inzicht in entiteiten, regio’s en processen verbeteren
• De afhankelijkheid van handmatige overdrachten en lokale workarounds verminderen
• Bestaande ERP-investeringen beschermen
• Gefaseerde migratie, integratie na fusies en overnames en internationale uitbreiding ondersteunen
• Automatisering opschalen zonder eerst elk team op hetzelfde ERP te hoeven zetten

Je transformatie hoeft niet te wachten

ERP-modernisering blijft een belangrijke strategische prioriteit. Maar dat hoeft geen reden te zijn om alle andere verbeteringen die financiële en operationele teams vandaag nodig hebben uit te stellen.

Met één automatiserings- en orkestratielaag kun je de uitvoering nu al verbeteren terwijl je je ERP-omgeving in het juiste tempo blijft moderniseren. Je kunt workflows standaardiseren, controles versterken, zichtbaarheid verbeteren en handmatig werk verminderen zonder eerst elk systeem te vervangen, herschrijven of consolideren.

Financiële transformatie hoeft met andere woorden niet te wachten tot de werkzaamheden aan het ERP klaar zijn.

Laat ERP-complexiteit je bedrijfstransformatie niet vertragen. Ontdek hoe Esker source-to-pay- en order-to-cashprocessen soepel laat doorlopen in SAP, Oracle, Microsoft Dynamics en legacy-systemen.

Meer weten?

Neem nu contact met ons op en ontdek hoe de oplossingen van Esker uw bedrijf kunnen helpen

Aan de slag