6 einfache Wege, das Deductions Management für Lieferanten zu verbessern

Ein schlechtes Deductions Management ist wie ein unbemerktes Loch in Ihrem Geldtopf – Ihr Geld tropft kontinuierlich heraus. Das ist Kapital, das Ihr Unternehmen stattdessen in das Geschäft hätte reinvestieren oder für neue Wachstumschancen nutzen können.

Ein korrektes Deductions Managament schützt nicht nur die Gewinnmargen, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Kunden in Ihre Geschäftsfähigkeit. Kurz gesagt: Sie haben nichts zu verlieren (außer dem lästigen Loch im Eimer) und alles zu gewinnen, wenn Sie Ihr Deductions Management verbessern.

Diese sechs Tipps und Trends können Ihnen helfen, Ihre Prozesse zu überarbeiten und sich auf kommende Veränderungen in der Welt der Deductions vorzubereiten.

Compliance-Deductions und Post-Audit-Deductions erfordern sorgfältiges Monitoring und Management

Diese beiden Arten von Deductions können sich schnell summieren, wenn Sie nicht aufmerksam sind. Compliance-Deductions entstehen, wenn ein Lieferant festgelegte Betriebsstandards oder Vertragsbedingungen nicht einhält – beispielsweise durch Versandprobleme oder Produktqualitätsmängel. Post-Audit-Deductions hingegen entstehen, wenn Kunden (bspw. Einzelhändler) vergangene Transaktionen (oft mithilfe externer Prüfer) kontrollieren und dabei Fehler oder übersehene Rabatte entdecken, wie Überzahlungen oder nicht beanspruchte Rückvergütungen.

Dank immer besserer Prüftechnologien können Händler heute mehr Compliance- und Post-Audit-Deductions identifizieren als früher. Mehr Deductions bedeuten mehr Geld, das Ihrem Geldtopf entzogen wird. Darüber hinaus werden Post-Audit-Deductions häufig erst Monate nach dem Versand entdeckt, was es besonders schwierig macht, die Ansprüche auf Ihrer Seite zu prüfen und zu validieren; geschweige denn, sie in Ihrem Budget zu berücksichtigen.

Da diese beiden Deductions-Arten einen immer größeren Anteil Ihres gesamten Deductions-Volumens ausmachen, benötigen Sie Strategien, um vermeidbare Deductions zu verhindern und unvermeidbare effektiv zu lösen.

Überprüfen Sie Ihre aktuellen Prozesse: Sind diese überwiegend papierbasiert oder von einem Flickenteppich verschiedener Systeme abhängig? Ist es mühsam, Informationen zu finden? Besteht eine gute Kommunikation zwischen Ihrem Claims- und Ihrem Deductions-Team? Kommt der Fortschritt zum Stillstand, wenn eine Person abwesend ist?

Bewerten Sie Ihre aktuellen Tools: Bieten sie ausreichend Transparenz, sodass Sie leicht erkennen können, was verschiedene Deductions verursacht? Unterstützen sie eine schnelle, genaue Recherche und Lösung von Ansprüchen? Halten sie Ihre Teams verbunden und bieten sie einen zentralen Ort für alle relevanten Daten?

Ursachenanalysen helfen, Non Trade Deductions zu reduzieren

Ob Rücksendungen, Beschädigungen oder Fehlmengen – Non Trade Deductions können viele Ursachen haben. Zu wissen, welche zugrunde liegenden Probleme zu diesen Deductions führen, ist der erste Schritt zu deren Reduzierung. Eine regelmäßige Ursachenanalyse zeigt Ihnen, woher Ihre Deductions stammen, damit Sie Maßnahmen zur Behebung der Ursachen ergreifen können.

Jede Analyse ist nur so gut wie die zugrunde liegenden Daten. Daher ist es entscheidend, vor Beginn vollständige und genaue Daten zu Ihren Deductions zu haben. Wenn Sie feststellen, dass das Auffinden, Sammeln und Organisieren der benötigten Daten es erfordert, mehrere isolierte Systeme zu durchforsten, Daten manuell zu übertragen und dadurch Zeit von wertschöpfenderen Aufgaben abzuziehen, sollten Sie über eine bessere Datenmanagementlösung für Ihr Deductions Management nachdenken.

Communication is King

Wenn Kommunikation – intern oder mit Ihren Kunden – scheitert, entstehen Probleme. Und diese Probleme führen oft zu kostspieligen Deductions.

Ein Beispiel: Sie erhalten eine Bestellung (Purchase Order, PO) und beginnen mit der Ausführung. Dann sendet Ihr Kunde eine PO-Änderung. Jetzt müssen Sie von vorne anfangen. Was, wenn der Kunde nach dem Neustart eine weitere PO-Änderung sendet? Oder die Bestellung ändert, nachdem sie bereits verpackt und versandbereit ist? Sie könnten eine PO-Änderung übersehen oder die falsche Produktart bzw. Menge versenden – alles Dinge, die zu Deductions führen.

Klare, regelmäßige Kommunikation kann Deductions verhindern, bevor sie überhaupt entstehen. Setzen Sie realistische Erwartungen mit Ihren Kunden in Bezug auf PO-Änderungen. Bieten Sie ein Portal, über das Kunden zentral mit Ihrem Team interagieren können, sodass Nachrichten immer an die richtige Kontaktperson weitergeleitet werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre internen Vertriebs-, Kundenservice-, Logistik- und Versandteams einfach zusammenarbeiten können, ohne zwischen verschiedenen Tools (E-Mail-Postfächer, Chats, Auftragsmanagementsysteme usw.) wechseln zu müssen.

Deductions Management ist jedermanns Verantwortung

Schlechtes Deductions Management betrifft alle, denn wenn das Unternehmen unnötig Geld verliert, leidet jeder darunter. Daher liegt es an allen – Vertrieb, Kreditabteilung, Debitorenbuchhaltung, Zahlungszuordnung, Forderungs- und Deductions-Spezialisten –, das Thema ernst zu nehmen und bei der Lösung mitzuwirken.

Mitarbeitende zur Rechenschaft zu ziehen – etwa für ordnungsgemäße Dokumentation, rechtzeitige Reaktionen auf Deductions-Anfragen und effiziente Zusammenarbeit mit anderen Teams – kann erheblich dazu beitragen, Deductions-Verluste zu verringern.

Zeit, papierbasierte und manuelle Prozesse in den Ruhestand zu schicken

Vor zwanzig Jahren hatten Unternehmen keine andere Wahl, als Deductions mit Papier oder Tabellen zu verwalten. Heute existieren zahlreiche spezialisierte Softwarelösungen – nicht nur für das Deductions Management, sondern für viele Prozesse im Order-to-Cash-Cycle. Es gibt also keinen Grund, weiterhin veraltete Tools zu verwenden.

Stellen Sie sich vor: Ein einfach zu bedienendes, cloudbasiertes System für alle Ihre Deductions-Daten, Aktivitäten und die gesamte Kommunikation. Zeitraubende, manuelle Aufgaben wie Dateneingabe werden durch KI-gestützte Automatisierung übernommen. Sie erhalten vollständige Transparenz über Ihre Prozesse und Leistung. Unterstützende Datenanalysen liefern bessere Ursachenanalysen und Entscheidungsgrundlagen. Klingt gut, oder?

Denken Sie, Sie können sich bessere Technologie nicht leisten? Tatsächlich können Sie es sich nicht leisten, es nicht zu tun.

Optimieren Sie Ihre Prozesse – und automatisieren Sie sie dann

Es ist leicht, sich von dem Hype um KI-gestützte Automatisierung mitreißen zu lassen. Doch bevor Sie auf den (zugegeben fantastischen) Zug aufspringen, denken Sie daran: Automatisierung ist kein Allheilmittel. Wenn Sie schlechte Prozesse und fehlerhafte Daten automatisieren, bleiben sie auch nach der Implementierung schlecht.

Identifizieren Sie die Schwachstellen in Ihrem aktuellen Deductions-Prozess und bestimmen Sie, welche Daten Sie für fundierte Entscheidungen benötigen. Diese Informationen helfen Ihnen und Ihrem Automatisierungspartner, eine Strategie zu entwickeln, die Ihre Deductions-Aktivitäten wirklich optimiert und gleichzeitig die notwendigen Daten und Analysen für kontinuierliche Verbesserungen liefert.

Mit Esker der Zukunft gelassen entgegensehen

Suchen Sie einen Experten für KI-gestützte Automatisierung, der Ihnen hilft, Ihr Deductions Managament zu transformieren? Esker ist seit über 40 Jahren ein erfahrener Partner in der Software- und Finanzbranche. Wir helfen Unternehmen, mühsame Prozesse zu entwirren, ihren Kundenservice zu verbessern und mithilfe von KI und Automatisierung Kosteneinsparungen zu realisieren.

Unsere Deductions Management-Lösung nutzt KI-gestützte Datenerfassung und automatisierte Workflows, um Ihr Team bei der Verwaltung von Trade- und Non Trade Deductions zu unterstützen. Sie ist Teil unserer umfassenden Order-to-Cash-Suite, die alles automatisiert von der ersten Kundenanfrage bis hin zum Forderungsmanagement.