La gestion des risques associés aux fournisseurs et aux paiements est essentielle à la viabilité des entreprises. Les retards de paiement et les transactions non sécurisées présentent des risques significatifs pour la santé financière et la pérennité des entreprises, pouvant compromettre leur équilibre financier et leur continuité opérationnelle.

Cette réalité est d'ailleurs confirmée par le 7e baromètre annuel de la gestion des risques dans les PME et les ETI françaises, publié par QBE France à l'occasion des Rencontres de l'Amrae (Association mondiale des professionnels du risk management).
Selon ce baromètre, relayé par DAF Mag, les impayés figurent parmi les trois principales préoccupations des dirigeants de PME et ETI, aux côtés de la gestion des ressources humaines et des évolutions réglementaires.

Face à ces risques croissants, Esker vous propose d'explorer les enjeux et les solutions efficaces pour maîtriser la gestion des risques fournisseurs et sécuriser les paiements.

En effet, une approche proactive et rigoureuse permet de minimiser les risques d'impayés, de protéger la trésorerie et de préserver la santé financière de l'entreprise.

Cet article présente les différentes étapes d'une gestion des risques fournisseurs et des paiements efficace. Découvrez aussi les outils et les bonnes pratiques à adopter pour identifier les fournisseurs à risque, sécuriser les paiements, mettre en place un processus de recouvrement efficace et optimiser les processus de paiement. 

Les bases de la gestion du risque fournisseur

"Par définition, tout ce qui vient perturber la bonne marche de l'entreprise a un impact sur ses activités : risques politiques, géopolitiques, risques liés à la société, aux mouvements sociaux, etc. Autant de sujets auxquels il faut porter une attention particulière."

Olivier Wild, président de l'Association pour le management des risques et des assurances de l'entreprise (Amrae)¹, directeur des risques et des assurances de Veolia

Qu'est-ce que la gestion du risque fournisseur ?

La gestion du risque fournisseur est un processus visant à identifier, évaluer et atténuer les risques potentiels liés aux relations avec les fournisseurs. Il s'agit d'un processus proactif qui permet aux entreprises de se prémunir contre les événements négatifs et de protéger leurs intérêts.

Pourquoi est-il important de gérer les risques fournisseurs ?

Les risques fournisseurs peuvent avoir de graves conséquences sur les entreprises, telles que :

• Des retards de livraison
• Des ruptures de stock
• Des augmentations de coûts
• Des pertes de qualité
• Des dommages à la réputation

Les enjeux de la gestion des fournisseurs et du paiement

Des risques financiers importants

Les risques financiers liés aux fournisseurs sont nombreux et peuvent avoir un impact important sur la santé financière des entreprises. Parmi les principaux risques, on peut citer :

• Les impayés fournisseurs : Il s'agit du risque le plus fréquent et le plus redouté. Les impayés peuvent entraîner des pertes financières importantes, des difficultés de trésorerie et même des faillites.
• Les fraudes au paiement : Les entreprises peuvent être victimes de fraudes au paiement, telles que les fausses factures, les détournements de fonds ou les usurpations d'identité.
• Les erreurs de paiement : Les erreurs de paiement, qu'elles soient dues à des erreurs de saisie ou à des problèmes de communication, peuvent également entraîner des pertes financières.

Des risques opérationnels et réputationnels

Outre les risques financiers, les problèmes liés aux fournisseurs peuvent également avoir des conséquences opérationnelles et réputationnelles importantes. Parmi les exemples, on peut citer :

• Les retards de livraison : Ils peuvent perturber la production, entraîner des pénalités de retard et des ruptures de stock.
• La non-conformité des produits qui entraîne des retours de produits, des réclamations clients et des atteintes à l'image de marque.
• Les pratiques sociales contestables : Les entreprises peuvent être exposées à des critiques si elles travaillent avec des fournisseurs impliqués dans des pratiques sociales controversées, telles que le travail des enfants ou des conditions de travail indignes.

La directive CSRD, le concept de double matérialité et sa pertinence par rapport au risque climatique 

L'émergence du concept de double matérialité souligne l'importance de considérer non seulement les impacts financiers des risques fournisseurs, mais également leurs impacts environnementaux et sociaux. Le risque climatique est un exemple particulièrement pertinent dans ce contexte. En effet, les changements climatiques peuvent avoir un impact significatif sur les fournisseurs, ce qui perturbe leurs opérations, augmente leurs coûts et nuit à leur réputation.

Les entreprises doivent désormais intégrer le risque climatique dans leur évaluation des risques fournisseurs. Cela implique d'identifier les fournisseurs exposés aux risques climatiques, d'évaluer l'impact potentiel de ces risques et de prendre des mesures pour les atténuer.

Risques fournisseurs, quelles sont les conséquences pour votre entreprise ?

Les risques fournisseurs peuvent avoir différents types d'impact sur votre entreprise :

1. Des risques opérationnels – le stock baisse et il est difficile de maintenir l’activité ;
2. Des risques financiers – le fournisseur est déjà payé, mais il ne livre pas les biens ;
3. Des risques de cybersécurité – risque d’être victime de faux fournisseurs (fraude, phishing pour récupérer des données à caractère personnel…) ;
4. Des risques de réputation – en travaillant avec des fournisseurs présentant des manquements graves dans la protection des données.

Si le service Achats est généralement sensibilisé à ces risques, il n'est pas toujours le seul à réaliser des achats au sein de l'entreprise. Or, des achats sauvages, effectués par des services non spécialisés, peuvent exposer l'entreprise à des risques accrus, faute de mise en place des procédures de contrôle adéquates.

Maîtriser les risques fournisseurs : une responsabilité partagée

Pour limiter les impacts négatifs des risques fournisseurs, il est indispensable de mettre en place une approche globale et partagée. Cela implique :

• Sensibiliser l'ensemble des collaborateurs aux enjeux de la gestion des risques fournisseurs et aux bonnes pratiques d'achat.
• Mettre en place des procédures claires d'approvisionnement, incluant la sélection rigoureuse des fournisseurs, l'évaluation des risques et la contractualisation encadrée.
• Favoriser la collaboration entre les services Achats et les autres départements pour garantir une gestion cohérente des risques fournisseurs à travers l'entreprise.
• Mettre en place des outils de digitalisation, de suivi et de contrôle pour surveiller l'évolution des risques et identifier les situations nécessitant une intervention.

Heureusement, des solutions existent pour vous aider à gérer efficacement les risques fournisseurs et protéger votre entreprise. Esker peut vous aider à automatiser et sécuriser vos processus d'approvisionnement, de la gestion des factures à la collaboration avec les fournisseurs.

Des outils au service d'une gestion des risques fournisseurs efficiente et de paiements sécurisés

Optimiser et fiabiliser votre processus de gestion des risques est indispensable pour gérer la complexité des relations fournisseurs et les risques croissants d'impayés ou de paiements non sécurisés. Cela nécessite de pouvoir anticiper et prendre des décisions éclairées : l'accès à l'information est donc primordial, en particulier en ce qui concerne la santé financière des fournisseurs et la sécurisation des paiements.

Les solutions digitales, couplées à une solution de sécurisation des paiements, peuvent vous aider à répondre à ces enjeux. Ces outils offrent de nombreux avantages :

1. Allégement du travail des équipes Achats

• Simplification de la collecte des données fournisseurs : automatisation de la collecte d'informations, réduction des erreurs de saisie et des tâches manuelles.
• Analyse automatisée des données : identification des signaux d'alerte et des risques liés aux fournisseurs.
• Automatisation des tâches à faible valeur ajoutée : recentrage du temps des acheteurs sur des tâches stratégiques.

2. Visibilité accrue sur la santé financière des fournisseurs

• Tableaux de bord et analyses prédictives : suivi en temps réel de la santé financière des fournisseurs et détection des risques d'impayés.
• Système d'alertes : notification des acheteurs en cas de dégradation de la situation financière d'un fournisseur.
• Prise de décision éclairée : meilleure sélection des fournisseurs et négociation des conditions de paiement.

3. Sécurisation des paiements

• Mise en place de procédures de contrôle strictes : vérification de la solvabilité des fournisseurs avant d'effectuer les paiements.
• Réduction des risques de fraude : protection contre les fausses factures, les détournements de fonds et les usurpations d'identité.
• Paiements sécurisés : garantie de la traçabilité des paiements et de la protection des données bancaires.

4. Fluidification des processus de paiement

• Automatisation des tâches répétitives : paiements automatisés, rapprochement des factures et gestion des litiges.
• Simplification des échanges avec les fournisseurs : portails fournisseurs pour la dématérialisation des factures et des communications.
• Amélioration de la collaboration : meilleure communication et transparence entre les acheteurs et les fournisseurs.

5. Concentration sur la gestion de la relation fournisseur

• Optimisation du temps des acheteurs pour des tâches stratégiques : négociation de contrats, gestion des performances des fournisseurs et développement de partenariats durables.
• Détection précoce des signaux négatifs : identification rapide des problèmes potentiels avec les fournisseurs et prise de mesures correctives.
• Assurance du bon déroulement des paiements : réduction des retards de paiement et des litiges avec les fournisseurs.

Une gestion efficace des risques fournisseurs et des paiements est essentielle pour sécuriser vos achats, assurer la continuité opérationnelle de votre entreprise et protéger votre trésorerie. En utilisant une solution dématérialisée et automatisée comme celle développée par Esker, vous optimisez la performance de vos équipes et leur faites gagner du temps. Cet outil vous permet aussi d'adopter une démarche proactive et contribue à la standardisation des processus ainsi qu’à la sécurisation de vos transactions !

En plus des avantages mentionnés ci-dessus, les solutions digitales peuvent également contribuer à :

• Améliorer la conformité réglementaire : respect des lois et réglementations en vigueur en matière de gestion des risques fournisseurs et de paiements.
• Renforcer la responsabilité sociale des entreprises : sélection de fournisseurs éthiques et responsables sur le plan social et environnemental.
• Améliorer la satisfaction des fournisseurs : paiements plus rapides et processus de communication plus fluides.

Les solutions digitales pour la gestion des fournisseurs et du paiement offrent de nombreux avantages aux entreprises de toutes tailles. Ces outils aident à réduire les risques, à améliorer l'efficacité des processus et à optimiser les performances financières.

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Source : Allianz, Baromètre Fraude et Cybercriminalité, 2022.

1 Interview parue dans les echos, le 7 février 2024 : Gestion des risques : « La demande de transparence va s'intensifier »