Hillarys Customer Story

HERAUSFORDERUNGEN

Hillarys ist der britische Marktführer für maßgefertigte Fensterabdeckungen: Jalousien, Vorhänge, Rollläden und Markisen. Das Unternehmen liefert und montiert seit 1971 Jalousien. Das Unternehmen, das in Sachen Kundenservice und Fertigungstechnologien führend ist, wollte seinen Rechnungsverarbeitungsprozess verbessern, der zeitaufwändig und schwer zu kontrollieren war und die Beziehungen zu den Lieferanten ungewollt belasten konnte.

Bei der Bearbeitung von 50.000 Rechnungen pro Jahr war das vierköpfige Team der Kreditorenbuchhaltung bisher auf zeitaufwändige Aufgaben angewiesen, wie das manuelle Eingeben von Rechnungen in SAP, das Kopieren von Rechnungen, um sie per Hauspost zur Genehmigung zu versenden, das Drucken und Archivieren in Aktenschränken.

Außerdem war es wichtig, eine Lösung zu haben, die es den Lieferanten leicht machen würde, so dass sowohl PO- als auch Non-PO-Rechnungen automatisch über Esker verarbeitet werden konnten.

Das Kreditorenbuchhaltungsteam von Hillarys arbeitete eng mit dem IT-Projektteam zusammen, um eine Lösung zu finden, mit der die papierbasierten Rechnungsverfahren von Hillarys in die digitale Welt überführt werden konnten. Ziel war es, ein neues Maß an Geschwindigkeit, Transparenz und Effizienz im Kreditorenbuchhaltungsprozess zu erreichen. Hillarys wollte außerdem eine skalierbare Lösung, da sich das Rechnungsvolumen in den kommenden Jahren nahezu verdoppeln soll.

Die Kreditorenbuchhaltungslösung von Esker erfüllte die Anforderungen von Hillarys, um viele dieser Probleme zu beseitigen und Prozessverbesserungen in der gesamten Kreditorenbuchhaltung zu erzielen.

LÖSUNG

Dank der übersichtlichen, farbcodierten Dashboards von Esker mit schnell und einfach abrufbaren Details hat das gesamte Team von Hillarys einen Überblick über alle Rechnungen und Gespräche mit Kunden. Die elektronische Freigabe über die Esker Anywhere™-Anwendung ist ein entscheidender Vorteil für die Zeichnungsberechtigten.

"Ich weiß nicht, was wir ohne Esker während der COVID-19-Pandemie getan hätten. Wir hätten große Probleme gehabt, unsere Lieferanten zu bezahlen und Rechnungen zu verfolgen", so Ifty Din, Senior Finance Business Process Expert bei Hillarys. "Das Team arbeitet jetzt hybrid und wir verlassen uns noch mehr auf Esker. Das Team weiß, dass alles an einem Ort ist, was die Beantwortung von Anfragen und die Berichterstattung erleichtert."

Seit der Implementierung der Lösung für die Kreditorenbuchhaltung von Esker können sich die Sachbearbeitenden in der Kreditorenbuchhaltung auf mehr wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, z. B. auf die Erstellung von Berichten, die Identifizierung von Problemfällen, die Lösung von Problemen mit Lieferanten und die Erfassung zusätzlicher Frühzahlungsrabatte. Außerdem können sie ihre Abhängigkeit vom IT-Team verringern, da sie nun ihre eigenen Berichte und Dashboards erstellen können.

In diesem Jahr arbeiten das IT-Team und Esker an einer maßgeschneiderten XML-Lösung, um vier der größten Lieferanten von Hillarys dazu zu bringen, Rechnungen direkt an Esker zu senden. Die Flexibilität, mit der die Lösung an die Anforderungen von Hillarys angepasst werden kann, ist ein zusätzlicher Bonus.

"Esker hat die Trainer, die Beratung und den technischen Support zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung gestellt, um unsere Implementierung zu beschleunigen.”
Julian Bond | IT Project Lead | Hillarys

ERGEBNISSE

Die Lösung für die Kreditorenbuchhaltung von Esker hat dazu beigetragen, die Unsicherheiten zu beseitigen, die früher bei der manuellen Rechnungsverwaltung durch das Kreditorenbuchhaltungsteam auftraten. Jetzt wissen sie, wo sich die Rechnungen befinden und wer der Genehmigende ist. Die Genehmigenden können sogar durch direkt über die Lösung gesendete Nachrichten erinnert werden, was dem Unternehmen am Monats- und Jahresende erheblich hilft.

Früher war die Klärung von Lieferantenanfragen schwierig und zeitaufwändig, da die Rechnung physisch gesucht und aus den Aktenschränken des Unternehmens geholt werden musste. Mit der Lösung von Esker können die Rechnungen jetzt innerhalb von Sekunden abgerufen werden.

"Heute sind wir in einer viel besseren Position als 2018 vor der Implementierung von Esker, als alles manuell und papierbasiert war", so Ifty. "Jetzt ist alles digital: Mehr als 95 % der Rechnungen gehen digital per E-Mail und XML ein. Es ist für jeden im Finanzteam viel einfacher, auf Rechnungen zuzugreifen und eventuelle Fragen zu klären. Unsere Lieferantenbeziehungen haben sich erheblich verbessert, und die Kommunikation ist viel besser und schneller."

Die Esker Anywhere™ App hat sich als besonders großer Vorteil für die Geschäftsleitung erwiesen, die nun nicht mehr Papierrechnungen aufspüren muss, sondern die Rechnungen einfach von unterwegs über ihr Telefon einsehen und genehmigen kann. Auch die Berichterstellung geht viel schneller, und Esker ermöglicht eine ganzheitliche Betrachtung zur besseren Analyse der Informationen.

Hillarys wächst weiter und ist jetzt Teil der globalen Hunter Douglas-Gruppe, zusammen mit einigen anderen britischen Unternehmen, darunter die B2B-Marken Arena Sun Control und Custom West. Im Jahr 2020 übernahm das AP-Team von Hillarys die Bereitstellung von Shared Services für eine andere B2C-Marke und erstellte ein maßgeschneidertes Dashboard für das neue Team, das sehr gut funktionierte.

In Zukunft wird das Finanzteam von Hillarys möglicherweise andere Schwesterunternehmen mit gemeinsamen Finanzdienstleistungen unterstützen, was die Nutzung von Esker erweitern wird. Die Möglichkeit, andere Unternehmen einfach zu integrieren, ist ein großer Vorteil und kann den Anwendungsbereich von Esker über die bestehenden Funktionen hinaus erweitern.